De venue als duurzaamheidskatalysator

De collectieve inspanningen van de locaties die deelnemen aan het VenueNL Sustainability Initiative (VSI) werpen niet alleen vruchten voor henzelf af. De venues spelen een sleutelrol in de verduurzaming binnen de hele keten, zo blijkt uit de tweede deelnemersmeeting.

De tweede deelnemersmeeting van het VenueNL Sustainability Initiative (VSI) vond plaats bij GSES gevestigd in W70, het geupcyclede voormalig Shell-kantoor aan het Weena in Rotterdam. 

GSES levert als projectpartner de tool om de duurzaamheidsinspanningen van de deelnemende locaties met volledige transparantie te meten, vergelijken en verifiëren. Het bedrijf heeft diverse projecten in de livecommunicatiesector. Zo verzorgt ze dit jaar de duurzaamheidsregistratie voor SAIL Amsterdam. Samen met stichting Open House probeert GSES de verschillen in duurzaamheidsregelgeving die gemeenten hanteren rondom evenementen gelijk te trekken. Ook trekt het bedrijf het duurzaamheidsinitiatief van ESSMA, de vereniging van Europese stadions en clubs.

De kracht van GSES is dat het de registratie voor alle relevante duurzaamheidscertificaten combineert, zo vertelde oprichter en CEO Kelly Ruigrok al tijdens de kick-off. Zo kan een locatie de verkregen certificaten voor Green Key, ISO 14001 en BREEAM uploaden waarbij die informatie wordt ‘hergebruikt’ voor de ESG-rapportage volgens de CSRD-richtlijnen.

Nu een aantal deelnemers, waar onder Postillion Hotels, Amsterdam RAI en World Forum, de registratie voor de eerste pijler van de aan de ESG-regelgeving gerelateerde VSI hebben ingevuld kan Ruigrok laten zien hoe het dashboard de algemene bevindingen per locatie weergeeft. Binnenkort rolt hier een totaalscore uit voor alle deelnemers, wat geldt als nulmeting voor het VSI-project.

Uitdagingen in de praktijk

De deelnemers krijgen nog een aantal stellingen voorgelegd om de uitdagingen in de praktijk verder uit te diepen. De eerste drie gaan over het verzamelen van de data, de kennisbehoefte en het budget.

Hoeveel tijd het kost om de data te verzamelen en in te voeren is sterk afhankelijk van de structuur binnen de eigen organisatie, zo blijkt. Waar de een op basis van andere duurzaamheidsverslaglegging de meeste informatie al beschikbaar heeft, daar moet de ander bij een vijftal afdelingen langs om de specifieke gegevens boven tafel te krijgen. En dan is er nog de afdeling Legal die een mening wil vormen over het invoeren van bedrijfsinformatie in een extern systeem. 

Om de deelnemers van VSI te helpen bij het opstarten van de registratie zijn Elvira Wilthagen en Angelique Lombarts van ELAN beschikbaar om hen op afstand en op locatie te helpen bij het verzamelen en invoeren van de data.

Duurzaamheidsmanager

Externe kennis is welkom, maar het is toch vooral belangrijk dat er binnen de organisatie iemand verantwoordelijk is voor de duurzaamheidsregistratie. Duurzaamheid wordt een structurele competentie. Het is niet eenmalig; je moet het blijven managen, geven de deelnemers als argument. Dan is het goed dat deze verantwoordelijkheid binnen de organisatie wordt gelegd. 

En iemand binnen de organisatie kent ook het bedrijf en die kennis is nodig om het goed te kunnen doen. Belangrijke opmerking hierbij is wel dat deze 'duurzaamheidsmanager' het dataproces moet sturen. De afdelingen zelf kunnen het beste bepalen waar duurzaamheidswinst valt te halen.

Vragen van klanten

Een van de stellingen was 'We merken steeds meer van de (aanstaande) ESG-verplichting bij aanvragen'. Daar blijkt het verschil te zitten in het type opdrachtgever. 

