Thuis vergaderen bij Bilderberg Hotel Wolfheze

“Heb je het huiskamergevoel één keer meegemaakt, dan wil je niets anders meer”
 Vergaderen in je eigen huiskamer, wie wil dat nou niet? Een kop koffie in de keuken, koekje erbij, neerploffen op de bank en brainstormen maar. Of gezellig met z’n allen aan de grote keukentafel, in een ongedwongen sfeer bespreken wat er besproken moet worden. En als het mooi weer is, pakken we ons boeltje op en gaan we verder in de tuin. There’s no place like home, zeggen ze weleens. Maar dat klopt niet helemaal, want bij Bilderberg Hotel Wolfheze kun je ook vergaderen alsof je thuis bent!

Vergaderen op de Veluwe is altijd een unieke ervaring, maar bij Bilderberg doen ze daar graag nog een schepje boven op. In de hotels op de Veluwe organiseren ze zakelijke bijeenkomsten zoals je die nog nooit hebt ervaren. Elk hotel heeft zijn eigen originele specialiteit. Zo richt Hotel De Buunderkamp zich op 100% buiten vergaderen. Denk aan zitten op boomstammen in het bos, eten aan lange picknicktafels en een winterbarbecue met een varken aan het spit. Wie klantbeleving hoog op de agenda heeft staan, kan in Hotel De Keizerskroon de tweedaagse training Run Your Hotel volgen, waarbij de deelnemers alle facetten van het hotelleven, van housekeeping tot bediening, aan den lijve ondervinden. En zo hebben we bij Bilderberg voor iedere bijeenkomst en voor ieder doel de juiste vergadersetting. Van mindfull tot festival en van co-creation tot food inspiration.

Maar uniek hoeft niet altijd a once in a lifetime experience te zijn. Juist niet. Want wat kan een mens soms smachten naar knusheid, eenvoud en een ongedwongen sfeer. Een omgeving waar niks moet en alles mag, van ‘doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg’. En dát vind je bij Hotel Wolfheze. Midden in de bossen, ben je even helemaal weg van je dagelijkse beslommeringen en wordt je ondergedompeld in een heerlijke huiselijke sfeer. En dat doet wonderen als het op effectief vergaderen en trainen aankomt, zo weet General Manager Edwin van Velzen inmiddels.

“Dat het concept vergaderen-met-huiskamergevoel zo’n succes zou worden, hadden we zelf ook niet verwacht”, vertelt Van Velzen in één van de tot huiskamer omgetoverde vergaderruimtes in het hotel. “Begin dit jaar zijn we gestart met één huiskamervergaderzaal. Die hebben we gewoon zelf ingericht, daar is geen woonstylist aan te pas gekomen. Samen met een paar medewerkers zijn we aan de slag gegaan en hebben we de foyer – nu keuken – en de vergaderruimte omgetoverd tot een gezellige ruimte zoals we die thuis ook zouden willen hebben. Met lekkere stoelen en een bank, planken aan de wand met leuke spulletjes erop, planten en een paar kasten. De reacties waren super positief. Sterker nog: een groot trainingsbureau wilde voor het hele jaar alle vergaderzalen op de eerste verdieping boeken, mits deze in dezelfde stijl zouden worden ingericht. Nou, dat lieten we ons geen twee keer zeggen! Met veel plezier en enthousiasme hebben we ook de drie andere zalen tot knusse huiskamers omgetoverd.”

Maar het thuisgevoel bereik je niet alleen met de aankleding van een ruimte. Van Velzen: “Wolfheze is een kleinschalig hotel, dat zich voornamelijk richt op groepen tot zo’n 25 personen. Persoonlijke aandacht staat bij ons hoog in het vaandel. Gasten zijn bij ons geen nummer; wij kennen iedereen bij naam. Dat was altijd al onze grote kracht, maar nu we onze pluspunten in een passend concept hebben gegoten, voelt het plaatje helemaal compleet. Dat geldt niet alleen voor mij, dat geldt voor alle medewerkers. Iedereen bruist, iedereen is enthousiast en iedereen denkt mee over hoe we het concept verder kunnen invullen. Dat is heel mooi om mee te maken. We doen het echt met zijn allen en die saamhorigheid is door het hele hotel en bij de klanten voelbaar. We hebben zoveel mooie complimenten gehad het laatste half jaar!.”

