Vijf bijzondere evenementen in 2014

Tijdens hun verhaal en begeleidende video werden John van Dijk en Karin van der Velden-Aleman continu onderbroken door vragen. De leden van het Genootschap voor Eventmanagers waren hongerig naar alle details betreffende de Nationale Herdenking MH17. Eén van de vijf bijzondere evenementen die ‘door leden, voor leden’ werden gepresenteerd tijdens de jaarlijkse Best Practice bijeenkomst van het genootschap, dit keer op 9 december in de foyers van Carré.

De bijeenkomst werd georganiseerd door een projectteam van 15 mensen, met vertegenwoordigers van de ministeries Veiligheid & Justitie (V&J), Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS) en Buitenlandse Zaken (BuZa). Besloten werd om VWS de kar te laten trekken, gezien de ervaring op dit ministerie met de Nationale Herdenking op 4 mei en de bevrijdingsconcerten op 5 mei. Er werden vijf projectgroepen geformeerd rondom de hoofdtaken locatie, registratie, communicatie, veiligheid en protocol.

Heel dun draadje

Van Dijk, Chef Kabinet en Protocol bij VWS, legt uit dat het een heel dun draadje was, dat werd belopen, om er een gepaste bijeenkomst van te maken. Dat begon al bij het bepalen van het juiste moment van de herdenking, aangezien er nog lang onzekerheid was over de berging van de lichamen. Uiteindelijk werd het 10 november, wat betekende dat de bijeenkomst in twee maanden tijd georganiseerd moest worden.

Met een verwachte opkomst van tussen de twee- en drieduizend personen en de diverse ruimten die nodig waren – voor de voorontvangst, lunch, ceremonie en na-ontvangst – was de locatiekeuze beperkt tussen Jaarbeurs en RAI. Uiteindelijk werd voor de accommodatie in Amsterdam gekozen.

Qua invulling stond centraal dat de Nationale Herdenking MH17 voor en door de nabestaanden gehouden moest worden. Van Dijk en Van der Velden-Aleman benadrukken meermaals tijdens hun presentatie het belang van de familierechercheurs, die de communicatie over en weer met de nabestaanden verzorgden. Zij waren de ogen en oren van het organisatiecomité.

De placering vormde een grote uitdaging. Er moest rekening worden gehouden met wie bij elkaar moesten zitten, maar ook zeker mensen die juist bij elkaar weggehouden moesten worden. Daarnaast is er ook geïnventariseerd wie er niet in beeld wilden. Sowieso is met de NOS afgesproken dat er geen emotieshots genomen zouden worden.

Ondertussen besloot Buitenlandse Zaken dat ‘de hele EU’ moest worden uitgenodigd. Wat ook gebeurde en door iedereen in dank werd aanvaard. Wel werd gekozen voor een sobere logistiek, met de bus, om de aandacht bij de nabestaanden te leggen. In diezelfde gedachte werd de aanwezigheid van het Koninklijk Huis georganiseerd. Zij moesten vooral benaderbaar zijn voor de nabestaanden.

Verder moest de RAI omgetoverd worden in een gepaste ambiance, waarbij de inrichting pas de donderdag kon beginnen, vanwege evenementen die daarvoor plaatsvonden. Gekozen werd voor een cirkelvormige opstelling, als ware het een omarming, en een (letterlijk) zachte aankleding, die warmte uitstraalde. In het midden stonden 298 kaarsen, de slachtoffers symboliserend, die de nabestaanden nadien mochten meenemen. Er bleef geen kaars achter.

Op zondagmiddag was er de generale repetitie, waarbij iedereen aanwezig was. Heel tekenend voor de wil bij alle betrokkenen om mee te werken, stelt Van Dijk. En een bijeenkomst met vooral heel veel verdriet. Bijkomend voordeel van de repetities was dat de eerste emoties er uit waren, zodat de speeches tijdens de herdenkingsbijeenkomst goed overkwamen.

Terwijl de beide medewerkers de video verder afspelen, blijven de leden hun vragen stellen. Elk detail van deze tot de collectieve verbeelding sprekende bijeenkomst wordt opgeslurpt.

Aan strenge regels gebonden

Het is weer tijd voor een changement. De aanwezigen kunnen groepsgewijs vier van de vijf presentaties bijwonen.

Ewoud Hazekamp vertelt over de introductie en beursgang van bankverzekeraar NN. Omdat de communicatie rondom zo’n beursgang aan strenge regels is gebonden, konden hij en zijn team pas enkele weken van tevoren echt gas geven en pas twee weken van tevoren mochten de overige medewerkers geïnformeerd worden.

Hazekamp kreeg de opdracht mee om het zo persoonlijk mogelijk te maken, het moest fun en memorabel zijn en het moest ook nog eens een gevoel van company pride geven. Dat voor 12.000 mensen in 18 landen en met de hiervoor gememoreerde beperkingen in communicatie.

De medewerkers kregen onder meer een informatief boekje met de titel ‘U matter’ en konden zelf meedoen met een aandelenplan. De Nederlandse medewerkers konden een kijkje nemen bij EuroNext Amsterdam. De verwachting was dat hier zo’n twee- tot driehonderd mensen gebruik van zouden maken, maar het werden er uiteindelijk achthonderd. Een echte aanrader, aldus Hazekamp. Het is leuk en informatief en het café onder EuroNext is exclusief te huren en je wordt er ontvangen door keurige dames en heren. Voor grote groepen werd gebruik gemaakt van het Tobacco Theater, vlakbij het beursplein.

Ook werd er een selfie-actie georganiseerd. Alle locaties kregen props, zoals een kartonnen champagnefles en beurshamer, toegestuurd om de selfies te thematiseren, evenals confetti shooters voor het moment supreme. Door de foto’s te uploaden met de hashtag #yournnselfie en zoveel mogelijk likes te genereren, kwam men in aanmerking voor den tweedaagse reis naar Nederland.

Dat alles moest samenkomen op de dag van de beursgang van NN op 2 juli. Op 45 locaties verdeeld over de wereld werd deze gevierd. Niet allemaal gelijktijdig, gezien de verschillende tijdzones, maar de centrale viering in Den Haag kon ’s nachts in de Verenigde Staten wel gevolgd worden via een webcast.

Om de piekbelasting in webverkeer op te vangen werd een externe partij ingehuurd om te zorgen dat alles vlekkeloos verliep. Verder was er een commandocentrum met tien dtp-ers die het geuploade materiaal direct bewerkten.

Meer presentaties

En zo waren er nog drie andere presentaties te volgen tijdens de Best Practices bijeenkomst van het Genootschap voor Eventmanagers. Marije Wiegant van Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn Advocaten en Notarissen vertelde over de relatiemarketing tijdens het WK Hockey in Den Haag, Sander Ezendam van Stichting Techniekpromotie gaf uitleg over FIRST LEGO League Benelux en Marleen Hasselo van ING en Eveline Mestrom van Carré presenteerden hun event ‘Schooluitje van het leven’.