Spoedcursus regels rond internationale congressen

Het Onderwijscentrum Erasmus MC was een logische en eveneens verrassend mooie locatie voor het derde Associatie Symposium Rotterdam op 7 maart. De medische sector is één van de kennissegmenten waar de stad zich op richt en het nieuwe onderwijscentrum, waarvan de budgetten en bouwtekeningen overduidelijk in nog goede economische tijden zijn geaccordeerd, blijkt een mooi visitekaartje.

De deelnemers, werkzaam in de wetenschappelijke sector of bij verenigingen en in die hoedanigheid betrokken bij de organisatie van een congres, kregen een inhoudelijk programma aangeboden door Rotterdam Marketing om hen als (in de meeste gevallen) gelegenheidsorganisatoren voor te bereiden op vraagstukken waar ze tegenaan zullen lopen.

Bij de aftrap werd even kort neergezet wat Rotterdam Marketing en haar nationale evenknie Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen kunnen betekenen voor organisaties die een internationaal congres naar Nederland willen halen. Naast de nodige hand- en spandiensten beschikken beide instanties over geldpotjes om de bid- of aanloopfase te (voor)financieren en/of risico af te denken in de opstartfase van een project.

Ook hadden beide een nieuwtje te melden. Joyce Wittelaar, accountmanager associatiecongressen bij Rotterdam Marketing, kondigde de oprichting van Rotterdam Knowledge Ambassadors aan. Deze club wordt gevormd door kenniswerkers die initiatiefnemer zijn geweest van internationale congressen en als vraagbaak kunnen dienen voor nieuwkomers. Eric Bakermans van het NBTC bracht het goede nieuws dat de regels en uitvoering van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) eenvoudiger worden.

Daarna was de vloer voor Danaë Huijser van CMC-Culture & Management Consulting, die inging op de invloed van culturele verschillen op congressen. Dat die culturele verschillen van invloed zijn lijkt een open deur, maar helaas onderkennen we ze zelden. Wij mensen zoeken nu eenmaal naar herkenbaarheid en missen daarmee de signalen, verklaarde Huijser. En soms heb je gelijk, maar zie je niet het hele plaatje. Ook een bron voor miscommunicatie en misinterpretatie.

In de drie kwartier spoedcursus culturele verschillen gebruikte Huijser kwadranten als basis met assen lopend van taakgericht maar procesgericht en actiegericht naar rolgericht, of anders gezegd culturen gebaseerd op doen of denken, ik of wij. Het betoog met diverse voorbeelden uit de praktijk, werd afgesloten met een in kleuren verdeelde wereldkaart, waarbij duidelijk werd dat wij Nederlanders, samen met de Scandinaviërs een heel kwadrant claimen. Een extra reden om ons te realiseren dat onze internationale gesprekspartners zaken vanuit een heel ander perspectief benaderen.

De ochtend break en de lunch vonden plaats op de kennismarkt waar diverse locaties en dienstverleners klaar stonden voor vragen, waardoor de interactie als vanzelf ontstond.

In het tweede deel van het programma konden de deelnemers kiezen uit drie parallelsessies. Vincent van Wulfen van Meeting Management Coaching & Consultancy presenteerde de basisregels voor het organiseren van een congres. In één van beide advanced sessies gaf Janine Galjaard, directeur Keuringsraad KOAG/KAG uitleg over de impact van de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) op medische congressen. Een uitgebreid verslag hiervan vind je op Congreswereld.

Joyce Westerveld en Vincent Dielwart van KPMG Meijburg & Co probeerden in de andere advanced sessie duidelijkheid te scheppen over de BTW-afhandeling bij internationale congressen. De ‘hidden tax’, die voor een Amerikaan onbegrijpbaar is, kan de financiële resultaten sterk verminderen als later niet ingecalculeerde BTW-afdrachten worden gevorderd. Ontnuchterend was de mededeling dat ook stichtingen BTW-plichtig zijn. Kern van het verhaal van Westerveld en Dielwart was dat de hele keten van leveranciers tot deelnemers in beschouwing genomen moet worden om de juiste strategie te bepalen. Als bijvoorbeeld iedereen in die keten betaalde BTW kan terug vorderen is BTW-plicht geen probleem. ‘We gaan op zoek naar de laagste BTW-druk in de keten, met als vertrekpunt de deelnemers’, vatte Dielwart de strategie samen. Dat betekent bij medisch specialisten als doelgroep doorgaans zoeken naar een zo laag mogelijke BTW-druk in de keten, terwijl bij fabrikanten van koelkasten de BTW zoveel mogelijk tot in het eind van de keten wordt doorberekend.

Na de parallelsessies en de lunch werd het symposium zingend samengevat door Femke Mostert van Aaaaha! The Actor Factory en afgesloten door dagvoorzitter Ronald van der Heijden van Fairviews.