Negen tips om je deelnemers de hele dag binnenboord te houden

De dag begint goed met een volle zaal. Na de lunch volgt echter de kater. Je telt ineens wel heel veel lege stoelen. Wat is er gebeurd: het is mooi weer en een kwart van de deelnemers zit inmiddels ergens op een terras… Voorkom leegloop met de volgende adviezen.

1. Locatie met terras

Mooi weer is de grootste risicofactor voor lege stoelen in de loop van de dag. Na de lunch wordt er vaak gezegd: ‘Het is wel erg mooi weer. Weet je wat? We gaan naar het terras in de stad.’
Een congreslocatie midden in het centrum van een (populaire) stad is in zo’n geval een extra risicofactor omdat er direct buiten de accommodatie veel verleidingen op de loer liggen om de deelnemer definitief uit het congres te halen.
Zoek een locatie (net) buiten het stadshart, met een eigen (dak)terras; ideaal om daar de lunch te organiseren bij mooi weer. De kans is dan vele malen kleiner dat er nog een extern terras wordt opgezocht. De lunch is voor de deelnemer in de accommodatie immers ook goedkoper, bij de prijs inbegrepen of zelfs gratis. Bij congressen in de lente of zomer is een dergelijke accommodatie met terras daarom aan te bevelen.

2. Faciliteer rokers

Verstokte rokers kunnen geen dag (uur?) zonder een sigaret op te steken. Ze worden al chagrijnig als ze bij de ingang een bord zien met ‘Welkom in deze rookvrije accommodatie’. Een niet-rokende organisator denkt daar meestal niet aan. Als een rokende deelnemer in een binnentuin of op een eigen terras kan roken, of eventueel in een afgeschermde ruimte, is hij nog steeds in de accommodatie als hij in zijn nicotine-behoefte voorziet. Als hij echt helemaal naar buiten moet, is de kans groter dat hij langer buiten blijft of helemaal niet meer terugkomt.

3. Grande Finale

Het komt nog steeds voor dat een congres begint met de belangrijkste keynote speaker of dat de meest prominente spreker ergens in het midden van het programma geplaatst wordt. Soms kan het niet anders, gezien de agenda van deze topper, maar als wel kan dan sluit je met hem af.
De keynote speaker of de meest beroemde spreker hoort als laatste op te treden, zodat mensen in spanning afwachten. Het werkt net als bij een popfestival of tv-programma met meerdere artiesten. De grootste sterren komen als laatste. Anders haken veel mensen af als de hoofd-act al is geweest. Bij een congres is het niet anders.
Het is belangrijk om direct het tijdstip vast te leggen als de spreker wordt geboekt. Geef in dat stadium ook aan dat de tijd niet veranderd kan worden. Een spreker vindt het doorgaans ook ego-strelend als hij hoort dat hij gepland staat als ‘Grande Finale’. Echte grote beroemdheden willen overigens ook niet anders; Hillary Clinton of haar man Bill zijn niet te porren voor een plekje midden in het programma.

4. Goodie bag

Deelnemers geven het niet snel toe, maar een goodie bag van de sponsors aan het einde van het congres zorgt ervoor dat deelnemers blijven of in elk geval terugkomen voor de laatste sessie en de borrel. Laat dan ook aan het begin van het congres op een speelse manier bekend maken dat er zo’n goodie bag in het verschiet ligt. Zorg ook dat er echt wat leuks zit in die goodie bag, niet alleen folders. Anders loopt de deelnemer teleurgesteld de accommodatie uit en zal hij er de volgende keer niet voor blijven.

5. Break Out Sessies

Sommige onderwerpen binnen het thema van een congres spreekt niet iedereen aan en bedienen een heel specifieke doelgroep binnen de aanwezigen. Organiseer daar break out sessies voor in kleinere groepen. Meestal zijn er een aantal van dat soort onderwerpen bij elkaar te verzamelen zodat zoveel mogelijk mensen met specifieke interesses bediend worden. Als break out sessies niet mogelijk zijn, is het beter zo’n onderwerp te schrappen.

