Negen tips voor een effectieve evaluatie

Je wilt graag weten hoe jouw congres bij de deelnemers is bevallen en of ze bij een volgende editie weer willen komen. Maar het is vaak lastig om een representatief aantal formulieren teruggestuurd te krijgen. Conference Matters geeft negen tips  voor het optimaal evalueren van jouw congres.

1. Verse indrukken

Stuur de vragenlijst zo snel mogelijk na het evenement, maximaal binnen twee dagen. Want dan zijn alle indrukken nog het meest vers. Bovendien zijn eventuele emoties ook nog aanwezig, zoals een goed gevoel dat iemand aan het congres heeft overgehouden of juist niet. Dat kan ook een vraag zijn: ‘Met wat voor gevoel verliet u het congres? ‘Voldaan, verveeld, gevoel iets geleerd te hebben, gevoel nieuwe tools in handen te hebben om beter te werken, teleurgesteld, vrolijk, plezierig, anders? Vraag dan ook waardoor dit gevoel zoal werd veroorzaakt.

2. Test doelstellingen

Veel voorkomende vragen bij evaluaties zijn: Zou u het congres aan een bekende aanbevelen? Wat vond u het meest positief en het meest negatief aan het event? Denkt u dat u ook weer naar de volgende editie komt? Wilt u een rapportcijfer aan de sprekers geven? Welke onderwerpen miste u? Hoe vond u de organisatie?
Deze vragen kunt u vrijwel altijd stellen, maar het evaluatieformulier is eveneens de aangewezen methode om te peilen in hoeverre het congres de beoogde doelstellingen heeft behaald. Wilde je bijvoorbeeld de aanwezigen bijspijkeren over de meest recente baanbrekende onderzoeken? Vraag of het gelukt is. Wilde je tools aanreiken die ze de volgende dag meteen op het werk konden toepassen? Check of ze deze hebben herkend en toegepast.

3. Limiteer de tijd

Vermeld bij de uitnodiging om het evaluatieformulier in te vullen hoe lang het ongeveer zal duren. Test het formulier zelf om te bepalen of die inschatting juist is. Tien minuten is een mooie tijd. Dat kan iemand even tussendoor doen. Houd de vragenlijst dan ook kort en gebruik alleen vragen waar je echt wat aan hebt voor de volgende editie van het congres.

4. Geen misbruik

Misbruik de evaluatie niet om extra data te verzamelen voor de sponsor of wat bezoekers van hun product vinden. Deelnemers hebben het door en het zal de laatste keer zijn dat ze uw evaluatieformulier invullen, of ze haken zelfs direct af bij een dergelijke vraag. Stel alleen eerlijke vragen over hoe ze het congres hebben beleefd. De sponsor kan beter via een ander kanaal feed back genereren.

5. Prijs verloten

Deelnemers zullen het niet altijd toegeven, maar als er iets te winnen valt, zullen ze meer geneigd zijn om de evaluatie in te vullen. Verloot een prijs onder de deelnemers die de evaluatie insturen; een weekendje in een hotel, een iPad of een dagje wellness doen het altijd goed. Publiceer ook de winnaar, bijvoorbeeld op social media of in een nieuwsbrief. Dan weten de deelnemers dat de prijs daadwerkelijk wordt uitgekeerd.

6. Overweeg uitbesteden

Bij een kleine bijeenkomst en als je genoeg tijd hebt, kun je de evaluatie doorgaans prima zelf doen.
Maar zeker bij grote associatiecongressen kan het verstandig zijn om het uit te besteden aan een goed bureau. Het is namelijk meer werk dan je zou denken. Het gaat niet alleen om vragen verzinnen, maar ook reacties verzamelen, interpreteren, analyseren, conclusies maken. Ook is het vaak mogelijk gedeeltelijk uit te besteden. Je kunt dan afspreken wat je zelf doet en wat je aan het bureau overlaat.
Bovendien zijn mensen vaak eerlijker tegen een bureau dan tegen het bedrijf van de organisator zelf. Om tegen de organisator zelf heel kritisch te zijn moet je vaak toch over een sociale drempel heen.

7. Telefonisch doorvragen

Het kan een keuze zijn om slechts een steekproef onder de deelnemers te doen. Dan zou je een klein groepje bezoekers telefonisch kunnen benaderen en een wat vrijer gesprek kunnen voeren over het congres. Het voordeel is dat je diepgaandere informatie kunt krijgen, je houdt op deze manier goed contact met deelnemers en de bezoeker voelt zich betrokken bij de verdere invulling van het evenement. Geef de deelnemers het gevoel dat juist zijn of haar oordeel op prijs wordt gesteld. Zo voelen ze zich vereerd en wordt het gesprek een mooi netwerkmoment.
Nadeel kan zijn dat bij een telefonisch enquête mensen minder snel felle kritiek zullen leveren. Tenzij je een onafhankelijk bureau laat bellen, maar dan wordt het vaak gezien als telefonische lastigvallerij en er is dan geen netwerkmogelijkheid.

8. Betrek andere betrokkenen

Vaak worden evaluatieformulieren alleen naar de deelnemers gestuurd, maar er zijn zoveel meer betrokkenen dan alleen de bezoekers. Bevraag ook de sprekers bijvoorbeeld, eventueel met andere vragen; was alles goed geregeld zodat je het beste van jezelf kon geven op het podium? Denk verder aan cateraars, technici en vergeet vooral je eigen team niet. Konden ze lekker werken? Als je met vrijwilligers werkte, zijn zij misschien nog wel belangrijker. Ze doen het alleen voor hun plezier of gevoel van voldoening, dus als ze daar niet in zijn voorzien, is de kans groot dat ze voor een volgende editie afhaken.

9. Omzetten in actie

Voorkom dat een evaluatie in een la verdwijnt of in een digitale map van het jaar daarvoor waar niemand meer in kijkt. Publiceer de resultaten intern zodat alle betrokken medewerkers direct lering kunnen trekken voor hun deel. Overweeg het ook te delen met de deelnemers, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief. Het is een goed moment om contact te houden met de doelgroep en zo weet iedereen dat er wat met de evaluaties gebeurt en dat kan een extra motivatie zijn om de volgende enquête weer/wel in te vullen.
Als de brainstorm en voorbereiding begint van de nieuwe editie, pak dan als eerste de evaluaties erbij. Wat waren de conclusies ook alweer en hoe kunnen we daar ons voordeel mee doen nu we het nieuwe congres gaan voorbereiden? Vertaal die conclusies in concrete plannen en afspraken. In de communicatie voorafgaand aan het congres of tijdens het event kun je er ook (nogmaals) iets over zeggen.

 

Toegift

Wanneer een deelnemer niet reageert op een evaluatie-uitnodiging, kun je één keer een reminder sturen. Na een dag of drie. Een tweede keer wordt al snel als stalking ervaren, dus kun beter achterwege laten.

Met het team kun je ook tussendoor evalueren. Misschien lopen er dingen niet lekker. Laat irritaties niet oplopen tot de dag van het congres zelf. Tussendoor bijsturen kan veel gedoe en demotivatie voorkomen. Vergeet ook niet de successen met elkaar te vieren. Dat motiveert.

Deelnemers anoniem laten reageren is te overwegen omdat mensen dan vaak eerlijker zijn. De keerzijde is dat ze zich dan mogelijk als een internettrol gaan gedragen en zomaar wat negatiefs roepen. Bovendien is het dan lastiger een prijs te verloten.