The #outofoffice guide to zakelijke etiquette

Een zakelijke lunch of zakelijk diner kan een belangrijke gelegenheid zijn om professionele relaties op te bouwen, deals te sluiten of om een geslaagde samenwerking te vieren. Toch zien mensen er vaak tegenop. Want wat wordt er nu precies van je verwacht? Wat bespreek je? Wat eet je? Journalist Jonas Kooijman duikt voor Bilderberg in de do’s en don’ts van zakelijke etiquette.

‘Elke deal is gebaseerd op gunnen.’

Volgens etiquette-expert Lilian Woltering is een zakelijk eetafspraak bedoeld om elkaar beter te leren kennen. “Want elke deal is gebaseerd op gunnen. Hoe sneller het klikt, hoe sneller je ervoor kiest om zaken te doen. Je bent iemand aan het pamperen in een aangename omgeving.” Ook het eten zelf, is volgens Woltering van grote psychologische invloed. “Door te genieten van goed eten in een informele omgeving wordt het contact hechter.” Met een geurend bord mooi opgemaakt eten onder je neus is het nou eenmaal fijner zaken doen.

Dat vindt ook Gido van Praag, werkzaam bij technologiebedrijf HP. Al meer dan dertig jaar heeft Van Praag “minstens twee keer per week” een zakenlunch, vaak op bijzondere locaties. “Vriendschap en vertrouwen zijn een belangrijke katalysator om zaken te doen. Samen eten is een middel om dat te bewerkstelligen.”

Tip: Lever tijdens een zakelijke lunch/zakelijk diner jouw telefoon in bij het personeel, zodat alle aandacht echt uitgaat naar het samenzijn.

Verplaats je in de ander

Toch is het meer dan een kwestie van eventjes een tafel reserveren, benadrukt Woltering. “Als jij de initiator bent is het is belangrijk om je goed voor te bereiden, zodat je weet of er zaken zijn waar je rekening mee moet houden, zoals voedselallergieën of rolstoeltoegankelijkheid. Verplaats je in de ander. Zou hij of zij zich fijner voelen in een eetcafé of een sterrentent? Er zijn genoeg mensen die niet blij worden van een Michelin-restaurant.” Zet dus gerust je privédetective-talenten in om hierachter te komen. En noem, als je samen gaat lunchen, ook een eindtijd.

En wat bespreek je dan vervolgens, tijdens zo’n ontmoeting? Woltering: “Dat ligt aan het doel. Ga je een offerte of contract doornemen? Of doe je dit om de relatie te versterken en elkaar te leren kennen? Als dat je doel is, probeer je gemeenschappelijke interesses te vinden.” Een beetje zoals een date dus. Wat je niet bespreekt, zijn de ‘non-onderwerpen’ zegt Woltering. “Ziektes, dood, politiek, religie. Vragen als: bent u voor de doodstraf? Uiteindelijk wil je een klik en met een goed gevoel weggaan. Open vragen stellen is daarom altijd handig. Waar gaat u op vakantie? Wat voor sport doet u?”

Tip: In meerdere Bilderberg hotels maken we gebruiken van Kletspotten (een pot waar kaartjes inzitten met diverse vragen erop). Ideaal om hiervan gebruik te maken wanneer je iemand beter wilt leren kennen en het ijs wat wilt breken. Zo ontstaan namelijk de leukste tafelgesprekken!

Kruisbestuiving en vriendschap

Wanneer kies je eigenlijk voor een lunch, en wanneer voor diner? Woltering: een lunch duurt minder lang en is wat zakelijker. Alcohol is dan ook minder gebruikelijk omdat het onder werktijd valt en het geen goed idee is om beneveld naar kantoor terug te gaan. Een diner is informeler en heeft als doel om elkaar echt beter te leren kennen – waar alcohol soms bijdraagt aan een lossere sfeer.

Lunch of diner, een geslaagde zakelijke maaltijd kan een hoop opleveren. Eens nam Mahomed Radja uit Rotterdam twee verschillende klanten mee naar een lunch, als experiment. “Ik wilde een kruisbestuiving doen. Ze waren allebei werkzaam in de interieurwereld. Uiteindelijk zijn ze samen zaken gaan doen. Dat geeft een goed gevoel.” Ook Van Praag hield er veel aan over. “Uiteindelijk zijn uit bepaalde lunches en diners vriendschappen gegroeid. Die zijn van zakenpartner vriend geworden en zullen dat blijven voor de rest van mijn leven.”

Tip: Wanneer er alcohol wordt gedronken, drink dan ook veel water tussendoor, zodat je niet aangeschoten raakt. Het blijft ten slotte een zakelijke afspraak.

Aan de slag met etiquette

Wil je meer zelfvertrouwen voor toekomstige zakelijke diners en netwerksessies? Dan is de workshop etiquettediner bij Hotel De Keizerskroon een absolute aanrader. In deze workshop is Lilian Woltering gastvrouw en zij leert je alle basisregels van de tafelmanieren. Na afloop van de workshop ben je helemaal op de hoogte van alle do’s en don’ts tijdens een zakelijk diner. Klik hier voor meer informatie.