Terugblik: [R]evolutie, inspelen op veranderingen

Op dinsdag 9 maart troffen 342 eventprofessionals elkaar in Amsterdam RAI Elicium. MPI Nederland vierde haar 15de verjaardag met een overweldigend congres. Maar liefst vijftien sprekers deelden hun kijk op een veranderende wereld. Hun observaties vertaalden zij in concrete ideeën voor de evenementenbranche. Elke spreker kreeg slechts 20 minuten. Dat ging niet ten koste van de inhoud. In de pauzes en bij het diner werd enthousiast genetwerkt.

De bijeenkomst stond in het teken van veranderingen. Wat gebeurt er in de wereld en hoe kun je dat toepassen op bijeenkomsten? Duurzaamheid en social media kwamen ruimschoots aan bod, daarnaast was er veel aandacht voor het evenementenconcept. De deelnemers werden heen en weer geslingerd van het ene naar het volgende onderwerp. Het programma was opgedeeld in drie blokken: [R]evolutie in creatie, in communicatie en in organisatie. Sprekers werden afgewisseld met filmpjes, improvisatie comedy en een superbrainstorm.

Lessen uit het verleden

Het meest opmerkelijk was de voordracht van emeritus professor Herman Pleij. Na zijn vlammende betoog volgde een luid en langdurig applaus, een aantal deelnemers stond daarbij op. Pleij liet zijn wervelwind aan rake observaties door de zaal waaien. Hij vertelde over feesten en partijen in de Middeleeuwen. Stoom werd gebruikt om metalen figuurtjes op feesttafels te laten bewegen en te laten fluiten, Pleij: “En een lol dat men daarom had. Dat vonden de mensen enig!” Hij schetste een helder beeld van de Nederlandse cultuur waarbij middelmatigheid wordt gevierd: “Bij de ceremonie rond de kist van André Hazes roept 40.000 man dat die man zo heerlijk gewoon was. Enorme onzin: er zijn weinig mensen die zo’n ongewoon bestaan leefden als Hazes.” Pleij gaf inzicht in de Nederlandse cultuur van verenigingen en van carnavaleske verkleedpartijen bij sportevenementen over de grens. Tot slot had Pleij een aantal heldere aanbevelingen. Het gebruik van Powerpoint staat vaak in de weg bij het leggen van écht contact met je deelnemers. Gebruik verrassende inzichten van ontregelende sprekers, zo komen deelnemers met elkaar in gesprek.

Inspiratie

De deelnemers kregen een kijkje in de keuken van drie zeer verschillende evenementen: Qlimax dansfeesten, TEDx Amsterdam en de klimaatconferentie in Kopenhagen.

Jonas Schmidt is de creatieve man bij Q-dance, verantwoordelijk voor dance concepten van wereldformaat (o.a. In Qontrol, Defqon en Qlimax). Deze dance spektakels ontwikkelen zich elk jaar in de overtreffende trap. In 2009 waren alle kaarten van Qlimax (25.000 stuks) in een paar uur uitverkocht. Jonas gaf inzicht in het creatieve proces van deze productie. Vanuit de merkwaarden naar een overkoepelend concept en een collectieve belevenis. Met een vernuftig getimmerd sp(r)ookjesbos als decor – dat in het holst van de nacht tot leven kwam – werd iedereen opgezogen in de psychedelische monstertrip die ‘The Nature Of Our Mind’ heette. Jonas sloot zijn verhaal af met beelden van het feest. Deelnemers waren onder de indruk van deze verrassende blik in de keuken van een heel ander type samenkomsten.

Jim Stolze was zo geïnspireerd door de Amerikaanse TED congressen, dat hij besloot zo’n bijeenkomst in Amsterdam te organiseren. Via een on-line platform betrok hij deelnemers bij de programmering van het congres. TED is een platform dat waardevolle ideeën over de wereld verspreidt. De bijeenkomsten brengen professionals samen uit de wereld van Technologie, Entertainment en Design (TED). Elke spreker wordt gefilmd en die filmpjes zijn gratis beschikbaar op internet. De filmpjes werden inmiddels 200 miljoen maal bekeken en worden nu vertaald in meer dan 70 talen. Het on-line platform draagt bij aan de populariteit van het live evenement. Er is steevast een run op de tickets, de organisatie selecteert uiteindelijk wie er mag komen en wie niet.

