De mammoettanker wijzigt zijn koers slechts traag

Eric is boos. Al meer dan twintig jaar probeert hij organisatoren te overtuigen van de meerwaarde van meeting design om een einde te maken aan niet/weinig effectieve bijeenkomsten. Maar ja, uiteindelijk moeten die hun opdrachtgevers – of het nu interne of externe zijn – ervan overtuigen dat ook meetings ontworpen moeten worden, net als auto’s, stoelen, huizen, gebouwen en wat dies meer.

De mammoettanker wijzigt zijn koers slechts traag. Veel te traag naar de zin van Eric de Groot. 

Niet dat hij geen gehoor vindt bij degene die de events moeten organiseren. Zijn sessie over meeting design van vorig jaar werd zeer gewaardeerd door de leden van het Genootschap voor Eventmanagers, onderschreven met vele verzoeken voor een vervolgsessie. 

Follow up

Op maandag 16 oktober geeft De Groot weer acte de presence voor follow up met Cloud Nine, de Jazz-style zaal van TivoliVredenburg, als sfeervolle ambiance. De afgelopen maanden toerde hij samen met Mike van der Vijver, waarmee hij samen onder de naam Mindmeeting opereert en publiceert, over de hele wereld ter promotie van hun nieuw werkboek Meetings, by Default or by Design. Die toer hebben zij aangegrepen om gelijk ook onderzoek te doen onder hun deelnemers.

Aan welke elementen zou je meer of minder tijd willen besteden in een acht-uurs programma, was de terugkerende vraag. Over de hele linie is het resultaat minder tijd besteden aan presentaties, logistiek en niet-geprogrammeerde activiteiten en meer tijd uittrekken voor onderlinge uitwisseling, groepswerk en relatie-ontwikkeling. Grofweg gezegd wil men anderhalf uur van het ‘minder’ verruilen voor anderhalf uur van het ‘meer’ in een dagprogramma. Ook onoverkomelijke zaken als logistiek en niet-geprogrammeerde activiteiten zijn nuttig te maken als je er een netwerkfunctie aan koppelt, geeft De Groot als tip mee.

Practice what you preach

Onder het motto ‘practice what you preach’ worden we gevraagd om iemand in de zaal te zoeken die we nog niet kennen en op drie meter van elkaar naar de ander te kijken zonder iets te zeggen. Een afstand die na enige tijd wordt gehalveerd. Alleen al deze activiteit schept een verbondenheid die alleen met een live ontmoeting is te realiseren, betoogt De Groot. 

Als vervolg op deze oefening lopen de paren gearmd door de ruimte elkaar om de beurt vertellend over een speciale plek waar ze de ander graag voor willen uitnodigen. Aan het einde vertellen de gelegenheidsduo’s elkaar of ze ingaan op de uitnodiging. Wederom een voorbeeld van ‘bonding’ in enkele minuten, de gebruikelijke zakelijke pitch vermijdend.

Groepswerk

De volgende activiteit richt zich op groepswerk, iets waaraan meeting planners wereldwijd graag bijna een kwart van het eventprogramma zouden willen besteden. Groepjes van drie mogen een zinvolle groepsactiviteit bedenken op basis van vooraf opgegeven vraagstukken, zoals bijvoorbeeld een groep accountants die zich moeten verdiepen in hun klanten. 

Het blijkt dat het alle groepen in een kwartier tijd prima lukt om een originele groepsactiviteit te bedenken. De enige valkuil waarin enkele voorstellen stranden, is dat ze zijn bedacht om de deelnemers een (belerende) boodschap over te brengen. Groepswerk is pas effectief als je de deelnemers gezamenlijk de verschillende aspecten van het vraagstuk laat uitwerken.

Betrokkenheid creëren

In het tweede deel van het programma legt De Groot de nadruk op betrokkenheid in de hele customer journey van een bijeenkomst. Kern van zijn betoog is dat je geen betrokkenheid kunt verwachten van de deelnemers, als je die zelf niet tentoonspreidt in bijvoorbeeld de programmering, de uitnodiging, tijdens de sessies, in het slotwoord en in de deelnemers enquête. Als je wilt dat deelnemers participeren, dan moet je ze daartoe de gelegenheid geven en hun inbreng serieus nemen, is de boodschap.

De diverse foutieve voorbeelden en uitdagende stellingen van De Groot leveren interactiviteit voldoende op met eventmanagers die graag ook zijn ideeën aan de praktijk van alle dag willen toetsen. Tja, zij willen wel, maar...