6. Meld het de werkgever

Soms komen deelnemers helemaal niet opdagen. Laat daarom altijd van tevoren betalen en kijk uit voor gratis events die helemaal door sponsors worden gefinancierd, want dan is de verleiding des te groter voor de verwachte deelnemer om ‘een dagje vrij’ te nemen.
Dit is ook voor de werkgever een vervelende kostenpost want hij had zijn medewerker naar het congres gestuurd als een netwerk- en kennisinvestering. Bovendien kan dit worden ervaren als beschaamd vertrouwen tussen werkgever en werknemer.
Meld daarom bij de aanmelding dat de werkgever benaderd wordt bij niet verschijnen van de geregistreerde persoon. Dat zegt genoeg. Een werknemer zal dan niet meer proberen weg te blijven en zijn werkgever vertellen wat er gezegd is op het congres op basis van wat hij op social media heeft gelezen.

7. Goede wifi

Niets jaagt mensen makkelijker weg dan slecht of niet functionerende wifi in de congresaccommodatie.
Check bij de accommodatie of de bandbreedte van de router ruim voldoende is voor het aantal deelnemers dat wordt verwacht. Het aantal megabytes dat wordt gedownload en ge-upload tijdens een congres neemt al maar toe omdat zelfs hele filmpjes van sprekers worden verzonden tijdens de sessie. En als iedereen dat tegelijk doet, dan raakt de verbinding al snel overbelast.
Sommige accommodaties hebben nog steeds een simpele consumenten-router die echt geen grote gezelschappen aankan. Dat levert alleen maar gefrustreerde deelnemers op. Vraag specifiek en gedetailleerd naar de capaciteit van het wifi-netwerk en laat dat eventueel door je eigen IT-beheerder of AV-leverancier beoordelen.

8. Diepe zieleroerselen

Soms lees je in het programma dingen die mensen mogelijk kunnen afschrikken. Gechargeerd: ‘Na de lunch neemt Pietje Puk u mee in uw zieleroerselen en kunt u in tweetallen aan elkaar én aan de spreker bekennen wat u ten diepste emotioneel drijft in het leiden van uw onderneming’.
Gegarandeerd dat het na de lunch ineens wemelt van de lege plekken in de zaal. Veel mensen haken af als ze van te voren weten dat ze uit hun comfortzone worden gehaald.
Als een spreker toch per se dergelijke capriolen wil uithalen, kan hij dat beter doen als verrassing in de sessie. De kans dat mensen dan ter plekke uit de zaal lopen is (wat) kleiner.

9. Geen sales-pitch

De grootste wegjaagfactor is misschien wel die sales-pitch op het podium. Vooral bij events die gratis zijn voor de deelnemer kom je het vaker tegen, maar het effect op de toehoorder is in alle gevallen hetzelfde: wegwezen. Nog nooit hebben deelnemers een spreker bejubeld die van zijn spreekbeurt een infocommercial maakte.
Dit is te voorkomen door sprekers van te voren hun presentatie te laten insturen en in de richtlijnen duidelijk aan te geven dat reclame maken niet is toegestaan. Het bedrijf waar de spreker voor werkt, mag bij voorkeur maar één keer genoemd worden. Een tweede keer kan al irritatie opwekken.
Voor sponsors zijn er vele andere manieren om interesse te kweken in hun producten: banieren, stands in de koffiepauze of goodie bags (zie tip 4) bijvoorbeeld. Zelfs de chocolaatjes bij de koffie zijn te sponsoren door een opdruk. Eventueel een break-outsessie, maar dan moet wel duidelijk zijn dat het een sponsorbijeenkomst is (mensen die geïnteresseerd zijn in het product komen dan wel). Maar bovenal: echt nooit een sales-pitch in een plenaire sessie.

Toegift

Whitepaper

Ken jouw deelnemer. Dat vormt de basis voor elk geslaagd event en dat verkleint dus ook de kans dat mensen voortijdig vertrekken. ‘Inside the Mind of the Delegate’ is een interessante whitepaper van het Engelse bedrijf Crystal Interactive die inzicht geeft in wat deelnemers over het algemeen zelf geslaagd vinden bij een inhoudelijke bijeenkomst met deze whitepaper.

Catering

Een lekker kopje thee of koffie, met daarbij iets kleins en zoets, geeft de deelnemers net die kick die ze nodig hebben om bij de les te blijven. En een gezonde, lichte lunch voorkomt dat ze in een post-koolhydratendip raken (en besluiten om toch maar buiten te blijven zitten). Met een uitgekiende catering kun je het energieniveau van de deelnemers enorm sturen, waardoor ze langer zullen aanhaken.

Frisse lucht

Zorg voor frisse lucht en daglicht. Breng voldoende breaks in het programma, zodat de deelnemers hun benen regelmatig kunnen strekken, naar het toilet kunnen en in contact komen met natuurlijk licht en buitenlucht.