Lotte Wagner was één van de organisatoren van de klimaatconferentie in Kopenhagen, het grootste politieke overleg ooit georganiseerd. Zij gunde de deelnemers een blik achter de schermen. COP15 heeft bijgedragen aan een versnelde verduurzaming van het hotel- en congresaanbod in Kopenhagen. De organisatoren hebben leveranciers, bedrijven en inwoners gevraagd om mee te denken over goede initiatieven. Dit resulteerde in aanzienlijke besparingen. De meeste oplossingen waren onzichtbaar in klimaatsystemen, energie-opwekking, verlichting en afvalverwerking. Er waren ook initiatieven die duidelijk in het oog sprongen: geen water uit flesjes, openbaar vervoer en biologische catering zonder vlees. In plaats van cadeautjes voor de deelnemers kregen 11 internationale studenten een studiebeurs. De vergaarde kennis wordt nu beschikbaar gemaakt voor geïnteresseerde organisatoren waar ook ter wereld.

Superbrainstorm

Tijdens de NL Conference leidde dagvoorzitter Erik Peekel de grootste branche brainstorm ooit. 342 Eventprofessionals deelden hun visie op waarde creatie. Hoe zorg je ervoor dat wat je organiseert als waardevol wordt beleefd? Men sprak eerst 1-op-1 met elkaar. De meest opmerkelijke ideeën werden vervolgens gedeeld met het hele publiek. In de eerste ronde putte men uit eigen ervaring: wat is het meest waardevolle evenement dat je hebt meegemaakt? In de verdiepingsronde gaf men elkaar 2 tips om meer waarde toe te voegen aan evenementen. De uitkomst van de brainstorm was sterk gericht op de bezoekersbeleving. Wanneer je de deelnemer centraal stelt, dan wordt die écht betrokken bij het onderwerp. De brainstormers riepen op om eenrichtingsverkeer te doorbreken en voor interactieve vormen te kiezen. Deelnemers van evenementen moeten vooraf en na afloop kennis en visie kunnen delen. Evenementen moeten een platform worden van contacten en kennis en dan liefst op zo’n manier dat ze deelnemers met elkaar in gesprek houden.

Succes is niet voor lafaards

Er is lef voor nodig om met vernieuwende concepten aan de slag te gaan. Merkenstrateeg Paul Moers opende daartoe de dag met een flink aantal voorbeelden van gedurfde innovaties. Successen worden vooral geboekt door nieuwe wegen te bewandelen. Met heel veel passie richtte Paul Moers zich tot evenementenorganisatoren. Hij spoorde de organisatoren aan om eens wat dwarse denkers uit te nodigen voor een verfrissende brainstorm. Als je hetzelfde kunstje blijft opvoeren, dan blijven de deelnemers uiteindelijk weg.

Pitchgedrag stond centraal in een korte talkshow met Ronald Renirie van ABN AMRO en Pieter Schure van het bureau PINO. Onder de juiste omstandigheden is pitchen geen straf. Respect over en weer helpt om tot een goed proces te komen.

Karoline Wiegerink schreef met Ed Peelen het nieuwe boek “Event Marketing”. Karoline toonde de verschillende gezichten van de eventmanager. Stapsgewijs liep zij het organisatieproces door. Bij elke stap is behoefte aan specifieke vaardigheden en talenten. Het is onmogelijk om alle disciplines (van creatief strateeg tot boekhouder/wetenschapper) in één persoon te verenigen. Daarom is het belangrijk om te weten wat je kracht is.

Zodra je weet waar je goed in bent, wordt het makkelijker om anderen van je plannen te overtuigen. In een gespeelde scene lieten de acteurs Roel Goudsmit en Joop Vos zien hoe je intern je opdrachtgever enthousiast krijgt. Het duo liet zich vooral sturen door tips uit het publiek: maak het visueel, stel vragen en laat je opdrachtgever zelf op jouw idee komen.

Social Media

Lykle de Vries speelde advocaat van de duivel. Hij maakte duidelijk dat fysieke evenementen overbodig worden door digitale communicatievormen. Informatie is beschikbaar in overvloed. Alle denkbare kennis wordt ontsloten en toegankelijk vanaf mobiele apparaten in de broekzak. Deelnemers bepalen dus zelf wat relevant is, organisatoren hebben ze niet langer nodig om te bepalen wat ze willen horen.

