Van pijnpunt naar pluspunt: zo tackle je pijnpunten bij het organiseren van je event (congreshacks)

Je hebt nog niet zoveel ervaring met het organiseren van een evenement. Aan welke eisen voldoet een goede planning? Hoe ga je slim om met budget? Wat kan je doen om te zorgen dat alle faciliteiten aanwezig en werkend op locatie zijn? Hoe trek je voldoende bezoekers aan? Geen stress! In dit artikel geven event-experts en Jaarbeurs Congrescoaches Corry en Anke jou de ultieme tips om je te wapenen tegen de grootste uitdagingen die komen kijken bij het organiseren van een event.

#1 Gebrek aan ervaring

Eens moet de eerste keer zijn, maar dat betekent niet dat het niet spannend is om een evenement te organiseren. Je wil iets tofs neerzetten, tevreden bezoekers, en ook niet onbelangrijk: de doelstelling van je evenement bereiken. Anke: “Je ziet regelmatig dat – het gebrek aan – ervaring voor organisatoren een pijnpunt is. Dat iemand zegt: ja, ik ben op dit project gezet, maar eigenlijk heb ik nog nooit zo’n grootschalig zakelijk event georganiseerd.” Je bent dus zeker niet de enige of de eerste die daar tegenaan loopt en toch een succes van je evenement kunt maken. 

De gouden tip? Zorg dat je een sparringpartner hebt! Dat jij het event organiseert, betekent niet dat je niet je voordeel kunt doen met de kennis van iemand die wèl jarenlang ervaring heeft. Zo vertellen Anke en Corry hoe zij dat als Congrescoach doen: “Wat zoek je, waar loop je tegenaan, heb je hier al aan gedacht? Als Congrescoach is ons doel om de organisator te ontzorgen. Zij hoeven zich niet druk te maken of ze wel aan alles gedacht hebben als we zorgen dat we al die punten aftikken in het voortraject.” Je hoeft op die manier dus niet bang te zijn dat je iets over het hoofd ziet, je hebt iemand die je bij de les houdt als het gaat om het bereiken van jouw eventdoel op de best mogelijke manier.

#2 Tijd en planning

Wanneer begin je met…alles eigenlijk? “Als je iets organiseert, bedenk dan niet dat je dat volgende maand of over twee maanden wilt organiseren. Neem aanlooptijd om deelnemers te kunnen benaderen, dat zij de kans krijgen om te reageren en een blok in hun agenda te zetten”, aldus Corry. “Als het echt moet, dan kunnen we natuurlijk snel schakelen en binnen een korte tijd een mooi event neerzetten. Maar het liefste geef je jezelf en alle partners een paar maanden de tijd om alles in te plannen en goed neer te zetten. Hoe groter of uitgebreider je event, hoe meer erbij komt kijken en hoe meer tijd je wilt hebben om het te organiseren.”

De handigste manier om tijdens je event zelf de planning goed te bewaken is door een draaiboek op te stellen en deze te delen met de betrokken partijen. Zo weet iedereen wat er op welk moment gaat gebeuren en wat daarvoor nodig is. Als je jouw draaiboek van tevoren deelt met alle betrokken partijen kun je ook tijdig foutjes tackelen. Een Congrescoach kan bijvoorbeeld ook spotten of je iets over het hoofd hebt gezien. Corry: “Zo kunnen wij eruit halen van hey, ik zie dat jij zegt dat we om negen uur gaan beginnen, maar de deelnemers hoeven pas uiterlijk om half tien binnen te zijn. Daarnaast kunnen wij op basis van een draaiboek puntsgewijs afvinken of alles geregeld is.” Dus: hoe completer, hoe beter! 

Wil je meer tips om van jouw event een succes te maken?

Bij Jaarbeurs begrijpen we als geen ander dat er bij het organiseren van een event nogal veel komt kijken. Maak daarom eens kennis met de Jaarbeurs congrescoaches: jouw gidsen in de wereld van het organiseren van evenementen of congressen! Ontdek de congreshacks hier.