Uitnodigen

Er wordt veel georganiseerd, dus de kans dat u de enige bent die iemand uitnodigt is klein. Zo zorgt u dat u wel zoveel mogelijk deelnemers binnen haalt.

Er wordt veel georganiseerd, dus de kans dat u de enige bent die iemand uitnodigt is klein. Zo zorgt u dat u wel zoveel mogelijk deelnemers binnen haalt.

Zorg voor een goed onderhouden database

Het bestand moet niet nog op stel en sprong aangepast moeten worden. Dan krijgt het niet de aandacht die het verdient.

Verstuur de uitnodiging tijdig

De genodigden moeten de tijd krijgen om het bezoek in te plannen en hun agenda te blokkeren.

Benader de genodigde persoonlijk

Alleen als de genodigde op eigen naam wordt aangesproken zal hij/zij zich aangesproken voelen om te komen.

Zorg voor korte en bondige tekst

Veel mensen zijn luie lezers. Grote stukken tekst schrikken af.

Laat de uitnodiging opvallen

Een goede uitnodiging prikkelt. Een afwijkende vorm of kleur envelop doet al veel.

Maak de uitnodiging in lijn met het thema

Het thema of concept van de bijeenkomst wordt sterker als deze ook in de uitnodigingen, visuals, advertenties etc. worden doorgevoerd.

Geef een eenvoudige antwoordmogelijkheid

Hoe eenvoudiger de responsmogelijkheid, hoe lager de drempel om te reageren. Schakel dus zowel fax, antwoordkaart, e-mail als internetsite in.

Bevestig de aanmelding
Bevestig aanmeldingen altijd schriftelijk. Hierdoor voelen mensen zich belangrijk en is de kans groter dat ze werkelijk komen.

Mijd de spam box

Uitnodigen via internet is een goedkopere manier dan via de post. Het gevaar is echter dat uw wellicht opvallende e-mail voor spam wordt versleten en niet eens wordt geopend. Er zijn een paar dingen waardoor u dat enigszins kunt voorkomen.
Zet in elk geval geen Engelse tekst in de onderwerpregel. Spam is immers meestal Engelstalig. Dus geen ‘invitation’, maar uitnodiging. Ook als u mensen in het buitenland uitnodigt. Maak er dan voor Duitsland, ‘Einladung’ van. Voor landen als het Verenigd Koninkrijk en de VS kan het uiteraard niet.
Wees ook niet al te creatief in de kopregel. Waar een creatieve kreet op een gedrukte uitnodiging juist extra attentiewaarde oplevert, wordt deze bij een e-mail al snel beoordeeld als ongewenste mail.
Vermijdt linkjes en beeldmateriaal in de mailingtekst. Deze activeren menig spamfilter. Wilt u een opgemaakte uitnodiging sturen, voeg die dan als bijlage toe in pdf-formaat.

Vijf tips

Zorg dat de website van het congres online is als de uitnodiging wordt verstuurd. En vermeld het websiteadres duidelijk op de invitatie.

Bezuinig niet op papier. Gebruik goed papier en een goede drukkerij zodat de uitnodiging professioneel overkomt.

Wees creatief, huur desnoods een reclamebureau in om een goede wervende uitnodiging te maken.

Verplaats u in de ontvanger. Wat vindt hij of zij belangrijk?

Maak ook van de gelegenheid gebruik om te controleren of de gegevens juist zijn. Wanneer iemand de functie of het bedrijf heeft verlaten, wie is dan de opvolger?

Nieuwsgierig?

Speel met uw uitnodiging in op menselijke eigenschappen. Zoals:
Nieuwsgierigheid
Geef alleen een hint over een speciale spreker of activiteit, onthul niet alles van het programma.
Hebberigheid
Maak duidelijk dat er wat te halen valt. Neem alvast een voorschot op de premium, de goodie bag of de speciale uitgave.
Honger (Trek)
Prijs het culinaire gedeelte van uw programma aan (en maak het waar)