Stadsfestivals werken samen aan collectieve problematiek: 'Een feest van herkenning'

Van veiligheid tot duurzaamheid en van wet- en regelgeving tot financiële druk: het organiseren van een groot, vrij toegankelijk stadsevenement is steeds complexer. Elf organisatoren steken daarom de hoofden bij elkaar in een nieuwe vereniging. ‘Hoe meer kennis we delen, hoe sterker we staan.’ 

De Nijmeegse Vierdaagsefeesten zijn al decennialang een begrip, maar achter de schermen spelen zich steeds grotere uitdagingen af. Daarom heeft directeur Joris Bouwmeister het initiatief genomen om daar samen met andere grote stadsevenementen te sparren. Na een aantal geslaagde eerste vergaderingen is de Vereniging Grootschalige Open Evenementen (VGOE) nu officieel een feit.

Artikel gaat verder onder kader

---

Ontmoet de leden
De VGOE bestaat op dit moment uit initiatiefnemer Vierdaagsefeesten en tien andere partijen: Big Rivers Festival in Dordrecht, Deventer op Stelten, Glow Eindhoven, Koningsdag Apeldoorn, Koningsdag Arnhem, Rotterdam Unlimited Zomercarnaval, Wageningen45, Wereldhavendagen Rotterdam, het TT Festival in Assen en Zomerparkfeest in Venlo.

Het bestuur bestaat naast voorzitter Joris Bouwmeister uit Eva van der Vegt van Rotterdam Unlimited Zomercarnaval, Pieter Peerbolte van Koningsdag Apeldoorn en Chris Janssen van Wageningen45.

---

Samen sterker

In september 2023 vond de eerste vrijblijvende ontmoeting plaats tussen elf organisatoren van grote stadsevenementen. “Het was eigenlijk een feest van herkenning”, vertelt Bouwmeister, die inmiddels voorzitter is van de kersverse vereniging. “We kampen allemaal met dezelfde problematiek: hoe houd je een gratis evenement veilig en betaalbaar? Hoe regel je crowd management, hoe stimuleer je duurzaamheid en hoe ga je om met veranderende wet- en regelgeving?”

De VGOE bestaat uit elf grote binnenstedelijke evenementen, verspreid over het hele land. De enige voorwaarden voor toetreding: een minimumaantal van 50.000 bezoekers, en geen kaartverkoop. De bijeenkomsten, die nu structureel zo’n drie keer per jaar plaatsvinden, bieden ruimte voor kennisdeling en samenwerking. “We zitten nu nog echt in de eerste fase: kennis delen. Sommige uitdagingen zijn overal hetzelfde, maar andere zijn sterk afhankelijk van de locatie. Zo kent elke veiligheidsregio eigen regels en risico-inschattingen. We kunnen dus niet zomaar een model kopiëren, maar wel veel van elkaar leren.”

Naast kennisdeling en het bespreken van herkenbare knelpunten, wordt er nu voorzichtig gekeken naar gezamenlijke oplossingen. “Het zou mooi zijn als we uiteindelijk aan collectieve inkoop en sponsoring kunnen doen”, zegt Bouwmeister. “Samenwerken zou ons grotere, mooiere partners kunnen opleveren. Dat kan ervoor zorgen dat we hogere kwaliteit kunnen bieden aan bezoekers zonder dat de kosten onhoudbaar worden.”

 

Het zou mooi zijn als we uiteindelijk aan collectieve inkoop en sponsoring kunnen doen

 

Spanningsveld om stikstofwetgeving

Een belangrijk thema waar alle organisatoren mee te maken hebben, is duurzaamheid. “Vanuit ons groene hart werken we bij de Vierdaagsefeesten aan allerlei duurzame ambities, maar dat brengt ook nieuwe obstakels met zich mee”, zegt Bouwmeister. “Denk aan stikstofwetgeving waar iedereen zich nu aan moet houden. Dat betekent dat je je uitstoot wilt verminderen en dus geen dieselaggregaten in de stad wilt hebben staan. Maar accupakketten zijn volgens de brandweer gevaarlijk in onze situatie, terwijl ze op andere locaties wel gebruikt kunnen worden. Dus ja, daar zit een spanningsveld omheen.”

Uitdaging circulaire bekers

Een ander groot duurzaamheidsvraagstuk is het gebruik van circulaire bekers. “Er zijn grofweg twee opties: hardcups en softcups”, vertelt Bouwmeister. “Hardcups moeten ingenomen, gewassen en opnieuw verspreid worden. Dat is een enorme logistieke operatie. Zeker op een stadsevenement waarbinnen 150 horecapartijen allemaal op dezelfde manier moeten werken. Wij gebruiken daarom softcups: bekers die worden ingeleverd en hoogwaardig gerecycled.”

