Zakelijke etiquette in Estland

Wat kun je doen of beter laten om in Estland goed voor de dag te komen als je daar zaken wilt doen? We spraken Estlandse afgevaardigden van het Estonian Convention Bureau en de Estonian Tourist Board op een feestelijke bijeenkomst in Amsterdam Flavours – Westergasfabriek.

Liisa Eller, trade marketing manager van Estonian Tourist Board, heeft een Nederlandse partner en ziet van dichtbij de verschillen tussen Estlandse en Nederlandse omgangsvormen. “En de overeenkomsten”, voegt ze er nadrukkelijk aan toe. “Dat zijn er best veel. De directheid waar Nederlanders om bekend staan, kennen wij ook; duidelijkheid, eerlijkheid, betrouwbaarheid en afspraken nakomen.”

Geen broodjeslunch

Gevraagd naar de verschillen noemt Liisa Eller de lunch als eerste. “Estlanders kijken tussen de middag wel eens beteuterd als ze alleen twee broodjes krijgen, vaak ook nog tijdens de meeting. Vergadering met lunch heet het dan.”
“In Estland nuttigen we aan het begin van de middag een uitgebreide warme maaltijd. De lunch is voor ons misschien nog wel belangrijker dan het avondeten. Ons bioritme is daarop ingesteld. Brood eten we over het algemeen alleen ‘s morgens bij het ontbijt. Ik adviseer mensen die Estlanders ontvangen daar rekening mee te houden.”
“Een lunch hoeft niet per se overdadig luxe te zijn, maar iets warms is wel fijn. Voor het eten besteden we ook extra aandacht aan onze kleding. Netjes en conservatief is altijd veilig.”

Neem iets mee

Een andere tip die Liisa Eller geeft is niet met lege handen aan te komen. “Zeker als je privé bij mensen thuis wordt uitgenodigd, al is het alleen maar voor een kopje koffie. Iets lekkers voor bij de koffie is dan altijd prima of als je voor een maaltijd wordt gevraagd, een fles wijn of bloemen.”
“Maar ook bij zakelijke ontmoetingen op een kantoor wordt het gewaardeerd als je een presentje meeneemt. Dat hoeft niet overdreven duur te zijn, maar een aardigheidje of iets dat te maken heeft met je bedrijf of land kan prima. Het gaat om de gedachte, niet om de geldelijke waarde.”

Wifi mensenrecht

Wie Estlanders ontvangt doet er volgens Liisa Eller goed aan om ze altijd te ontvangen in een ruimte waar een goede Wifi-verbinding is. “Estland onderscheidt zich onder meer door voorop te lopen met techniek en internetverbindingen. Wifi is een vanzelfsprekendheid voor ons en als er geen goede connectie is, kan dat tot frustratie leiden. Steeds snellere breedbandverbindingen zijn een topprioriteit van de regering. Onze president, mevrouw Kersti Kaljulaid, zegt daarover: ‘Toegang tot internet behoort tot de mensenrechten’.

 

---

 

Negen tips

Zakelijke etiquette in Estland

1. Kom vooral op tijd

Estlanders hechten extreme waarde aan punctualiteit. ‘Tijd is geld’, is de heersende opvatting. Als je afhankelijk bent van openbaar vervoer, neem dan voor de zekerheid een tram/trein/bus eerder zodat je een half uur van te voren in de buurt van het gebouw bent. Maak dan een gezonde wandeling en meld je vijf minuten voor de afgesproken tijd bij de receptie van het bedrijf waar je de afspraak hebt. Mocht je onverhoopt toch te laat komen, bel dan in elk geval even op om het te melden en excuses aan te bieden.

2. Geen hand in de deuropening

Begroeting of afscheid kan prima binnenskamers of buiten de deur, maar geef een Estlander nooit een hand in de deuropening. Volgens een wijdverbreid Estlands bijgeloof brengt dat ongeluk. Ga altijd staan bij het geven van een hand.

3. Alleen geschreven tekst met handtekening is juridisch bindend

Mondelinge overeenkomsten zijn prima en doorgaans betrouwbaar, maar in Estland juridisch niet bindend. Estlanders zetten dan ook graag alles op papier, het liefst voorzien van de handtekeningen van alle betrokkenen. Overigens ligt je reputatie wel aan diggelen als je mondeling hebt toegezegd, maar je ‘ja’ intrekt voordat er wordt getekend.

4. Formeel is veiliger

Estlanders zijn behoorlijk formeel. Spreek ze daarom, zeker in het begin, altijd aan met hun achternaam. Als de Estlander de ontmoeting faciliteert, is hij/zij degene die het initiatief neemt om elkaar bij de voornaam te noemen.

5. Ouderen gaan voor

In Estland is het respect voor de ouderen bijzonder groot. Ze worden altijd als eerste begroet en bediend. Zestigplussers krijgen vaak een bijna koninklijke behandeling en worden vanwege hun wijsheid doorgaans als eerste om raad gevraagd, zowel privé als zakelijk.

6. Niet te bescheiden en geen emoties

Het tonen van emoties of een al te bescheiden opstelling wordt veelal gezien als een teken van zwakte. Een dominante of arrogante opstelling krijg echter evenmin waardering. Een gelijkwaardige houding en veel oogcontact is de meest effectieve manier om zaken te doen met de Estlanders. Oogcontact is een teken van interesse en aandacht. Veel wegkijken wekt wantrouwen. Omgekeerd is het normaal dat Estlanders wat dieper in de ogen kijken van de gesprekspartner dan men in andere landen gewend is.

7. De kracht van de stilte

Als Estlanders geen antwoord willen geven op een vraag of nog geen ‘ja’ willen zeggen, laten ze vaak een stilte vallen. De meest veilige reactie is dan ergens anders over beginnen en hopen dat ze het onderwerp in een later stadium zelf weer ter sprake brengen.

8. Vriendschap sluiten

Estlanders doen liever zaken met mensen waar ze al bevriend mee zijn of die ze op zijn minst redelijk kennen. Samen eten en borrelen is daarom minstens net zo belangrijk als de onderhandelingen zelf.

9. Complimentjes geven

Pas op met het geven van complimenten, doe het niet te snel en te vaak. Estlanders kunnen daar achterdochtig van worden. Complimenten voor het eten kunnen wel en worden zelfs verwacht.