Deelnemen aan beurzen in het buitenland

Ga je voor het eerst deelnemen aan een beurs in een bepaald land? Geef dan (extra) aandacht aan de volgende aspecten van een beursdeelname.

Marktkennis

Is jullie marktkennis op peil of willen jullie op de beurs (ook) de markt in het betreffende land leren kennen. Overweeg om de eerste keer alleen als bezoeker naar de beurs te gaan, ter voorbereiding van deelname aan de volgende editie. Kies je toch voor een gecombineerde doelstelling –  beursdeelname en marktonderzoek – zorg dan dat er mensen van jullie (kunnen) deelnemen aan het randprogramma en tijd vrij hebben om een beeld te vormen van de andere bedrijven die deelnemen aan de beurs.

Strategie

Jullie positie in de markt, is die hetzelfde als in jullie bestaande markten? Zoek je een importeur of agentschap, wil je op termijn er zelf een vestiging starten of zoek je afnemers voor jullie producten? Ga dus niet uit van jullie gangbare beursstrategie, maar bepaal een specifieke insteek voor deze beursdeelname.

Samenwerking

Als de Nederlandse overheid of brancheorganisaties kansen zien voor een Nederlandse industrie in een bepaald land of bepaalde regio, dan wordt er vaak een Nederlands paviljoen gecreëerd op een vakbeurs. Controleer of dit op het betreffende beurs het geval is. Meedoen aan een paviljoen maakt deelname aan een buitenlandse beurs veel eenvoudiger. Het is wel zaak om ook hier de eigen strategie te volgen en er alles aan te doen om jouw bedrijf te laten opvallen bij de doelgroep.

Leveranciers

Werk met een standbouwbedrijf en leveranciers die internationaal actief zijn. Zij kennen de relevante wet- en regelgeving in dat land en de voorschriften van de beurslocatie en beursorganisator. Op basis van hun internationale ervaring kunnen ze je helpen om veelvoorkomende fouten te voorkomen. Ook kun je rekenen op service tijdens de beurs. Zolang je (nog) geen back-up hebt van een eigen kantoor in het betreffende land, zijn zij jouw steun en toeverlaat.

Wet- en regelgeving

Blijft altijd lastig om alles te overzien, vandaar het voorgaande punt. Belangrijk: Wat zijn de regels voor de ex- en import van de producten die je op de stand wilt tonen. En (hoe) is de verzekering geregeld. Gunstig: Je hoeft tegenwoordig geen BTW meer af te dragen in het betreffende land. De BTW voer je op bij de belastingaangifte en die wordt weer gecompenseerd door de BTW over de ingekochte goederen en diensten.

Uitstraling

Als nieuwe leverancier in een andere markt staat in alle gevallen vertrouwen wekken voorop. Laat blijken dat je je hebt verdiept in de lokale markt en de lokale gebruiken. Straal met alles degelijkheid uit. Wees voorzichtig met frivoliteiten. Zorg dat er senior managers of directieleden aanwezig zijn als passende gesprekspartner voor interessante prospects.

Taal

Je komt een heel eind met Engels, maar je scoort echt punten als je de bezoekers in hun eigen taal van informatie kunt voorzien. Zorg dat er minimaal één persoon in jouw team de lokale taal spreekt (én Engels of Nederlands voor het tolken) en leer zelf ook de lokale begroeting en standaardzinnen. Zorg ook voor vertaalde visuals, schriftelijke informatie en visitekaartjes.

Standbemanning

Deelname aan een beurs in het buitenland betekent extra zorg voor de standbemanning. Te beginnen bij het regelen van reis en verblijf. Denk ook aan de verzekeringen. Is de arbeidsongevallenverzekering ook geldig in het betreffende land? Besteedt ook aandacht aan de vrijetijdsbesteding. Zorg voor een ontspannend en onderhoudend programma en houdt (een beetje) de leiding, zodat iedereen de volgende dag weer fris op de beurs staat.