‘We zijn experts in het anticiperen op wat onze gasten willen’

Den Haag bereidt zich voor om in 2025 het toneel te zijn van een van de meest prestigieuze bijeenkomsten ter wereld: de NAVO-top. Michiel Middendorf van World Forum The Hague ven Robert Dingjan van het Ministerie van Buitenlandse Zaken delen in een openhartig gesprek hun inzichten over de logistieke, diplomatieke en veiligheidsuitdagingen.

Het is nog een behoorlijke wandeling van de receptie van World Forum The Hague naar de speciale vergaderruimte in het gebouw waar de planning plaatsvindt voor de NAVO-top die op 24 en 25 juni 2025 plaatsvindt. Met gevoel voor dramatiek zou je het ‘The operation room’ kunnen noemen. De fotograaf en ik treffen een grote ruimte aan met plattegronden, bouwtekeningen en een vrolijke stapel broodjes kroket. We worden er ontvangen door Michiel Middendorf, General Manager van World Forum The Hague, en Robert Dingjan, operationeel directeur bij het ministerie van Buitenlandse Zaken,

Zij werken in deze ruimte aan de planning voor een congres van Champions League niveau. In juni zal het in Den Haag een komen en gaan zijn van de grote leiders in de wereld met – maar dat is toeval – de Nederlander Mark Rutte als gastheer.  

Wanneer begon dit idee concreet te leven? Was het al jaren in de maak of kwam het plotseling op jullie pad?

Dingjan: “Het organiseren van een top als die van de NAVO wordt bepaald door de politiek. In 2014 organiseerden we de Nuclear Security Summit met Obama in Den Haag en toen dachten we allemaal dat dat een eenmalige kans was. Zo’n groot evenement, met zestig regeringsleiders en alle bijbehorende veiligheidsmaatregelen, dat zou niet snel weer gebeuren. Maar toen kwam het verzoek om de NAVO-top te organiseren.”

“Dit gaat heel geleidelijk, er is geen specifieke tenderprocedure. De NAVO-lidstaten hebben afgesproken dat iedere lidstaat een keer aan de beurt komt om een top te organiseren en Nederland had als één van de oprichters van de NAVO nog nooit die eer gehad. In 2023 werd besloten dat Nederland de top in 2025 zou organiseren.”

 

Dingjan: De huidige situatie in de wereld is veel meer gespannen dan tien jaar geleden. Dat maakt het qua logistiek en beveiliging veel zwaarder

 

Hoe verschilt deze top van de Nuclear Security Summit van 2014? Is dit evenement groter en uitdagender?

Dingjan: “Qua aantal regeringsleiders niet per se, maar qua veiligheidsniveau wel. Tien jaar geleden was de geopolitieke situatie heel anders. Rusland was toen nog deelnemer aan de Nuclear Security Summit, terwijl de NAVO-top in 2025 juist plaatsvindt in een context van verhoogde spanningen tussen de NAVO en Rusland. Dat maakt het qua logistiek en beveiliging veel zwaarder

Wat zijn enkele van de specifieke eisen van de NAVO voor zo’n evenement?

Dingjan: “De NAVO komt met een uitgebreid eisenpakket dat wij ‘de bijbel’ noemen. Dat document is meer dan honderd pagina’s lang en beschrijft alles tot in de kleinste details. Het gaat over de grootte van de zalen, de hoogte van de plafonds, de lichtopbrengst op tafels; alles.”

“Als je alles bij elkaar optelt heb je ongeveer 21 voetbalvelden aan ruimte nodig voor de top. Daarbij komen nog zaken zoals de hotelcapaciteit; we hebben bijvoorbeeld zesduizend hotelkamers nodig.”

Den Haag heeft zich uiteindelijk opgeworpen als de perfecte locatie?

