Sterker eigen programma maakt hybride evenement beter

“We zijn er soft mee begonnen. Mijn idee was om kleinere radertjes een stap verder te zetten en hopen dat uiteindelijk de hele grote klok gaat draaien.” Aan het woord is Duncan Stutterheim. Hij vertelt zijn gehoor van een dertigtal bovengemiddeld in duurzaam organiseren geïnteresseerde meeting professionals zijn filosofie achter en ervaring met het verduurzamen van zijn bedrijf en de door hem georganiseerde dancefestivals.

Tijdens een jaartje sabbatical in Australië kwam de drijvende kracht achter dancebedrijf ID&T tot het inzicht om meer te gaan doen voor mens, milieu en maatschappij. Inmiddels is er op elk van de drie afdelingen binnen zijn 140 medewerkers tellende bedrijf iemand die meedenkt over duurzaamheid. En dat is een basisvoorwaarde, want ook bij ID&T regeert de waan de van de dag. “Een producer heeft er vooral lol in als alles op tijd af is en als die binnen budget blijft”, schetst Stutterheim een herkenbaar beeld. Dat het zijn schoonzus is die de duurzaamheidskar trekt, helpt ook. “Anders zou het allemaal twee keer zo lang duren”.

Het adagium dat leidinggevende en beeldbepalende personen binnen een bedrijf het duurzaamheidsbeleid moeten (uit)dragen, gaat ook hier op.

En dat het een proces van kleine stapjes zetten is, zoals Stutterheim nog eens benadrukt: “We hebben pas de eerste stapjes gezet”. Zo hielpen zijn medewerkers een kinderboerderij op te knappen door zelf met de verfkwast aan de gang te gaan. Op grotere schaal was er het project ‘10.000 hours’, waarin festivalgangers werden gestimuleerd om gezamenlijk in één jaar tijd tienduizend uur aan vrijwilligerswerk te doen. Op het milieuvlak werd gekozen voor biodiesel generatoren. Fietsspeurtochten en voorkeursbehandeling voor carpoolers werden ingezet als ludieke manier om bezoekers te stimuleren minder milieubelastend te reizen.

Een ander plan heeft echter een ‘aardbeving’ veroorzaakt binnen en buiten het bedrijf. Stutterheim is tot de conclusie dat het milieutechnisch onverantwoord is om mineraalwater te verkopen op de festivals en heeft voorgesteld om gratis kraanwater te verstrekken. De financiële belangen van mineraalwater verkoop zijn echter groot, zo is hem intern en extern duidelijk gemaakt. Toch gaat het komende zomer gebeuren. De effecten op de omzet zullen worden onderzocht en geëvalueerd. “Soms moet je dingen gewoon doen”, stelt Stutterheim droog.

Sustainable Meetings Conference

Hij trapt met zijn verhaal de tweede Sustainable Meetings Conference af. De Nederlandse afdeling van de Green Meeting Industry Councel heeft op 8 april een dertigtal deelnemers naar Mövenpick Amsterdam City Centre laten afreizen. Net als bij de vorige editie is de bijeenkomst gekoppeld aan het wereldcongres van de GMIC dat gelijktijdig plaatsvindt. Een geprojecteerde livestream zorgt dat we kunnen meekijken en luisteren met het congres in Chicago.

De belangrijkste les van vorig jaar was dat de Nederlandse ‘hub’ ook een sterk eigen programma moet hebben. Vorig jaar was het toch vooral een combinatie van ‘televisie’ kijken, twitteren en informele onderlinge gesprekken. Als dan de ‘uitzending’ dan ook nog eens hapert, met name de geluidsverbinding, dan is de kennisoverdracht wel zeer beperkt.
De keynote van Stutterheim zorgt dit keer direct voor content en bracht de deelnemers beter in de gewenste staat van concentratie.

Daarnaast bestaat het programma uit een aantal sessies waarin de deelnemers onderling hun kennis uitwisselen. Dit resulteert al direct in 76 concrete maatregelen voor duurzame evenementen, die worden verzameld via Sendsteps.  Ook brengt iedere deelnemer in een groep van vijf zijn of haar eigen vraag te berde, om vervolgens van de tafelgenoten antwoorden en suggesties te krijgen.

Goedkope variant

Wat betreft de connectie met het wereldcongres is het wederom sappelen. Gerrit Heijkoop, bestuurslid van de Nederlandse GMIC, heeft bij de introductie al uitgelegd dat voor het welslagen van een hybride evenement een voldoende groot budget voor het virtuele gedeelte belangrijk is. Vooral het belang van dynamiek en interactie moet onderkend worden. Dat geldt zowel voor de beeldregistratie, als voor de presentatie. Een ‘digitale dagvoorzitter’, een speciale dagvoorzitter voor de online deelnemers, kan enorm helpen om de interactie te bevorderen.

Heijkoop benadrukt dat dit keer bewust is gekozen voor de goedkope variant. Neem daarbij dat door de verregaande eisen van de Amerikaanse vakbonden alleen gewerkt kan worden met één stationair opgestelde camera en dat de keynote speaker heeft gevraagd om het podiumlicht te dempen en duidelijk mag zijn dat de beeldkwaliteit en -dynamiek matig zijn.

Bij de presentatie van keynote speaker Eric Ryan is dat nog niet eens zo’n groot struikelblok. In de categorie inspirerend spreker, vertelt hij hoe hij vanuit niets zijn trendy schoonmaakmiddelmerk Method met vallen en opstaan heeft ontwikkeld en vermarkt. Hij waakt er voor dat de cultuur in zijn inmiddels uitgegroeide bedrijf creatief en rebels blijft, om als kleine speler te concurreren tegen de Procters & Gamble’s van deze wereld. Dat zijn vertoonde video’s in hub Amsterdam haperen is overkomelijk, want die worden door de deelnemers op hun meegenomen tablets en laptops opgezocht op Youtube en zo alsnog bekeken.

Als later op de avond, gevolg van het tijdverschil met de Verenigde Staten, in Chigaco het gestandaardiseerd managementsysteem voor duurzame evenementen ISO20121 wordt behandeld, dan is de beperkte beeld- en geluidskwaliteit in combinatie met de meer inhoudelijke kost funest voor de concentratie. Het late tijdstip en de after dinner dip werken ook niet mee. De smartphones, tablets en laptops worden nu voor andere zaken gebruikt.

Vergelijking met vorige editie

Om nog even het vergelijk te maken met de vorige editie, kun je stellen dat het inhoudelijke programma op de eigen locatie belangrijker is dan de live verbinding met het externe congres. Met Stutterheim als inspirende spreker en voldoende en goed aangestuurde mogelijkheden om als deelnemers onderling het onderwerp duurzaamheid aan te pakken, was deze tweede editie van de Nederlandse Sustainable Meetings Conference zeer nuttig. Het virtuele gedeelte werkte wederom meer als entourage. Om hier de meer waarde uit te halen, is een grote budget nodig en dat vraagt om meer deelnemers.