5 inspirerende voorbeelden van virtuele beursconcepten

Diverse beursorganisatoren kiezen voor een virtuele versie van hun beurs, nu het organiseren van een fysieke editie nog niet mogelijk is. Logisch, een betere manier om deelnemers en bezoekers betrokken te houden is er momenteel niet. De overgrote meerderheid van deze organisatoren blijft echter op de gebaande paden: een verzameling exposantenprofielen, virtuele stands, online webinars en een discussiepanel. Kan dat niet anders? Jazeker! Bekijk de voorbeelden hieronder en laat je inspireren.

#1 Virtuele games op InfraExperience

Hoewel de voortekenen voor de nieuwe loot aan de InfraTech-stam gunstig leken, kon de nieuwe beurs InfraExperience van Rotterdam Ahoy door corona geen doorgang vinden. De eerste editie van deze fysieke beurs voor studenten en young professionals zou in april 2020 worden gehouden maar werd verplaatst naar 12 november. Uiteindelijk werd de fysieke beurs omgezet in een digitale versie.

Nieuw online platform

“In april 2020 hebben we wel een Online Speeddate Event georganiseerd waar studenten en infrapartijen elkaar konden ontmoeten”, vertelt Exhibition Manager Kim Vrolijk. “Dat was een groot succes, zowel de bedrijven als de studenten waren enthousiast. Achteraf gezien leverde het ook een mooie basis op voor de eerste digitale InfraExperience in november.”
Toen werd namelijk het InfraExperience Online Platform gelanceerd, waar studenten en infrapartijen gebruik konden maken van een matchmakingtool en digitale afspraken konden inplannen. Bovendien werden er op het online platform kennisinhoudelijke sessies uitgezonden vanuit Studio Ahoy.

Online escape room

Tijdens InfraExperience Online maakten ruim 500 studenten en young professionals kennis met de infrasector. Eén van de programma-onderdelen was de escape game ‘Het dreigende water’ van Rijkswaterstaat. De spannende game werd al eerder door Rijkswaterstaat ingezet, onder andere tijdens een stagemarkt. In het spel, dat gespeeld kan worden met honderden spelers tegelijk, gaan spelers in teams aan de slag om het Nederlandse water op peil te houden. ‘Gamenderwijs’ komen verschillende thema’s aan bod, van circulair bouwen tot duurzame energie.

Terugblik

Tijdens InfraExperience werden bijna 350 matches gemaakt. Luca van Melick, Coördinator Jong bij Rijkswaterstaat: “Hopelijk hebben de studenten dankzij het event veel zin gekregen om in de sector aan het werk te gaan. Wij zijn in ieder geval erg blij met alle matches die we gemaakt hebben.”

 

#2 Virtuele beursomgeving met avatars

Stel je voor: een virtueel eiland met daarop een beursgebouw, een congrescentrum, een evenemententerrein, kantoren, een discotheek en meer. Met je avatar loop je het beursgebouw in en bezoek je allerlei stands. Vind je dit al spectaculair? Wat denk je dan hiervan? Met je avatar kun je naar een andere avatar toe lopen en vervolgens écht met die persoon PRATEN. Dus niet chatten, maar praten, zoals bij een meet. Dit kan zelfs met meerdere mensen tegelijk.

Levensechte ontmoetingen

Het Nederlandse bedrijf GoMeet biedt sinds een half jaar ‘levensechte ontmoetingen’ op digitale beurzen, events en congressen. Exposanten, of liever gezegd hun avatars, kunnen in deze virtuele omgeving coronaproof aan een beurs deelnemen.

Thierry Trampe van GoMeet: “De beurs en de stands kunnen naar wens worden ingericht. Standhouders kunnen vanuit hun stand ‘echt’ op bezoekers aflopen en een praatje aanknopen. In hun stand kunnen ze via presentaties en filmpjes hun producten en diensten laten zien. En net als bij fysieke beurzen kunnen organisatoren ook zaken als seminars, netwerkmomenten, paneldiscussies en zelfs een feest organiseren. De mogelijkheden zijn legio.”

Digitale scholenmarkt

Eén van de eerste GoMeet-events is De Digitale Scholenmarkt in de regio Rotterdam. Trampe: “De keuze voor een middelbare school is één van de belangrijkste keuzes in een tienerleven. Maar hoe kies je een school als je er niet kunt kijken vanwege de lockdown? De digitale scholenmarkt biedt uitkomst. De virtuele omgeving is voor jongeren zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt. Ze maken eerst een avatar, een online poppetje. Die kleden ze aan en geven ze een gezicht, zodat het poppetje op henzelf lijkt. Met die avatar lopen ze over de beurs. Ze kunnen virtuele stands van scholen bekijken, met leraren of teamleiders praten en al hun vragen stellen. Naast het serieuze werk kunnen de avatars ook een potje online voetballen, dansen of zelfs met een bootje varen. In totaal doen er 91 scholen mee, verdeeld over drie gebieden. De drie regio’s hebben alle drie een eigen datum.”

