Zuivere koffie bij meetings en evenementen?

Langzaam groeit het besef dat ook bij meetings veel duurzaamheidswinst is te behalen. Maar bij veel bedrijven staat het denken hierover nog wel in de kinderschoenen.

Het is niet helemaal één op één te vertalen naar zakelijke evenementen, maar illustratief is het wel. In een groot onderzoek van Initiatief Duurzaam Gastvrij uit 2008 zegt 87% van de consumenten het belangrijk tot zeer belangrijk te vinden dat bedrijven in de gastvrijheidsector maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een overgrote meerderheid (91%) laat in zijn keuze het MVO-aspect ook meewegen.

Bezoekers van evenementen lijken dus klaar voor meer duurzaamheid. Wordt daar bij de organisatie van zakelijke bijeenkomsten ook op ingespeeld? Diverse evenementenbureaus en cateraars bieden ‘groene’ producten en ook binnen brancheorganisatie IDEA (evenementenbureaus) is de discussie over MVO op gang gekomen.

Maar een hoge vlucht heeft het verschijnsel nog niet genomen. Waarschijnlijk komt dat omdat opdrachtgevers nog relatief weinig aandacht hebben voor duurzaamheidsaspecten bij meetings en congressen. “In alle bescheidenheid moet ik toegeven dat wij nu pas de eerste stappen op dit gebied zetten,” zegt Deborah de Laat van verzekeraar Aegon. “Zo zijn de stoelen in ons eigen conferentiecentrum, waar we bijvoorbeeld tussenpersonen ontvangen, volgens het cradle-to-cradle-principe ontworpen door Herman Miller. We schenken Max Havelaar koffie, maar hebben nog geen biologische catering. De reden is dat meetings niet onze core business zijn. Maatschappelijk verantwoord ondernemen zoeken wij meer in financiële zekerheid, transparantie en compliance.”

Bekende koplopers

Het zijn de bekende namen die voorop lopen bij het organiseren van duurzame bijeenkomsten. Rabobank werkt met preferred suppliers als het gaat om congressen en meetings. “Leveranciers moeten een heel traject doorlopen en worden ook gescreend op duurzaamheidscriteria”, licht Peter Winkens toe, die binnen de bank verantwoordelijk is voor corporate communications en evenementen. Het zijn algemene criteria, die niet specifiek voor meetings gelden, en bijvoorbeeld eisen stellen aan drukwerk (dat een FSC-keurmerk moet hebben). “En cateraars moeten verklaren dat ze duurzame grondstoffen gebruiken en aan afvalrecycling doen.” Winkens rekent af met het vooroordeel dat duurzaam inkopen per definitie duurder is. “Er zijn inmiddels genoeg leveranciers die aan onze eisen kunnen voldoen.”

Akzo Nobel, dat volgens de duurzaamheidsindex van Wall Street tot de meest duurzame chemiebedrijven van Nederland behoort, hanteert business principles die elke leverancier moet onderschrijven. “Die ethische principes zitten standaard bij elk contract,” vertelt Wendy Sturkenboom, country travel coördinator Benelux. Vertaald naar bijeenkomsten betekent dit dat Akzo Nobel alleen gebruik maakt van gerecycled papier en een voorkeur heeft voor centraal gelegen accommodaties die met het openbaar vervoer bereikbaar zijn. “En we hebben al diverse internationale meetings via videoconferencing gedaan. Hoe minder er gevlogen hoeft te worden, hoe minder CO2-uitstoot”, aldus Sturkenboom.

Biologische USB-sticks

Niet verrassend zijn goededoelenorganisaties het verst in duurzame meetings en evenementen. Het Aids Fonds organiseert dit najaar een CO2-neutraal congres in de Amsterdamse RAI, waarbij de organisatie als eerste gebruik maakt van de ‘Event CO2-calculator’ die RAI en MVO-organisatie GroenBalans hebben ontwikkeld.

