Wat meetings werkelijk kunnen

Basic Principles of Meeting Design. Het onderwerp kan de indruk geven dat het om uiterlijkheden en wat basale vuistregels gaat. De titel maakt echter direct duidelijk dat het juist de kern van de zaak betreft: Into the Heart of Meetings. Eric de Groot en Mike van der Vijver gaan de diepte in door wetenschap over communicatie en menselijke interactie als uitgangspunt te nemen voor het samenstellen van groepsbijeenkomsten.

Beide auteurs kunnen bogen op om en nabij twintig jaar ervaring waarin ze naar schatting wereldwijd 2.500 meetings hebben meegemaakt, in verschillende rollen als deelnemer, vertaler, spreker, acteur en jawel, meeting designer. Dat levert vele voorbeelden op die een praktische vertaling geven van de basisprincipes die in het boek behandeld worden. Daarbij weten beide auteurs maar al te goed wat criticasters – zij die denken dat er niets valt te verbeteren aan standaard meetings –  aan tegenwerpingen hebben. Dit hebben ze op een originele manier verwerkt door aan het einde van ieder hoofdstuk in discussie te gaan met zo’n criticaster.

Wat doen de omstandigheden en fysiek contact met ons brein en ons gedrag? Wat is de invloed van culturele verschillen op onderlinge communicatie? Hoe belangrijk is het om de alom aanwezige kennis te mobiliseren? In het eerste deel van het boek leggen De Groot en Van der Vijver het fundament, door de belangrijkste invloeden die het uiteindelijke resultaat van een bijeenkomst bepalen bloot te leggen. En passant maken ze de bijzondere karakteristiek van meetings als communicatiemedium duidelijk, die nog eens wordt aangezet in de laatste paragraaf ‘The Magic of Meetings’.

In deel twee, we zijn inmiddels halverwege het ruim driehonderd pagina’s tellende boek, gaan de auteurs in op het doel van een meeting. Deelnemers/gasten kennen de ‘eigenaar’ van de meeting een identiteit toe op basis van de bijeenkomst.  Dit maakt meetings tot een instrument om de gewenste perceptie te bereiken of te versterken. De meeting designers helpen de lezer vervolgens op weg met het gedegen formuleren van een doelstelling.

Net als in het hele boek blijven De Groot en Van der Vijver weg van do’s en don’ts. Op een vertellende manier maken ze duidelijk welke aspecten een rol spelen en hoe je tegen elk aspect aan kunt kijken. Deze aanpak continueren ze ook in het derde deel, waarin het daadwerkelijke samenstellen van de bijeenkomst centraal staat.

Door de mix met voorbeelden uit hun eigen praktijk en de afsluitende discussie met een criticaster is het een echt leesboek, waar je op een prettige manier kennis maakt met de diepere materie van meeting design.

Into the Heart of Meetings van Eric de Groot en Mike van der Vijver is te bestellen via boekrealisator.nl. Het Engelstalige boek van meer dan 300 pagina’s kost € 28,50.

Als lezer van van dit blog kunt u het boek kopen voor € 24,50. Gebruik hiervoor als couponcode: intro.