Standcatering is een logistieke uitdaging

Standcatering vormt op zichzelf al een logistieke uitdaging. Zelfs al beperk je je tot het serveren van koffie en frisdrank. Dat vraagt sowieso om opslagruimte, stroom, water en koeling. Bedenk dat je voor een stand met catering zo’n dertig procent meer oppervlakte nodig hebt dan voor een stand zonder catering. Ook moet je regelen wie de drankjes serveert en wie de boel opruimt en schoon en netjes houdt. Biedt je ook nog hapjes aan, dan vraagt dit al gauw om een dubbele inspanning.

Of, wat en hoe je gaat cateren, hangt af van de beursdoelstelling af. Bij een standconcept gericht op hospitality is catering vaak een substantieel onderdeel. Een voorlichtingsstand kan al gauw zonder.

Hier een aantal aandachtspunten om van de standcatering een geslaagde logistieke operatie te maken:

Beheers de getallen. Hoeveel mensen ga je cateren? Krijgt iedere langslopende bezoeker wat aangeboden of iedereen die zich bij de stand meldt? Of is het alleen bedoeld voor mensen die mee de stand in worden genomen voor een uitvoeriger gesprek?

Houd rekening met piekmomenten. Of het nu de piek in de algemene bezoekersstroom is of jullie eigen ‘happy hour’. Dit legt een extra belasting op de voorraden en vraagt om een andere dynamiek bij het bereiden, schenken en/of bedienen.

Doe geen concessies aan koeling. Je houdt je gewaardeerde gasten immers graag gezond en een koel drankje oogst doorgaans meer waardering. Het gaat er niet alleen om dat er een koelkast is, maar ook dat hapjes altijd gekoeld blijven en de voorraad dranken tijdig wordt bijgevuld.

Zorg voor alternatieven. Zeker bij een standconcept waar catering een essentiële rol speelt, is het zaak rekening te houden met (di)eetwensen. Denk aan een non-alcoholisch alternatief bij de champagnetoost en vegetarische, koosjere en halal hapjes.

Brief de standbemanning. Besteed binnen de algehele briefing van het standteam apart aandacht aan de werkwijze rond de standcatering. Als je binnen het team mensen hebt die zich geheel met de catering bezig houden, dan is het nog steeds zaak ook de overige standmedewerkers te briefen over wie, wanneer, wat en hoe gecaterd wordt.

Zet leveranciers op scherp. Maak je gebruik van de cateringdiensten van de organisator of de locatie of van een externe leverancier of cateraar? Maak dan duidelijk dat je alles op tijd op de stand wilt hebben. Een drukke beursvloer kan vertraging opleveren bij het aanleveren, maar dat moet niet jouw zorg zijn.