Dingjan: “Ja, we hebben meerdere steden overwogen. Die hadden ook interesse, maar zodra ze onze eisenlijst zagen haakten ze vaak af. Het bleek logistiek gewoon niet haalbaar. Den Haag kwam uiteindelijk naar voren mede dankzij de sterke samenwerking tussen de gemeente en het World Forum.”

Michiel, hoe hebben jullie als locatie ingespeeld op deze enorme uitdaging?

Middendorf: “We wisten dat we het als locatie niet alleen konden doen. We hebben snel de handen ineengeslagen met de gemeente en de omliggende gebieden om dit evenement mogelijk te maken.”

“Er is ook veel aandacht besteed aan de omwonenden. Al in een vroeg stadium zijn we gaan communiceren over de impact van de top op de buurt. Dit was essentieel omdat de opbouw en beveiliging invloed zullen hebben op de omgeving. Maar we zijn er klaar voor.”

Hoe zorgen jullie ervoor dat de locatie voldoet aan al die eisen uit ‘de bijbel’?

Middendorf: “Het World Forum zelf is groot, maar niet groot genoeg om aan al die eisen te voldoen. Daarom hebben we veel moeten uitbreiden. We wisten al dat we meer nodig zouden hebben dan het World Forum alleen. Het hele omliggende gebied wordt betrokken bij de top, van hotels tot parkeergarages. Alles moet perfect in elkaar passen.”

En hoe pakken jullie de beveiliging aan?

Dingjan: “De NAVO-top is een enorm veiligheidsrisico en we werken dan ook nauw samen met verschillende veiligheidsdiensten die de verantwoordelijkheid hebben. Iedereen die in de buurt van de regeringsleiders komt, moet grondig gescreend worden, van de chauffeurs tot het cateringpersoneel. We hebben waarschijnlijk tussen de 250 en 300 voertuigen nodig om de delegaties te vervoeren en die chauffeurs moeten allemaal gescreend worden. Dat alleen al is een grote logistieke uitdaging.”

 

---

Komt Donald Trump naar Den Haag?

De dag nadat Donald Trump werd verkozen tot de volgende president van de Verenigde Staten, keken opiniemakers vooruit naar de invloed van deze verkiezingsuitslag op het NAVO-beleid. Het is dan ook reikhalzend uitkijken of hij volgend jaar juni naar de NAVO-top in Den Haag komt.

“Voor ons maakt het in principe niet uit wie president is. Een Amerikaanse president verwelkomen is altijd bijzonder, ongeacht wie het is,” stelt Robert Dingjan, operationeel directeur van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken.

---

 

Michiel, hoe spelen jullie daarop in vanuit de locatie?

Middendorf: “Veiligheid en gastvrijheid moeten hand in hand gaan. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat alle gasten zich veilig voelen. Het hele evenement moet soepel verlopen en de infrastructuur moet erop gericht zijn dat veiligheid onopgemerkt blijft, terwijl het tegelijkertijd stevig verankerd is.”

Hoever zijn jullie op dit moment in de voorbereidingen?

Dingjan: ‘We hebben een gedetailleerd plan opgesteld met meer dan tweeduizend mijlpalen die we moeten halen. Het doel is om een maand tot zes weken voor de top alles klaar te hebben. Op die manier hebben we ruimte om te anticiperen op eventuele onverwachte veranderingen in de laatste weken.”

Wat zijn nu de grootste logistieke uitdagingen?

Dingjan: “Op dit moment is het vinden van voertuigen en chauffeurs een grote uitdaging. We hebben nog niet alle auto’s gecontracteerd en het tekort aan personeel maakt het nog lastiger. Maar we werken hard om dit voor elkaar te krijgen.”

Middendorf: “De planning is essentieel. Alles moet goed voorbereid zijn, zodat we in de laatste weken flexibel kunnen schakelen. Bij een evenement van deze omvang gaat er altijd iets anders dan gepland, maar we willen dat risico zoveel mogelijk beperken.”

Wat maakt Nederland zo goed in het organiseren van dit soort evenementen?

