Eerste Nederlandse Congres & Vergader Monitor geeft inzicht in de markt van zakelijke bijeenkomsten

De resultaten van de eerste Nederlandse Congres & Vergader Monitor zijn bekend. Dit onderzoek biedt onder meer inzicht in het aanbod, de bezettingsgraden en financiële resultaten binnen de Nederlandse vergader- en congresmarkt.

De behoefte aan kengetallen voor de verhuur van meetingfaciliteiten in de livecommunicatiemarkt is er al lang. Twee decennia terug was er het ‘Kennis van Zalen’-onderzoek, uitgevoerd door het NRIT. Van die cijfers is nog veelvuldig gebruik gemaakt tot ze echt te gedateerd werden. De vraag naar een benchmark bleef; het realiseren van het benodigde onderzoek bleek weerbarstig.

Hernieuwde poging

Na een tussentijdse poging vond branchevereniging CLC-Vecta in 2019 het momentum om een pilotonderzoek te starten onder aanbieders van congres- en vergaderlocaties. De respons was nog beperkt, maar een eerste nieuwe stap was gezet. De coronapandemie stond echter een vervolg in de weg. 

In 2023 deed Erik-Jan Ginjaar, CEO van Postillion Hotels, op LinkedIn een oproep om collectief te werken aan een benchmark voor meetinglocaties waar het gaat om bezettingsgraad, tarifering en kostenstructuur. Een jaarlijks terugkerende rapportage vergelijkbaar met het Hosta-rapport dat al meer dan veertig jaar wordt samengesteld voor de hotelsector. Publique, platform voor livecommunicatie, pakte de handschoen op en kreeg direct steun van branchevereniging CLC-Vecta en recensieplatform voor meetinglocaties MeetingReview voor de Nederlandse Congres & Vergader Monitor.

Geen topsport zonder data

Er werd een Raad van Advies samengesteld waarin zitting hebben Riemer Rijpkema (Branche-expert), Dineke Philipse (CLC-Vecta), Erik-Jan Ginjaar (Postillion Hotels), Stef Driessen (ABN Amro) en Stephan Stokkermans (Grand Hotel Huis ter Duin). De uitvoering van het onderzoek werd in handen gegeven van marktonderzoekbureau Blauw Research in Rotterdam.

“Topsport zonder data is ondenkbaar. Met de Nederlandse Congres & Vergader Monitor krijgt de evenementenbranche eindelijk een benchmark om prestaties te meten, te vergelijken en zich continu te verbeteren”, zegt Stef Driessen, Sector Banker Leisure van ABN Amro en lid van de adviesraad van de monitor.

Grote spreiding

Uit het eerste pilot-onderzoek blijkt dat de verschillen in bedrijfsresultaten groot zijn. “We kunnen van bepaalde factoren al zeggen hoe ze resultaten beïnvloeden, maar dat kan nog veel gedetailleerder als meer locaties aanhaken”, stelt Edwin Nunnink, hoofdredacteur van Publique. “We zijn positief verrast door het aantal deelnemers in deze pilot en met name ook de spreiding in type en capaciteit van de locaties. Maar om ook op een combinatie van factoren te kunnen filteren moeten er omwille van de anonimiteit en betrouwbaarheid voldoende deelnemers zitten in zo’n combinatiegroep. Dat is dan ook onze uitdaging voor de volgende editie van de monitor.”

Regionale verschillen

Het gemiddeld aantal meetings per locatie ligt in de provincie Utrecht met 923 aanmerkelijk hoger dan het landelijk gemiddelde van 606, zo blijkt uit het onderzoek. Noord-Holland en Gelderland volgen met respectievelijk 410 en 389 meetings per locatie per jaar.

Dit leidt echter niet tot navenant grote verschillen in bezettingsgraad, al is die in Utrecht met een gemiddelde van 27 procent wel significant beter het landelijk gemiddelde van 23 procent. De locaties met een capaciteit tot 100 personen behalen de hoogste bezettingsgraad (gemiddeld 28 procent); die met een capaciteit met meer dan 1.200 personen de laagste (15 procent). 

Invloed locatietype

Bij de locatietypen zijn de congrescentra en hotels die gemiddeld aanmerkelijk meer meetings faciliteren, respectievelijk 1.420 en 1.050 per jaar. Dat leidt echter niet tot een hogere bezettingsgraad omdat ze meestal meer dagen geopend zijn. Historische en industriële locaties laten gemiddeld de laagste bezettingsgraden zien met respectievelijk 19 en 16 procent. 

De grootste zalen vind je in de industriële locaties, congrescentra en culturele locaties. Hotels zitten veelal in het middensegment qua capaciteit (100 - 500 personen) en historische locaties bieden vooral ruimte aan meetings tot 250 personen.

In de hoogste omzetcategorie komen alleen congrescentra en hotels voor. In de laagste omzetcategorie zitten de meeste historische en overige (vergader)locaties.

Zoeken en boeken

De belangrijkste kanalen waarop boekingen binnenkomen zijn de eigen website (51%), de eigen salesafdeling (21%) en online boekingssites (13%).

Meetingselect is het dominante boekingsplatform volgens de respondenten, al zijn in Noord- en Zuid-Holland ook platforms als cvent.com en Onemeeting relevant. Locaties.nl is de marktleider onder de online locatie-finders. Ook hier zijn er verschillen per regio en locatietype.

Kansen en bedreigingen

De locatiehouders is ook gevraagd naar de kansen en bedreigingen die zij zien. De veruit meest genoemde bedreigingen zijn personeelstekort en stijgende kosten (zowel loonkosten als inkoop en de ten tijde van het onderzoek dreigende BTW-verhoging). Een ander veel genoemde bedreiging is de toegenomen concurrentie, met name door locaties met goedkopere opties. Kleine vergaderlocaties constateren dat bedrijven en overheden meer in-house gaan vergaderen.

Die toegenomen concurrentie zorgt ervoor dat veel locaties extra willen inzetten op kwaliteit, zoals luxere catering, en marketing. Diverse respondenten geven echter daarbij aan dat het personeelstekort een beperkende factor is om dit ook daadwerkelijk de realiseren. Ook een veel genoemde kans is het aantrekken van een andere doelgroep of type evenementen, zoals bijvoorbeeld meerdaagse bijeenkomsten.

Eigen dashboard

De locaties die hebben deelgenomen aan de eerste Nederlandse Congres & Vergader Monitor hebben sinds januari exclusief toegang tot een online dashboard waar ze hun eigen resultaten kunnen vergelijken met sectorgenoten. Door middel van filters kunnen ze de vergelijkingsgroep aanpassen aan hun wensen. Door het continue karakter van de monitor kunnen zij de komende jaren ook de trendmatigheid in de resultaten volgen.

Van de eerste Nederlandse Congres & Vergader Monitor is een management summary opgesteld waar ook wordt ingegaan op tarifering, omzet, kostenverdeling en investeringen. Deze summary is gratis te downloaden op de website van Publique.

.