“Het energieverbruik tijdens ons congres wordt op basis van het aantal bezoekers omgerekend naar groene certificaten. Daarmee zal GroenBalans de CO2-uitstoot compenseren”, legt Dominique Buter van het Aids Fonds uit. De organisatie streeft naar zo weinig mogelijk papier tijdens zijn evenementen (jaarlijks 2 grote congressen en 15 kleinere meetings). Zo is congresinformatie wel eens verstrekt op USB-sticks van biologisch plastic. Congrestassen heeft het Aids Fonds in de ban gedaan.

Buter geeft aan dat ze ook van leveranciers maatschappelijke betrokkenheid verwacht. “Dat geldt onder meer voor de locatie waar ik iets organiseer. Ik kies bijvoorbeeld graag voor Regardz, omdat zij onze deelnemers korting geven op treinkaartjes. Maar ik kijk ook naar energiebesparing. En van de catering verwacht ik biologische producten. Ik merk dat meer locaties aan die vraag kunnen voldoen, maar vind dat het toch nog vrij mager is. Ik denk dat aanbieders hier een kans laten liggen.”

Buter gaat niet zover dat ze ook sociale of duurzaamheidsverslagen opvraagt bij leveranciers. Wel wil ze documentatie zien waaruit blijkt dat de leverancier zich daadwerkelijk committeert aan MVO. Met keurmerken voor duurzame accommodaties zegt Buter niet bekend te zijn, iets wat lijkt te gelden voor bijna alle planners.

Green Key

Het bekendste keurmerk voor locaties is de Green Key, een internationaal keurmerk voor milieuvriendelijke bedrijven in de toerisme en recreatiebranche. Doel van Green Key is enerzijds het sparen van het milieu door minder gas, water en elektra te verbruiken en minder afval te produceren. Daarnaast speelt de opleiding van het personeel een belangrijke rol. Er zijn een kleine zestig hotels en accommodaties met een Green Key in Nederland.

Naast Green Key is er het vergelijkbare Green Globe-keurmerk, dat iets breder van opzet is en ook betrekking heeft op sociale aspecten. In Nederland hebben slechts twee accommodaties een Green Globe-erkenning. Dat zijn Amsterdam RAI en Hotel Novotel Amsterdam City. Verder kunnen bedrijven die een evenement organiseren bij hun leveranciers informeren naar ISO-26000, de internationale norm voor social responsibility die handvatten geeft bij het opzetten van een verantwoorde bedrijfsvoering. Daarnaast is er de BS-8901, de Britse standaard voor een duurzaam evenement managementsysteem. Anders dan de ISO-norm is BS-8901 minder internationaal (want Brits) en ook minder van toepassing op het MKB.

Drie p’s

Hoe duurzaam kan het? Hoe duurzaam moet het? Duurzaamheid vereist soms moeilijke keuzes. Zo heeft de Kamer van Koophandel de intentie duurzaam te gaan inkopen, maar weegt het budgettaire aspect zwaar. Gefinancierd vanuit een verplichte bijdrage voor bedrijven komt het er voor de KvK’s in feite op neer dat duurzaamheid nauwelijks iets extra mag kosten.

Met dit soort (financiële) afwegingen zullen planners de komende jaren te maken krijgen als ze duurzame evenementen en meeting organiseren.

Dat duurzaamheid nu nog geen grote rol speelt, verbaast directeur Leon Kruitwagen van brancheorganisatie IDEA niet. “MVO is een belangrijke randvoorwaarde, maar bij evenementen draait het primair om het creatieve idee. Ik vind het logisch dat dit de grootste aandacht krijgt. Maar uiteindelijk moeten we toe naar een evenement dat zowel creatief, duurzaam als kosteneffectief is.”

Kruitwagen denkt dat het duurzaam inkopen bij de overheid van 2010 ook in het bedrijfsleven de MVO-discussie zal versnellen. Wel vindt hij dat het thema duurzaamheid nog te beperkt wordt uitgelegd. “Van de drie p’s – people, planet, profit – slaat er één op mensen. Hoe ga je om met personeel? Daar hoor ik nog weinig over. Het is ook lastig: het milieuaspect is meestal goed te duiden, maar sociaal beleid is nog niet zo eenvoudig meetbaar te maken.”