Zo stellen overheden vaker eisen, vooral op het gebied van catering. Dan heb je het over verhouding plantaardig/dierlijk van 80/20 en soms zelfs 90/10.

Ook associaties zitten wat meer op duurzaamheid ten opzichte van corporates, waarbij alleen bedrijven die zich beroepen op een 'groene' bedrijfsvoering vragen naar duurzame keuzes.

Weinig harde eisen

Maar over het algemeen stellen opdrachtgevers weinig harde eisen op het gebied van duurzaamheid en vragen ze niet om data gerelateerd aan de CO2-voetafdruk.

Internationale klanten stellen vaker gedetailleerde vragen. Dat kan zijn over hoe met uitzendkrachten wordt omgegaan en de CO2-voetafdruk van de verschillende menu's. Vanuit de Verenigde Staten komen de meeste vragen over sociaal beleid en inclusie.

Wat ook een rol speelt is dat de belangrijkste milieubelasters in scope 3 zitten, dus veelal buiten de directe invloedsfeer van de venue. Zoals een van de deelnemers het formuleert: het draait vooral om vliegen, logistiek en standbouw; de rest is minder belangrijk.

Samenwerking met leveranciers

Een belangrijk fundament onder de ESG-systematiek is de ketenaansprakelijkheid. 'Wij vragen zoveel mogelijk ESG-gerelateerde informatie op bij onze leveranciers', is daarom een van de stellingen. 

Bij gelegenheidsleveranciers gebeurt dit sowieso niet. Bij vaste leveranciers is het wel mogelijk om duurzaamheidsvragen door te spelen, al zijn die vaak generiek. Zo is het doorrekenen van de voetafdruk van de F&B per evenement ondoenlijk. Met een vast menu, geleverd door een vaste cateraar, is dit nog wel te doen op basis van inkooplijsten met EAN-nummers. Onder meer een tool als Bright Green wordt genoemd als impactcalculator.

De algemene conclusie is echter dat er binnen de keten standaard te weinig duurzaamheidsinformatie wordt doorgegeven. Een jaarlijkse leveranciersdag wordt nog als optie gegeven om hier verbetering in te krijgen.

Sleutelrol vervullen

Vanaf het begin is het doel van het VenueNL Sustainability Initiative geweest om locaties niet alleen inzicht te geven in hun duurzaamheidsinspanningen, maar hen ook een actieve rol te laten spelen in de verduurzaming van de hele sector. Deze bijeenkomst heeft opnieuw benadrukt dat de locaties hierin een sleutelrol vervullen. 

"In veel van onze projecten zien we dat de venue vaak als katalysator fungeert voor duurzaamheidsregistratie," stelt onze gastvrouw Kelly Ruigrok. Een goed voorbeeld hiervan is het project dat GSES uitvoert voor Stadio Olimpico in Rome, die als locatie standaard een duurzaamheidsrapportage wil aanbieden aan haar klanten. 

Door dergelijke initiatieven kunnen locaties niet alleen hun eigen impact verminderen, maar ook leveranciers, opdrachtgevers en partners in de keten stimuleren om bewuster en transparanter te opereren. Daarmee benadrukt deze bijeenkomst dat samenwerking en data-gedreven inzichten essentieel zijn om de duurzaamheidsambities binnen de livecommunicatiesector naar een hoger niveau te tillen. 

---

VenueNL Sustainability Initiative

Het VenueNL Sustainability Initiative is initiatief van Publique, in samenwerking met ELAN – ESG in Hospitality en GSES, om de collectieve inspanningen van Nederlandse meetinglocaties op het gebied van duurzaamheid te monitoren en voor het voetlicht te brengen.

RAI Amsterdam, Postillion Hotels, World Forum The Hague, Next Venue, Expo Houten en Martiniplaza zijn ingestapt als founding venues,

Het VenueNL Sustainability Initiative wordt gesteund door ABN AMRO, CLC-Vecta en het NBTC.

---