''We leggen de lat wat betreft kwaliteit hoog voor onszelf''

CAOS uit Amsterdarn is in de congreswereld vooral bekend van haar werk voor de European Society of Cardiology. Het organisatiebureau van Robi Valkhoff organiseert echter ook veel bijeenkomsten voor bedrijven.

"Ik ben in 1988 heel zachtjes in de niche van bedrijfsbijeenkomsten gerold", vertelt Valkhoff. "In die tijd draaide het voornamelijk nog om wetenschappelijke congressen. Maar ik wilde niet in het vaarwater van mijn vroegere werkgever QLT (nu Congrex, RED) zitten en ben daarom in het bedrijvensegment gestapt. Dat moest zich nog ontwikkelen. In het begin was het nog wel voornamelijk de farmaceutische industrie; die was natuurlijk wetenschappelijk georiënteerd. Later zijn daar de banken en bedrijven als Unilever en Tesco, Ahold en anderen bijgekomen."

Wat voor bedrijfsbijeenkomsten waren dat?
"Echt van alles. Trainingen, relatie-evenementen, fora, werkbezoeken door Raad van Besturen, inspiratiebijeenkomsten, conferenties, noem maar op."

ls er veel verschil met het organiseren van congressen?
"Niet echt. Je hebt niet te maken met heel veel parallelsessies of abstract handling. Maar verder zijn de verschillen niet groot. Je moet gewoon goed organiseren."

Wat is jullie kracht?
"Wij hebben een sterke creatieve inbreng. Wij willen weten wat een opdrachtgever wil voor zijn deelnemers of gasten. En wij leggen de opdrachtgever ook wel de vraag voor of een conferentie het juiste communicatiemiddel is. Misschien past een reis, een werkbezoek of excursie beter."

Dat lijkt me lastig te verwerken in een eerste offerte.
"Dat is ook zo. Als bureau moeten we eerst begrijpen wat een opdrachtgever precies wil. Wat de problematiek is. We kunnen niet rechtstreeks plan A uit de kast trekken. Het heeft tijd nodig om precies de vinger op de doelstelling te leggen."

“Je kunt je afvragen of dat nog van deze tijd is. Zeker nu het tenderprincipe hoogtij viert, waarbij iedereen drie of vier vergelijkende offertes moet opvragen. Ik kan wel een ureninschatting maken, maar dat vind ik een slechte offerte. Zeker als het op basis moet van een document en niet in samenspraak of overleg met de opdrachtgever. Ik doe daar liever niet aan mee. Jouw vraag is anders dan die van een ander."

"Het is het dilemma waar we nu inzitten. Zeker met de concurrentie die er nu is. Ik zie soms offertes van anderen waarvan ik denk 'hoe kom je weg met dit bedrag'. Of men binnen zo'n budget blijft, daar zet ik mijn vraagtekens bij. Wij gaan er in ieder geval nooit over heen."

"Wij zijn eigenwijs in onze bedrijfsvoering. Wij zijn een stabiel bureau dat staat voor een bepaalde kwaliteit. Ik wil – en hoef gelukkig – niet mee te doen aan alle tenders. Maar natuurlijk vraag ik me wel eens af of je dit kunt volhouden in deze markt."

"Wij leggen de lat wat betreft kwaliteit hoog voor onszelf. Soms moet ik dan zeggen 'stop, stop, stop'. We doen teveel…. Het moet wel in balans zijn en als de markt de prijs naar beneden blijft drijven dan kom je een keer op een grens. Als ons honorarium naar beneden bijgesteld wordt, kun je nou eenmaal niet dezelfde dienstverlening blijven aanbieden. Als je dat doet ben je ook niet meer geloofwaardig. Je kunt de catering naar beneden bijstellen of het entertainment, maar dan houdt het al gauw op. In de techniek wil ik in ieder geval niet schrappen, want dat is veel te belangrijk."

Waaraan is die kwaliteit te herkennen?
"Dat is moeilijk van jezelf te zeggen, maar wat we veel horen is dat we heel veel zorg en aandacht aan het project in geheel besteden. We houden niet van losse eindjes en pakken die ook op als het eigenlijk onze taak niet is. Zo zag ik pas een oudere heer die niet in de rij kon staan voor de koffie. Dan zorg ik dat zijn koffie gebracht wordt, ook al is dat eigenlijk iets voor de catering."

Dit jaar bestaat CAOS twintig jaar. Flink gefeest?
"We zijn bezig met een project dat ons zeer aan het hart ligt. Bij ons tienjarig jubileum hebben we mensen gevraagd om in plaats van een cadeau te geven, geld te doneren. Daarmee hebben wij een weeshuis laten bouwen in Karoi in Zimbabwe. Door de situatie met Mugabe was het de laatste jaren lastig om dingen te kunnen doen. Nu hebben we toevallig via een spreker op een congres het contact goed kunnen herstellen."

"We hebben een voedselproject opgezet met teelt van paddenstoelen, waardoor ze binnen drie weken geen honger meer hadden. Ook is er een waterpomp op zonne-energie geïnstalleerd die 1.000 liter drinkbaar water oppompt. Dat hebben we met SenterNovem gedaan, één van onze opdrachtgevers. Zo gebruiken we ons netwerk in de congreswereld. Via kruisbestuiving brengen we mensen bij elkaar. Toen ik op internet las over de cholera-uitbraak in Zimbabwe, heb ik meteen Chido – de jonge dame die zelf wees is en het weeshuisproject leidt – gevraagd of we vaccins moesten sturen. Daarvoor heb ik weer contact
gezocht met het tropeninstituut KIT, waar we ook mee samenwerken."

"Met Bockting Ontwerpers en de drukker waar we veel mee werken hebben we een spel ontwikkeld. En het is een ‘echt' spel geworden. Sieb Posthuma – prijswinnend illustrator van kinderboeken – heeft de tekeningen gemaakt. Ook hier gingen we weer over die hoge lat heen, eigenlijk zonder dat we het in de gaten hadden.We hebben proefgedraaid met onze eigen kinderen en bij de lancering van het spel in een Amsterdamse kroeg wilde alle stamgasten meespelen. We hebben ook een digitale versie van het spel op onze jubileumsite (www.caos.nl, RED)."

"Het spel geven we cadeau aan onze relaties. We hopen natuurlijk ook op een cadeautje terug. Dit keer willen we 75.000 euro bijeen sparen voor voedsel-, leer-en speelprojecten van het weeshuis."

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Eunice Lieveld
Dit artikel is verschenen in QM 91   |  december 2008