Het uur U…

Het standteam én de stand moeten er helemaal klaar voor zijn nog voor de eerste beursbezoeker de hoek om draait en ook daar kruipt best wat tijd in. Houd onderstaand schema aan om geen laatkomer te zijn. Het is een ochtendritueel dat je elke beursdag kunt herhalen om de nodige rust en focus in het team te brengen.

Voor het standteam

1. Neem de tijd om met de hele standteam te ontbijten, bij voorkeur in de nabijheid van de beurshal. Haal in een korte briefing nog even de collectieve en individuele doelstellingen aan en beantwoord de praktische vragen die uit de groep naar boven komen.
2. Laat de ploeg de stand verkennen  (op de eerste beursdag). Vanaf de tweede beursdag kunnen de teamleden ook in de bredere perimeter een kijkje nemen bij de concullega’s. Vraag aan iedereen om opvallende slogans, interessante noviteiten en slimme vondsten te noteren.
3. Alle presentaties en displays zijn opgestart, dus het standteam kan even sparren: wat zijn de meest significante scenes in de videofilm? Welke verkoopargumenten worden waar geïllustreerd? Hoe open ik het gesprek op een leuke en verrassende manier?

Voor de beursstand

1. Nadat je de stand hebt overgenomen van de nachtwaker, mag de hoofdschakelaar aan en kan de algemene schoonmaak beginnen: stofzuigen, vette vingers van displays verwijderen, stof afnemen. Doe een eerste inspectieronde om te verifiëren of alles hangt zoals het moet en roep er voor aanpassingen het on site-team van de standbouwer bij.
2. Concentreer alle dagelijkse leveringen op de stand twee uur voor aanvang van de beurs, zodat je de drankjes nog tijdig koel krijgt. Controleer de voorraden folders en give-aways. Schakel de bijkomende nutsvoorzieningen – wifi, perslucht, water – en de verlichting aan. Bekijk de agenda van die dag en pas zo nodig de presentielijsten aan.
3. Start de hardware op die de presentaties aanstuurt, controleer beeld en geluid en de zichtbaarheid/verstaanbaarheid vanuit het gangpad. Leg de spullen voor de demonstraties klaar en controleer een laatste keer de stand en het gangpad op netheid. Neem de mobieltjes en smartphones van de standmedewerkers in ontvangst.

P.S. De precieze timing hangt uiteraard af van de omvang van het team.