Zal ik een stapje extra zetten?

Natuurlijk, zal praktisch iedereen antwoorden als je ze vraagt hoe ver ze gaan om een meeting mee tot een succes te maken! Maar is dat in de praktijk ook zo?
Begin dit jaar nog was ik bezig met een congres waarbij de aanmeldingen last minute enorm toenamen, dus de onervaren organisator was natuurlijk erg blij! Alleen had die en ook alle toeleveranciers niet op die aantallen gerekend. Iedereen een stapje extra zetten toch?
Op dat moment werd pijnlijk duidelijk hoe star en rigide sommige leveranciers zijn in het opvangen en omgaan met een forse deelnemerstoename. Uiteindelijk heeft deze groei het congres nèt niet de kop gekost.

Grijs gebied

Dat stapje extra zit hem juist in het grijze (soms pikkedonkere) gebied tussen wat er is afgesproken en wat (net) daarbuiten valt. Situaties waarover niets afgesproken is, die onverwachts zijn of waar onervaren partijen nooit over nagedacht hebben.
Maar wat betekent nou, dat stapje extra? Moet de leverancier die altijd zetten en zo ja, hoe dan? Wat mij betreft kun je op z’n minst meedenken en oplossingen of ideeën aandragen om het acute probleem naar beider tevredenheid op te lossen.
Kun je als organisator dat extra stapje van een leverancier eigenlijk wel verwachten? Wat mij betreft wel, want als professional in een branche waarin geen enkele meeting hetzelfde is, moet je altijd bereid zijn om dat stapje van achter naar voren en van links naar rechts te zetten.

Binnen de lijntjes

Helaas kom ik te vaak leveranciers, venues of cateraars tegen die zich heel strikt aan een contract houden en keurig binnen de lijntjes daarvan blijven. Een mooie opdracht binnenhalen en de klant vervolgens aan haar lot overlaten door niet over de grenzen van het contract heen te kijken.
Ik begrijp natuurlijk dat er altijd een limiet is aan wat je extra kunt doen, maar probeer die limiet indien nodig wel op te zoeken. Flexibel opstellen, opschalen of reduceren, goed communiceren, tips geven, ervaring delen of zelfs letterlijk stappen extra zetten; belangrijk is dat een supplier ten alle tijden laat zien betrokken te zijn bij het succes van een congres of meeting voor in ieder geval de deelnemers.
Alleen dan kan een congres een succes worden en bouw je een sterkere relatie op tussen organisator en leverancier. Een relatie als terugkerende klant of als nieuwe ambassadeur van jouw betrokkenheid en professionaliteit.
Pleit dat de organisator dan helemaal vrij in deze relatie? Nee natuurlijk niet, de relatie tussen beide partijen moet goed zijn.
Een goede relatie met vertrouwen is essentieel om dat extra stapje te willen zetten en daar is ook openheid, begrip en flexibiliteit van een organisator voor nodig. Ook wederzijdse waardering uiten kan wonderen doen, zodat iedereen dat stapje extra juist vanzelfsprekend en leuk zal vinden!