De vraag is natuurlijk wát het huiskamergevoel nu precies aan een zakelijke bijeenkomst of training toevoegt? Dat zit ‘m in vele kleine, vaak simpele dingen. Dat de gasten zelf hun koffie en thee kunnen regelen bijvoorbeeld. In de ‘keuken’ op de vergaderverdieping staan mokken, waterkokers en een koffiezetautomaat. En een afwasteiltje waar mensen na afloop de vuile vaat in kunnen doen. Van Velzen: “Soms begint een training ermee dat de deelnemers koffie voor elkaar halen. Door te vragen of iemand suiker of melk in de koffie heeft, kom je met elkaar in gesprek en leer je elkaar kennen. Simpel, maar zeer effectief. “
“Wat vooral belangrijk is, is dat mensen de binnenkomst ervaren als een verademing. Na vaak een lange rit met files hoeven ze niet aan een saaie vergadertafel plaats te nemen. Hier valt de spanning gelijk van ze af. ‘Hè, het is alsof ik thuis kom! Met zo’n gevoel een vergadering of training ingaan is wezenlijk anders. Huiselijk vergaderen levert meer en betere output op dan vergaderen in een uniforme zaal. Mensen voelen zich vrijer om te zeggen wat ze denken en staan meer open voor wat er wordt gezegd. Dat is tenminste de feedback die wij van klanten krijgen, en dat is waarschijnlijk ook de reden dat ze na de eerste ervaring graag terugkomen.”

Hoe een huiskamerarrangement er uit ziet? Dat scheelt uiteraard per groep. Behalve het huiskamervergaderen, zoals hierboven beschreven, heeft Hotel Wolfheze nog veel meer ‘tools’ om er een onvergetelijke ervaring van te maken. Wat dacht je van eten aan lange tafels met de pannen op tafel? Lekker kneuterig, net als thuis! En wist je dat zoiets simpels als het meenemen van eigen bord en bestek hele leuke verhalen over het thuisgevoel kan opleveren? Als het mooi weer is, kan er buiten worden gebarbecued en eten de gasten aan gedekte picknicktafels. Ook qua break-out en teambuilding sessies zijn de mogelijkheden legio. Van schapen drijven onder leiding van de plaatselijke herder tot een bijenworkshop door de chefkok en van een ritje door het bos op elektrische scooters tot een natuurwandeling met een boswachter.

“In principe is alles mogelijk. Waar het om gaat is wat je als gast met de bijeenkomst wil bereiken”, benadrukt Van Velzen. “Daarom luisteren we altijd heel goed naar wat de kant wil en vragen we zoveel mogelijk door. Wat is de doelgroep? Wat is het doel van de vergadering of training? Als alles duidelijk is, maken we samen een op maat gemaakt programma in elkaar. Daarbij nemen we graag de rol van ‘eventregisseur’ op ons. Dat we zo actief meedenken en ontzorgen vinden de mensen heel fijn, is onze ervaring.”

Als het even kan, probeert Van Velzen toch wel een bezoekje aan het bijenhotel in het programma in te passen. “Daar zijn we gewoon hartstikke trots op”, glimt hij. “Twee van onze medewerkers zijn imker. Zij beheren het bijenhotel en kunnen daar prachtig over vertellen. Ze laten de gasten graag zien hoe het er in de bijenwereld aan toe gaat. Ook ‘slingeren’ ze onze eigen honing, die ze vervolgens in de mooiste gerechten en producten verwerken. Onze huisgemaakte honingkoeken zijn daar een mooi voorbeeld van. Weet je wat ook leuk is? We verkopen de producten in onze ‘Farmers Market’ in de entree van het hotel, samen met nog veel meer authentieke streekproducten. Ook dát draagt weer bij tot het knusse huiskamergevoel dat we willen uitdragen.”