Top 10 meeting trends volgens Benchmark Hospitality International

Benchmark Hospitality International, het bedrijf dat het management voert van 30 toonaangevende congreshotels, conference resorts en congrescentra in de Verenigde Staten en Azië, heeft een top tien meeting trends voor 2010 opgesteld, zoals die worden gesignaleerd op haar locaties.

Trend #1 – Voorzichtig optimisme voor 2010, met een sterke groei in 2011
De vraag naar corporate meetings ligt in 2010 hoger dan vorig jaar en neemt nog steeds toe. De vroege boekingen voor 2011 vertonen een nog beduidend sterkere groei.

Trend #2 – Boeken in de maand, voor de maand in 2010 … maar meetings worden in ieder geval niet geannuleerd.
De boekingstermijn voor zakelijke bijeenkomsten blijft kort – tussen de 30 en 45 dagen – en is feitelijk in de maand voor de maand. Planners willen nog geen verplichtingen te ver vooruit aangaan, met het risico van annulering en bijbehorende kosten. Anderzijds lijkt het er op dat het annuleren van meetings, dat in 2009 veel voorkwam, nu niet meer voorkomt.

Trend #3 – Extreme prijsgevoeligheid, door competitieve hotels met scherpe package deals voor zakelijke bijeenkomsten.
De recessie en het AIG effect hebben ervoor gezorgd dat veel traditionele hotels zich zijn gaan richten op middelgrote meetings om hun kamers te vullen. Met de ervaring die zij vorig jaar hebben opgedaan bieden zij nu scherpe package deals voor meetings met een door de klant gewaardeerde hoge kwaliteit. Dit maakt dat de markt in 2010 een hoge prijsgevoeligheid kent. Congrescentra die een stabiel beleid zijn blijven voeren, een hoog service niveau hebben gehandhaafd en sterke klantrelaties hebben onderhouden, komen sterker terug.

Trend #4 – Groepen zijn kleiner in 2010 en de verblijftijd een dag korter.
De zakelijke groepen zijn aanmerkelijk kleiner dan voorheen, in sommige gevallen nog maar de helft. Meetings in 2010 zijn meer regionaal dan nationaal, zijn serieuzer qua inhoud (sociale onderdelen en diners worden vervangen door workshops) en zijn uit budgetoverweging minstens een dag korter.

Trend #5 – Duurzaam zijn is de algemene verwachting, voor bepaalde segmenten zoals overheden en onderwijsinstellingen is het een noodzaak.
Voor zakelijke groepen verwacht men dat locaties en leveranciers groene alternatieven in hun pakket hebben, als is dan in het Amerikaanse bedrijfsleven nog niet algemeen noodzakelijk. Voor overheden en het educatieve segment moeten locaties aan een minimum van duurzame hospitality eisen voldoen om in aanmerking te komen als gastheer van het evenement.

.
Trend #6 – Return On Investment gedreven meetings zonder franjes hebben teambuilding evenementen verdreven.
Er is geen ruimte voor toeters en bellen in het meeting klimaat van 2010 met haar krappe en sterk bekritiseerde budgetten. Uitgaven aan meetings zijn zeer conservatief, zeer imago bewust en gericht op de basis met weinig aandacht voor verwennerij. Als er sprake is van teambuilding, dan is het een in tijdsduur beperkte onderdeel van een meeting.

Trend #7 – Planners verwachten een maximale internet bandbreedte. Alle andere technische eisen vallen hierbij in de schaduw.
In 2010 zijn planners niet geïnteresseerd in de meest geavanceerde meeting technologie. Integendeel. Opdrachtgevers gaan er van uit dat een locatie standaard over goede audiovisuele beschikt. Wat ze eisen is dat aanbieders een optimale online verbinding bieden.

Trend #8 – Planners zijn vandaag de dag scherpe onderhandelaars en verwachten concessies.
Geladen met onderhandelingsvaardigheden die ze de afgelopen 12 tot 18 maanden hebben opgedaan, verwachten planners aanzienlijke concessies van locatie om zoveel mogelijk waarde te leveren voor het beschikbare budget. Bijkomend aspect is dat planners meer waarde zijn gaan hechten aan een compleet meeting pakket.

Trend #9 – Extra aandacht voor gezonde catering opties. Buffetten voor alle rangen en standen.
Een goed, gezond, proteïnerijk dieet helpt deelnemers attent te blijven. In het streven naar een optimaal rendement van een meeting bestuderen opdrachtgevers menu’s en buffetten meer dan ooit. Door de hoge waardering voor gezonde buffetten zijn ze acceptabel voor alle rangen en standen.

Trend #10 – Social Media en de meeting industrie … LinkedIn, Trip Advisor en Facebook Friends
Social media is de laatste mode, maar niet in de meeting industrie. Alhoewel locaties zich in toenemende mate wenden tot Facebook en Twitter voor de leisure markt en consumenten klanten, vertrouwt het zakelijke evenementen segment nog steeds op ouderwets persoonlijk contact. LinkedIn en Trip Advisor worden in toenemende mate door planners gebruikt als ze op zoek zijn naar informatie en klantervaringen over locaties die ze in overweging nemen. Daarnaast gebruikt een toenemend aantal planners Facebook om accountmanagers van locaties te ‘bevrienden’ als extra en meer casual kanaal om contact te onderhouden.

Bron: Benchmark Hospitality International