OnderwijsMetICT-Event

Een ander evenement van GoMeet is het OnderwijsMetICT-Event, van 2 tot en met 4 februari. Doelgroep zijn ICT-betrokkenen in basis, voortgezet en middelbaar beroeps onderwijs.

Trampe: “Stel je voor: je kunt samen met je collega’s over de online beursvloer struinen en in gesprek komen met gelijkgestemden. Je hebt direct en live contact, zonder dat je daarvoor reistijd kwijt bent. Het is net echt én het is heel efficiënt. Natuurlijk: niet iedere branche is geschikt voor het organiseren van een virtuele beurs, sommige dingen wil je liever zien, ruiken, voelen, proeven. Maar in deze tijd is dit een prima alternatief. Bovendien zijn er tal van sectoren waarbij het juist heel goed werkt. Zoals onderwijs en ict. Ik denk dat onze virtuele beursomgeving een prachtige aanvulling is op fysieke evenementen. Sowieso nu, in coronatijd, maar ook straks als alles weer kan.”

 

#3 Meerdere online edities in plaats van één fysieke

Building Holland, de beurs voor bouwend Nederland, jaarlijks georganiseerd door EasyFairs in de Amsterdam RAI, maakte vorig jaar de omschakeling naar online. In plaats van één beurs organiseerde EasyFairs met succes meerdere online beurzen.

Flink geïnvesteerd

Building Holland is the place to be op het gebied van energietransitie, circulariteit en slim & gezond bouwen. “Afgelopen jaar hebben we van een nood een deugd gemaakt en flink geïnvesteerd in online evenementen”, vertelt Dirk van Gemert, head of event van Building Holland. “In juni vorig jaar organiseerden we de eerste Building Holland Digital, met als thema circulariteit. Vanachter onze laptops in onze huiskamers en slaapkamers – we werkten immers allemaal thuis – hebben we een online programma in elkaar gezet met keynote speakers, break out sessies en een netwerk event. Dit deden we in samenwerking met de organisatie Cirkelstad, een platform voor partijen die werk maken van steden zonder afval. De netwerktool werd in samenwerking met kennisplatform Duurzaam Gebouwd ingezet en koppelt onder andere deelnemers vooraf aan interessante partijen waarmee men tijdens het event kan ‘speeddaten’.”

Stuk professioneler

Van Gemert: “We kregen zoveel enthousiaste reacties dat we meteen verder zijn gegaan met een tweede editie. Dit keer pakten we het een stuk professioneler aan. In onze nieuwe locatie, Next Level in Gorinchem, lieten we een echte tv-studio bouwen, compleet met camera crew en green screen. Dankzij nog bekendere keynote speakers als Jan Willem van de Groep, en samenwerkingen met kennisorganisaties als Kennisplatform Installatietechniek (TVVL) en Kennisplatform Duurzaam Gebouwd was het evenement een stuk completer geworden.”

Bijna volwaardige beurs

Anderhalve maand later gingen Van Gemert en zijn team nóg een stapje verder. Building Holland Digital, op 27, 28 en 29 oktober, was bijna een volwaardige beurs, maar dan online. Vijftienhonderd bezoekers werden drie dagen lang geboeid met een rijk kennisprogramma. Er waren nóg prominentere sprekers, zoals Reinier van den Berg, Richard van Hooijkdank, Mark van Baal, Helga van Leur en Doekle Terpstra. Er was een beursomgeving met digitale stands en een grote ronde paneltafel à la De Wereld Draait Door. En er waren feestelijke prijsuitreikingen.

Van Gemert: “In samenwerking met de Rabobank hadden we de Innovatie Challenge georganiseerd. Tijdens de beurs werd de prijs feestelijk uitgereikt. Ook de winnaar van de ABN AMRO duurzame top 50 kwam op ons event zijn prijs in ontvangst nemen. Verder vond parallel aan Building Holland Digital de Nationale Werkconferentie Cirkelstad 2020 plaats. Kortom: via twee livestream kanalen konden bezoekers zich op verschillende manieren en niveaus onderdompelen in de wereld van duurzaam bouwen.”

Blijvend omarmen

Ook de volgende events staan alweer gepland. Op 1 april een digitaal event rond het thema ‘slim & gezond’ en op 3 juni staat het thema ‘circulariteit’ op de agenda. Van Gemert: “De reacties van deelnemers en bezoekers waren zo enthousiast dat we de digitale events – of elementen daarvan – zeker blijvend zullen omarmen, óók als er straks weer volop fysieke beurzen worden georganiseerd.”

 

#4 Digital Tastings op de Horecava

De 65ste editie van Horecava wordt op maandag 1 februari volledig virtueel gehouden. Met ruim zestig sprekers op diverse stages – Het Podium, De Expert, De Tasting, De Trainer, De Start-up en De Lobby – biedt Horecava Limited een bomvol programma. Één van de opvallendste onderdelen? Dat is misschien wel de interactieve proeverij.

