Verantwoord blijven vergaderen en bijeenkomsten bijwonen?

De sleutel tot een succesvolle bijeenkomst of vergadering zit vaak in een goede voorbereiding. Als organisator ben je hier meestal lang van te voren al mee bezig.

Maar wat als je voorbereiding nog zo goed is en je opeens te horen krijgt dat deze door onvoorziene omstandigheden, zoals de huidige uitbraak van het COVID-19 virus, niet in de gewenste vorm en op de afgesproken locatie plaats kan vinden?  Dat is heel vervelend, en kan kleine tot enorme gevolgen hebben.

Alternatieve oplossingen

Niet alleen is alle tijd die je erin hebt gestoken grotendeels voor niets geweest. Ook loopt de deadline voor het maken van die belangrijke beslissing misschien wel gevaar. Kies je dus voor het uitstellen, geheel annuleren of anders inrichten van zo een moment? De huidige techniek biedt in ieder geval alternatieve oplossingen om uw bijeenkomst of vergadering op een verantwoorde manier toch door te laten gaan. Een van de oplossingen is het online deelnemen aan evenementen op afstand middels videoconferencing.

Videoconferencing

Videoconferencing is een manier om via online videotoepassingen een vergadering te organiseren tussen twee of meerdere partijen op verschillende locaties. Deelnemers en betrokkenen kunnen vanuit huis of kantoor op ieder gewenst moment deelnemen. De technische mogelijkheden zijn snel inzetbaar en hierbij zijn geen beperkingen wat betreft het aantal mensen die inloggen. ACS adviseert u in dat geval graag over hoe de gewenste vergaderruimte moet worden uitgerust met adequate audio- en videofaciliteiten. Wij kunnen videoconferencing op iedere schaalgrootte ondersteunen en faciliteren.

Zorgeloos

Het door een professioneel audiovisueel leverancier laten realiseren van een videoconference biedt u als gebruiker het voordeel dat u zich van begin tot eind geen zorgen hoeft te maken over de internet-, beeld- en audiokwaliteit. Je bent niet afhankelijk van een server waar tegelijkertijd nog eens duizenden andere mensen gebruik van maken en bovendien testen wij de verbinding uitvoerig voor het moment van live gaan. Daarnaast zorgen wij dat je ten alle tijden goed zichtbaar en verstaanbaar bent, wat uiteraard essentieel is om effectief met elkaar te communiceren.

Lastminute wijzigingen

Ook om andere reden dan een lastminute wijziging kan het inzetten van videoconferencing aantrekkelijk zijn. Het gebruik van virtueel vergaderen is een manier om zakenreizen tot een minimum te beperken en het kan u daardoor veel tijd en geld besparen. Tegenwoordig is dan ook het beperken van de ecologische footprint voor steeds meer klanten een reden om hiervoor te kiezen.

ACS
Archangelkade 5 a-b
1013 BE Amsterdam
Nederland
+31 (0)20 606 93 40
info@acsaudiovisual.com
acsaudiovisual.com