Levendige discussie over tenders bij MPI

Inschrijven op tenders is niet iets leuk voor erbij. Alleen met een gedegen voorbereiding, een strakke organisatie en praktijkervaring opdoen is meedoen met een aanbesteding een zinvolle exercitie, zo hield Mariëlle van der Keur van TenderCoach de deelnemers aan de MPI educational voor. Onder de aanwezigen heerste vooral veel wantrouwen jegens tenders. ‘Men weet al met wie men zaken wil doen, tegen welke prijs. Er moet alleen nog even getenderd worden’.

Op 27 april kwamen de leden van MPI Nederland in Sandton Pillows in Zwolle bijeen voor de educational ‘Wat zijn de do’s en don’ts van tenders?’. Voor een volle zaal gaf Mariëlle van der Keur van Tendercoach uitleg over aanbestedingstrajecten en praktische tips over hoe hier aan mee te doen. Er ontstond een levendige discussie met de planners en suppliers in de zaal, die zelf ervaring hadden met tenders.

Volgens Van der Keur is het belangrijk om aan de aanbestedende dienst vragen te stellen over de tender. Ten eerste is haar ervaring dat er vaak veel mankeert aan het aanbestedingsdocument: onduidelijke vragen, verzoeken om niet-relevante informatie en echte fouten, zoals een deadline op een nationale feestdag. Ten tweede wordt je als bedrijf zichtbaarder bij de aanbesteder als je vragen stelt. Ten derde kun je als je de uiteindelijke keuze van de aanbesteder wilt aanvechten verwijzen naar eerder gestelde vragen.

Opmerking vanuit de zaal was dat het meest teruggekregen antwoord is: “Alle informatie waar u naar vraagt staat in het beschikbare document”. Ook Van der Keur krijgt in haar begeleidingspraktijk vaak het antwoord ‘zie bestek’ terug, maar dat volgens haar geen reden om vragen niet te stellen. “Stel vragen, maar stel ze tactisch”, is haar devies.

Enkele andere tips:

• Kijk of uw organisatie een aanbestedingstraject aan kan
• Leg belangrijke informatie vooraf vast: referenties, verklaringen (belastingdienst, VOG, non-faillisements), inschrijving handelsregister, et cetera
• Leer de basisbegrippen en termijnen kennen
• Start met een ‘proef’-aanbesteding
• Lobby, praat vooraf met aanbestedende diensten
• Hou de markt in de gaten; wie besteedt er aan en wie schrijven er in
• Bepaal of de deadline realistisch haalbaar is; een minuut te laat inleveren is niet meedoen
• Laat iemand meelezen: de documenten moeten Correct, Compleet en Commercieel zijn
• Denk aan samenwerking met andere partijen

Hier vindt u de foto”s die Photonic maakte tijdens de bijeenkomst.

De volgende MPI educational vindt plaats op 24 juni in World Forum in Den Haag en heeft als thema: ”Next Generation”.

Meer informatie over Tenders en de MPI Educational vindt u in QM juni 2010, die 4 juni verschijnt.