Ondanks een hoog recyclingpercentage van 70 procent voldoet het Nijmeegse systeem niet aan de voorgeschreven 80 procent. “Een kleine braderie waar slechts 10.000 bekers worden gebruikt kan misschien wel die 80 procent halen, maar de impact die wij maken is veel groter. Bij ons gaat het om 5 miljoen bekers in een week tijd. We doen het minstens net zo goed, zo niet beter, maar voldoen technisch gezien niet aan de norm. Dat is toch vreemd?”

In een poging het percentage verder op te krikken, stijgt de bekerprijs komende editie van 50 cent naar een euro. “Ik verwacht eerlijk gezegd wel dat er wat sentiment over gaat ontstaan. Zo is het altijd met verandering.” 

Maar groot oproer verwacht Bouwmeister niet. “Dat is het voordeel van zo’n vereniging: we hebben ons oor te luisteren gelegd bij andere evenementen die dat eerder gedaan hebben. Zij hebben daar geen hinder van ondervonden, en de acceptatie bij bezoekers was uiteindelijk best groot.” Wel of geen acceptatie, “wij moeten het gewoon doen om dit soort bekersystemen betaalbaar te houden.”

Vastlopen in drukke gebieden

Naast duurzaamheid is veiligheid een belangrijk speerpunt. Hoe regel je de stroom van tienduizenden mensen zonder dat er gevaarlijke situaties ontstaan? “Je kunt heel snel heel groot worden”, waarschuwt Bouwmeister. “De vierkante meters van een stad zijn beperkt, en je wilt voorkomen dat bezoekers vastlopen in drukke gebieden.”

Goede samenwerking met politie en handhaving is hierbij cruciaal. “Elke veiligheidsregio schat de risico’s anders in en hanteert eigen regels. Wat in de ene stad werkt, is niet per definitie toepasbaar in een andere stad.” De vereniging kijkt samen naar innovatieve manieren om bezoekersstromen te reguleren, bijvoorbeeld met technologieën zoals crowd monitoring via een app. “Sinds kort zetten we hier meer op in, zodat we beter kunnen anticiperen op drukte en bezoekers beter kunnen informeren.”

Structurele steun noodzakelijk

Naast duurzaamheid en veiligheid vormen ook oplopende kosten een grote uitdaging. “Iedereen staat financieel onder druk. De kosten voor evenementen zijn na corona flink gestegen”, zegt Bouwmeister. “Aangezien wij als gratis evenement niks uit een kaartverkoop verdienen, moeten al die kosten worden terugverdiend met consumpties. Maar je wilt drankjes ook niet te duur maken. Helemaal op een stadsfestival niet, waar mensen ook iets kunnen kopen in de supermarkt.” 

Naast het geld uit consumpties kon het gratis festival altijd rekenen op een stukje subsidie, sponsoring en bijdrages vanuit de horeca. “Maar ook gemeentes moeten bezuinigen en sponsoring is lastiger geworden in deze onzekere tijden.” Veertien Bevrijdingsfestivals hebben daarom al in 2023, en vorig jaar opnieuw, de noodklok geluid. “Dit soort evenementen kunnen niet zonder extra financiële steun blijven bestaan”, beaamt Bouwmeister. Maar op een eenmalige gift na, lijkt het voor de veertien betreffende steden toch echt voorbij te zijn met structurele steun. 

Een gezamenlijke toekomst

Een belangrijk speerpunt voor de VGOE is om op termijn een gezamenlijke lobby richting Den Haag te voeren. Hiermee wil de VGOE de toekomst van grootschalige, vrij toegankelijke evenementen veiligstellen. Tot die tijd staat de vereniging open voor uitbreiding en verdere samenwerking met andere steden. Want, zegt Bouwmeister: “Hoe meer kennis we delen, hoe sterker we staan.” 

---

Vergroening vraagt om aanpassingen

Ondertussen wordt er een tandje bijgezet in de voorbereidingen van de Vierdaagsefeesten van 2025. Ondanks het feit dat de feesten al 55 jaar bestaan, is het organiseren ervan niet zo simpel als een draaiboek uit de kast halen en dat opvolgen. 

“Er verandert veel in een jaar”, vertelt directeur Joris Bouwmeester. “In het kader van duurzaamheid heb je andere eisen om je aan te houden of andere wensen en ambities.” Zelfs de stad kan tussen twee edities in veranderen. “Door de vergroening in Nijmegen is geen vierkante meter meer precies hetzelfde. Al dat groen is hartstikke leuk voor 51 weken van het jaar, maar die 52e week is het even lastig.”

Voor de bezoekers zullen de veranderingen niet opvallen. Wat ze wél gaan merken, is dat de opening een nog extra Nijmeegs tintje krijgt. “We willen namelijk lokaal talent een groter podium bieden op de Vierdaagsefeesten”, vertelt Bouwmeister.

---