"Ik wil één van de toonaangevende PCO''s worden"

In zijn opleiding tot Hotello leerde hij dat hotels niet zijn 'cup of tea' zijn. Als vanzelf rolde hij in het organisatievak. Sinds anderhalf jaar heeft hij zijn eigen organisatiebureau. Nu wil Niels Klinkhamer naam maken om die vervolgens uit zijn bedrijfsnaam te schrappen.

Niels Klinkhamer begon zijn arbeidsleven als operationeel manager bij de Rodahal in Kerkrade. Hij ging verder in het organisatievak bij Van Zandbeek-Lieben. Als communicatieconsultant kwam hij binnen bij Conference Agency Maastricht om er vervolgens vijf jaar leiding te geven. Afkomstig uit een ondernemend gezin, was de drang naar het zelfstandig ondernemerschap groot. En zo ontstond in 2007 Klinkhamer Conference Management in Maastricht.

Wat vind je zo leuk aan het vak?
“De mensen, de diversiteit, het regelen, de details. Dat vind ik leuk. Niet dat ik dat vooraf wist. Ik ben er toevallig ingerold. Na mijn studie Hotelmanagement in Maastricht wist ik in ieder geval dat ik niet in een hotel of in de horeca wilde werken. Dat is toch niet mijn 'cup of tea'.”

Toch vallen hotels en organiseren beide onder de noemer 'hospitality'. Waar zit volgens jou het verschil?
“Horeca is toch meer een ‘ongoing proces’. Bij het organiseren van een bijeenkomst werk je ergens naar toe. Dat ligt me meer.”

Wat is je eigen expertise?
“Op zich doe ik de logistiek in zijn geheel, tot in de details. Eigenlijk alles behalve de inhoud. Maar wat me het meeste interesseert is de big picture. Hoe ga je een evenement financieel opzetten. Ik ga daar dieper op in dan de gemiddelde PCO.”
“Vaak genoeg komen mensen naar me toe met een bijeenkomst, waarbij bijvoorbeeld de locatie al is geboekt. Ik ga dan terug naar de basis. Wat je vraagt, is dat wel haalbaar. Je kunt een hartstikke goed programma hebben, maar dat wil nog niet zeggen dat het uitvoerbaar is.”
“De begroting is leidend. Plannen. Wanneer  moet de informatie klaar zijn; wanneer moet de website in de lucht; wanneer moeten de sponsoren en subsidies geregeld zijn; wat is het target. Budgetteren. Wat is de verwachte cash flow; wat als het anders loopt, zowel een lagere als een hogere opkomst; wat zijn vaste kosten en welke zijn variabel; wat is de juridisch entiteit; hoe ga je het voorfinancieren.”
“Het is sowieso als PCO belangrijk dat het financiële plaatje klopt. Je bent de laatste die zijn hand ophoudt als de eindfactuur wordt opgemaakt. Het is ook een trend dat een opdrachtgever een deel van het financiële risico bij de PCO legt.”

Welke type bijeenkomsten organiseer je?
“Als PCO vooral medische, wetenschappelijke en overheid congressen en seminars. Daarnaast verhuur ik me als interim aan bedrijven die tijdelijk extra organisatiecapaciteit nodig hebben. In die hoedanigheid heb ik al een grote variatie aan zakelijke bijeenkomsten georganiseerd. Kleine seminars, personeelsbijeenkomsten, beurzen en onlangs was ik ceremoniemeester bij een award-ceremonie waarvan ik zelf het script heb geschreven.”

Waar staat Klinkhamer Conference Management voor?
“Ik ben zelf een no-nonsense iemand. Ik sta voor betrouwbaarheid, degelijk, meedenken, tot in de puntjes geregeld en frisse/nieuwe ideeën. Ik ben geen superhip bureau. Voor hele ludieke b-to-b evenementen, incentives, bedrijfsuitjes en personeelsfeesten hoef je niet bij mij te zijn.”

Hoe verdien je binnen anderhalf jaar het stempel betrouwbaar?
“Mijn bedrijf bestaat nog maar anderhalf jaar, maar ik ben al vijftien jaar woonachtig in de regio, ben overal te zien bij netwerkbijeenkomsten, ben geen echte job hopper en ben natuurlijk al langer een speler in de congresbranche.”
“Ik ben ook secretaris van de Ronde Tafel 174 Maastricht. Dat is belangrijk, want als van origine Hollander ben je toch een beetje een buitenstaander. Inmiddels ben ik geaccepteerd en dat is mooi meegenomen.”

Waar kan de branche zich verbeteren?
Nederlanders zijn hufters. Ik weet dat het cru klinkt om het zo te zeggen, maar daar komt het toch op neer. Wij vinden onszelf te belangrijk. Zomaar een voorbeeld. Als je aan een potentiële leverancier iets vraagt, zegt men acht van de tien keer ‘zet maar op de mail’. Oftewel ‘ik heb niet goed naar je geluisterd, ga geen gesprek met je aan, stuur me maar een mail met wat je wilt en ik reageer wel wanneer het mij uitkomt’. Nederland moet als serviceverlenend land veel klantvriendelijker worden. Zeker in onze branche is het opmerkelijk dat men niet beter voor zijn klant is. Ik ga door het vuur voor mijn opdrachtgevers.”

Wat zijn je toekomstplannen?
“Ik heb een vliegende start gemaakt. Heb een aantal gedegen, grote, gerespecteerde klanten. Voor de korte termijn heb ik mijn doel al bereikt, terwijl het startmoment bepaald niet gunstig was. En de agenda voor 2010 is al gevuld. De stelling 'Kwaliteit kent geen crisis' is wat mij betreft bewezen.”
“De komende anderhalf jaar wil ik de regionale bekendheid vergroten en één of twee mensen in dienst nemen. De stap maken naar Klinkhamer, het bureau.”
“In het vijfde levensjaar van mijn bedrijf wil ik uitbouwen met nevenkantoren in bijvoorbeeld Eindhoven, Utrecht en Brussel. En na tien jaar hoop ik één van de toonaangevende PCO's in Nederland te zijn.”
“Tegen die tijd zal de naam wel anders zijn. Klinkhamer Conference Management is nu nog wel handig omdat het een niet alledaagse naam is die goed blijf hangen. Tegen de tijd dat we een groot bureau zijn moet mijn naam er uit, om duidelijk te maken dat het meer is dan de persoon Niels Klinkhamer.”

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Alf Mertens
Dit artikel is verschenen in QM 95   |  december 2009