Martijn Aslander deed daar nog een schepje bovenop. Hij vroeg zich af wat er voor nodig is om organisatoren in beweging te krijgen. Het valt Martijn op dat elke bijeenkomst een kopie is van een ander samenzijn. Hij noemt dat het gala van de gemiste kansen. Waarom zou je als organisator niet de moeite nemen om deelnemers elkaar te laten verrijken? De kans is groot dat een willekeurige deelnemer met zijn netwerk een groot probleem van een andere deelnemer op kan helpen lossen. Dan kom je tot echte relevantie. Bij elkaar komen wordt veel zinvoller indien je samen een uitdaging aangrijpt: bijvoorbeeld een sociaal project oppakken samen.

Gert Hans Berghuis stelde dat er altijd behoefte zal blijven aan fysieke ontmoetingen. Hij bouwde zijn verhaal op aan de hand van een aantal evenementen, die hem bij zijn gebleven. Vooral geur/feromonen stelt het fysieke contact op een ongeëvenaard niveau: zolang de futen hun paringsdans doen, willen lijven bij elkaar komen. Over congressen was Gert Hans minder enthousiast. De meeste sprekers staan op Youtube, inmiddels hoor je wel eens “Op Youtube vond ik hem toch beter!” Gert Hans nam daarom niet deel aan het PICNIC congres. In plaats daarvan zat hij buiten in de zon met gelijkgestemden. Zij volgden de sprekers via twitter en keken hun filmpjes op Youtube.

Duurzaamheid

Kermit de kikker zong zijn prachtige lied “Het is niet makkelijk om groen te zijn”. Aansluitend maakte Aart van Veller duidelijk dat duurzaamheid niet alleen leuk, maar ook heel winstgevend kan zijn. De meest relevante stappen leveren al snel grote besparingen op. Aart liet beelden zien van de huidige stand van de aarde. Hij gaf uitleg over de trias energetica. In drie stappen kun je alles duurzamer maken. Dat start met besparen, vervolgens duurzaam opwekken, de laatste stap is pas compensatie. Bij compensatie moet je er op letten dat het geld niet wordt besteed aan het aanplanten van bomen, dat is heel kostbaar en nauwelijks effectief. Veel beter zijn initiatieven om het bestaande regenwoud te sparen.

Afsluiting

Voormalig MPI NL president Ruud Janssen liet alle lijnen samen komen. Hij beleefde als puber een echte revolutie op de Filipijnen. Hij trok een knappe parallel met alle veranderingen op het gebied van communicatie technologie. Ruud liet zien dat bijeenkomsten nooit meer hetzelfde zullen dankzij technologie. Cabaretier Joop Vos was de hele dag aanwezig. In een schitterend loflied op de eventmanager luidde hij de borrel in. Deelnemers stonden op en zongen hun eigen revolutie-strijdlied mee.

Nieuwe technologie op NL Conference

Alexis van Dam versloeg het congres in live mindmaps. Terwijl de sprekers aan het woord waren ontvouwde zich een associatieboom op het scherm. De mindmaps worden gepubliceerd op de congres website.

Het organisatie team maakte een guerilla filmpje als deelnemerswerving. Zij verrasten een aantal organisatoren met de videocamera. Op beeld vertellen die dat ze overtuigd zijn van het programma. Dit filmpje werd verspreid via on-line nieuwsbrieven en droeg bij aan het record aantal deelnemers.

Een twitterkanaal werd geopend en ingezet voor, tijdens en na het evenement. Twitteraars waren zo met elkaar verbonden en konden hun feedback met elkaar uitwisselen.

Netwerkdiner

DJ Mark en Saxophone Lounge zorgden voor een heerlijke sfeer tijdens een goed verzorgd netwerkdiner op de Zuidpool. Go Columbus is een ongedwongen netwerkspel, waardoor de gasten steeds met anderen in gesprek raakten. Met nieuwe ideeën en nieuwe contacten keerden de deelnemers huiswaarts.

MPI NL Conference

MPI is een internationale vereniging voor organisatoren en hun toeleveranciers. Jaarlijks organiseert MPI een congres, de NL Conference. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd door eigen leden, die dat naast hun werk doen (als vrijwilligerswerk). Dit jaar werd het congres georganiseerd door Xander Kranenburg / Live Solutions, Eveline Koeman / MCI, Stephen van Es / Rotterdam Marketing en Erik Peekel / Aaaaha! the Actor Factory