Spelregels voor een congresbeurs

Deelname aan een congresbeurs heeft zijn eigen spelregels. De deelnemers komen in eerste instantie voor het congres. Dat geeft een heel andere ‘mind set’ dan die van een beursbezoeker. Speel hier met je beursconcept op in.Congresdeelnemers willen tussen de presentaties door vooral netwerken en eventueel ook nog wat ontspannen. Het bezoeken van stands is doorgaans geen doel en de behoefte aan een aankoop/verkoop-gesprek of het aanhoren van een productpresentatie zal ontbreken.

Houdt de stand daarom simpel en doeltreffend en zet de standbemanning in hun netwerkmodus. Het is effectiever als jouw mensen zich onder de congresbezoekers mengen om te netwerken. De stand is meer bedoeld om naar te kunnen verwijzen en eventueel iets te tonen.

Het grote risico is dat degene die de stand bemand in een passieve houding geraakt door het tussentijds wachten en het weinig gemotiveerde bezoek. Wie de stand ‘bewaakt’ moet zich actief blijven tonen en niet in de stand wegkruipen.

Ga je wel voor veel bezoek aan de stand, zorg dan voor een concept dat geheel draait om hospitality. Stem dit af met de organisatie zodat je niet met haar netwerkactiviteiten hoeft te concurreren.

Presenteer je een nieuw product? Programmeer (en communiceer) dan een lanceermoment en vergeet daarbij niet de catering van de aanwezigen.

Tot slot: houdt ook rekening wat de positie van de congresdeelnemer is in zijn of haar organisatie. Het is niet automatisch zo dat dezelfde functionarissen van een bedrijf of organisatie die naar een beurs gaan, ook aan het congres deelnemen.