Dingjan: “Ik wil niet onbescheiden zijn, maar wat wij heel goed doen is dat we via de ambassades van de deelnemende landen precies weten wat onze gasten willen en verwachten. We bouwen al ruim van tevoren een relatie op met de delegaties. Elke delegatie, of het nu gaat om de Amerikaanse president of een kleinere NAVO-lidstaat, heeft specifieke wensen. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat ze zich comfortabel en welkom voelen, binnen de grenzen van redelijkheid. Dat begint al lang voordat ze hier landen. Daardoor weten alle deelnemers ook perfect wat er wel en niet mogelijk is.”

Middendorf: “Weet je waar zij ook goed in zijn? Dat je met bepaalde zaalopstellingen een dialoog kan faciliteren. Tien jaar geleden vonden er veel discussiegroepen plaats waarbij wereldleiders plaats namen in grote fauteuils, in een open setting. Zo gingen ze openhartig met elkaar in debat over nucleaire zaken. Dat werkte heel goed. Op die manier krijg je wat meer interactie.”

Dus het gaat om meer dan alleen de technische kant van de organisatie?

Dingjan: ”Precies. We zijn experts in het anticiperen op wat onze gasten willen, nog voordat ze het zelf vragen. Of het nu gaat om de vorm van de sessies, de logistiek, de catering of zelfs persoonlijke voorkeuren, wij zorgen ervoor dat alles van tevoren geregeld is. Daardoor kunnen we een vlekkeloze ervaring bieden voor de delegaties. Dat is echt een van onze sterke punten.”

Wat is de economische impact van de NAVO-top op Den Haag en Nederland?

Middendorf: “Het is enorm. Onderzoek wijst uit dat de uitgaven van organisatoren een aanzienlijk vermenigvuldigingseffect hebben op de economische impact, waardoor er veel geld terugvloeit naar de stad. Hotels, restaurants en winkels profiteren hiervan. Maar het gaat verder dan dat. Het is ook een kans voor Den Haag om zichzelf verder te profileren als de internationale stad van vrede en recht. Dit soort evenementen helpt om die reputatie te versterken.”

Hoe belangrijk is dat voor de stad?

Middendorf: “Het is cruciaal. Den Haag is trots op haar status als internationale stad. Voor de stad is het belangrijk om geassocieerd te worden met vrede, recht en internationale samenwerking. De NAVO-top draagt hieraan bij en versterkt die positie op het wereldtoneel.”

Ik las ook dat je het recent voor elkaar hebt gekregen dat er wordt geïnvesteerd in dit gebouw. Is dat toeval?

"Tot op zekere hoogte is het toeval. Maar deze investering is tot stand gekomen dankzij de onmisbare steun van de gemeente Den Haag. Nu de summit veel aandacht krijgt, wordt de toegevoegde waarde voor de stad steeds duidelijker. Dit heeft niet alleen een positieve invloed op de lokale economie, maar versterkt ook de trots van onze bewoners,” zegt Middendorf.

Wat is jullie persoonlijke doel voor deze top?

Dingjan: “Voor mij is het belangrijkste dat de top gastvrij, ongestoord en veilig verloopt. Het zou geweldig zijn als er in de kranten staat dat het goed georganiseerd was en dat de regeringsleiders een positieve ervaring hebben gehad.”

Middendorf: “Hetzelfde. We willen dat iedereen, van de delegaties tot de inwoners van Den Haag, trots kan zijn op dit evenement. En dat we achteraf kunnen zeggen dat we het goed hebben gedaan, zonder grote verstoringen.”

“Voor ons zijn de reacties van bewoners ook heel belangrijk. We hebben plannen om na afloop van de top de locatie open te stellen voor de bewoners, zodat ze kunnen zien wat er allemaal is gebeurd. Dat hebben we ook na de Nuclear Security Summit gedaan en dat werd erg gewaardeerd.”

 

---