Interactieve proeverijen

De Horecava draait om proeven en ruiken. Er kan al veel virtueel, maar dát nog net niet. Daarom komt de Horecava met een inventieve en praktische primeur. Via interactieve proeverijen laat Horecava bezoekers toch kennismaken met diverse nieuwe producten en foodtrends. Bezoekers die mee willen doen aan de digital tastings kunnen na registratie een tastingbox bestellen. Vervolgens kunnen ze tijdens de live tasting sessies, die een ware beleving beloven te worden, verschillende producten ruiken, proeven en mixen.

Gratis app

Bezoekers kunnen kiezen uit vier verschillende boxen: Vegan Tasting, een wijnproeverij, een Spaanse Specialiteiten Tapas Tasting en een proeverij met speciale drankjes onder de noemer ‘Mix je eigen meesterwerk’. Bezoekers die zich voor een tasting hebben aangemeld, krijgen een gratis app waarmee ze het online tasting event live kunnen volgen en waarmee ze antwoord op (quiz)vragen kunnen geven. Ook krijgen ze vooraf natuurlijk een goed gevulde tastingbox thuisgestuurd.

Battle Best Delivery Chef

Een ander nieuw en vooral actueel initiatief op de Horecava is de battle ‘Hollands Best Delivery Chef. Tijdens een spannende wedstrijd – met inachtname van alle coronomaatregelen uiteraard – strijden vijf genomineerde afhaalrestaurant om de bokaal. De grote vraag is ‘wie biedt de allerbeste restaurantbeleving bij mensen thuis’? De winnaar wordt tijdens Horecava Limited bekend gemaakt.

 

#5 Virtuele Gamescom breekt zelfs records

Dat een virtuele beurs daadwerkelijk kansen biedt, bewees Gamescom. De grootste gamesbeurs ter wereld, die normaal gesproken in Keulen plaatsvindt, was afgelopen jaar geheel digitaal en wist zelfs records te breken. Het event was vernieuwend en succesvol. Alleen al de openingsshow werd live door twee miljoen online bezoekers uit de hele wereld bijgewoond.

Een paar opmerkelijke wetenswaardigheden over Gamescom 2020:

• Gamescom was internationaler dan ooit, de online bezoekers kwamen uit 180 landen.
• Een belangrijke bijdrage aan het internationale succes werd geleverd door de vele samenwerkingen met internationale influencer-bureaus, waarbij de influencers in hun eigen taal commentaar gaven op de shows. Het programma kon live worden gevolgd in onder meer het Chinees, Duits, Engels, Frans, Italiaans, Russisch en Turks.
• Het inzetten van social media kanalen was zeer succesvol. Alleen al twee zogenaamde hashtag-uitdagingen door partner TikTok waren goed voor 300 miljoen views.
• 370 partners presenteerden hun games en aanverwante producten.
• Meer dan duizend bedrijven namen deel aan de matchmaking-activiteiten van de digitale Devcom Conferentie 2020. Devcom presenteerde 3.200 online bijeenkomsten die in totaal door 450.000 toeschouwers werden gevolgd.
• Vele panels, lezingen en workshops waren gericht op het actuele thema ‘Digital Learning’ en hoe games de dagelijkse routine op school kunnen verrijken.
• Deelnemers gaven aan dat ze deze editie extra bijzonder vonden door ‘het samen vieren, samen spelen en het samen delen van emoties’ tijdens de games en shows. En dat ze dat bij een volgende editie graag willen terugzien.
• Ter vergelijking: in 2018 trok Gamescom 370.000 bezoekers en 1.037 exposanten uit 56 landen.

Ongelooflijke prestatie

“Ondanks de coronacrisis konden miljoenen fans wereldwijd genieten van honderden games, nieuwe producten, vermakelijke shows en verrassende acties”, zo blikte Felix Falk, directeur van The German Games Industry Association, terug. “Een ongelooflijke prestatie. De omschakeling van fysiek naar digitaal was voor veel partners en deelnemers een uitdaging. Sommigen moesten grote hindernissen nemen om hun digitale aanwezigheid mogelijk te maken. Desondanks stond Gamescom 2020 als een huis en werden er zelfs nieuwe records gevestigd. We kijken nu alweer uit naar Gamescom 2021. Niet alleen naar het fysieke event, maar zeker ook naar de digitale onderdelen en mogelijkheden.”

Content blijft beschikbaar

Gamescom presenteerde een enorm pakket aan wereldpremières, interviews, demo’s en nieuws waar de bezoekers hun vingers bij af konden likken. In totaal werden de Gamescom shows door tien miljoen fans (unieke bezoekers) wereldwijd live gezien. Dat bezoekersaantal groeide na het event zelfs nog door: een bijkomend voordeel van een virtueel event is immers dat de content na afloop beschikbaar blijft. In het geval van Gamescom was een groot deel van de content tot eind september beschikbaar.

Hybride evenement

Dit jaar wordt Gamescom van 25 tot en met 29 augustus gehouden. Het zal een hybride evenement gaan worden dat zowel fysiek als online plaats zal vinden.