Social spaces

Interactie op beurzen, congressen en business events zou al bij de entree moeten beginnen. Daarbij is de aankleding en inrichting belangrijk om optimale interactie te creëren. Wat is de visie van creatieven, moderators en sprekers van buiten de sector?

Beurzen en congressen zijn meer dan grote hal of zaal met stoeltjes en een groot podium. Je wil dat de bezoeker ook echt deelnemer is en zich ook echt thuis voelt in de omgeving. Denk ook aan het creëren van aantrekkelijke social spaces. Het lijkt vanzelfsprekend, maar gebeurt nog lang niet altijd.

Paul Gudgin, specialist in festivalmanagement en professor of Festivals and Events en onder meer acht jaar lang de directeur van het Edinburgh Fringe Festival, weet als geen ander dat de inrichting van de locatie zeer belangrijk is en vooral de sociale ruimtes. De congresorganisator denkt volgens Gudgin in eerste instantie vooral aan de logistiek van de catering, de bewegwijzering en decoratie. Maar er komt meer bij kijken. Volgens Gudgin gaat het om een open plek met intieme settings waar je graag met de persoon naast je interacteert. Een open en uitnodigende indeling van de ruimtes, zonder te veel obstakels of afgesloten gebieden die de interactie juist kunnen belemmeren.

Eerste horde

Maar zien we dat in de praktijk ook terug? Volgens Tracy Metz laat dat nogal te wensen over. Metz is journalist, podcaster en verhalenverteller. Ze had zeven jaar een live talkshow met publiek in een theater over uiteenlopende thema’s in het stedelijk leven. Zowel als moderator, spreker én bezoeker ziet ze dat het aantal sociale ruimtes wel beter kan. “Veel hangt ook wel af van de verwachting van de bezoekers: komen ze een gesprek voeren met elkaar, komen ze kennis opdoen, of komen ze om geëntertaind te worden.”

Haar ervaring is in het algemeen dat je in een venue eerst tegen een enorme balie aanloopt. “Als je die horde hebt overwonnen, kom je in een grote wezenloze hal waar je veel tijd kwijt bent om je te oriënteren. Dat kan vaak beter, bijvoorbeeld door hosts in te zetten of goede bewegwijzering.”

Hoge borreltafels

Met name social spaces zijn volgens Metz extreem belangrijk. “Mensen komen naar events om interessante sprekers te horen, maar vooral ook om elkaar te ontmoeten. Ik zie nog te vaak alleen hoge borreltafels, terwijl je zithoeken moet creëren waar de akoestiek net even beter is.”

Daarnaast pleit ze voor een goede borrelruimte, het liefst vlak bij de zaal, met een borrelmenu dat iets verrassender en geraffineerder is dan bitterballen. Want die borrelruimte is uiteindelijk de grootste social space. Je wilt je bar of hele cateringplein dus aantrekkelijk aankleden, zorgen dat er goede doorloop en hosts zijn.

Vaak sluitpost

“Als dat slecht geregeld is, dan is dat een doodzonde”, zegt Yvonne de Jager, regelmatig moderator en dagvoorzitter op congressen en events. “Dat is juist een van de betere manieren om goede interactie te krijgen, maar het is nog te vaak een sluitpost. Iedereen wil graag netwerken tijdens de pauzes en na het event. Ik ga als moderator altijd actief op zoek naar feedback, want ik wil weten hoe de ‘doelgroep’ het ervaart.”

De Jager ziet dat de vormgeving en inrichting van social spaces enorm per venue verschilt. “Het hangt altijd samen met het budget en ambitie van de organisatie. Vaak is het zo: hoe minder publiek, hoe soberder de inrichting, foyer en catering.”

Hinderlijke akoestiek

Metz noemt ze de opkomst van breakout-sessies of workshops binnen een event. Ook daarvoor is het handig kleinere, knusse ruimtes te creëren om tot optimale interactie en creativiteit te komen. “Dan gaat het niet alleen om de attributen die erbij nodig zijn zoals whiteboards, post-its, grote vellen papier. Het zit hem met name vaak in de akoestiek. Het gebeurt regelmatig dat venues hier niet goed op in kunnen spelen en dat is met name hinderlijk als de verschillende groepjes elkaar niet goed kunnen verstaan.”

Veel variabelen

Regelmatig organiseert Farid Tabarki als oprichter van Studio Zeitgeist events voor klanten, maar hij is zelf ook spreker. Hij kan vanuit diverse perspectieven kijken naar events, hoe ze gestyled worden. Tabarki noemt zich tijdgeestonderzoeker. “Wij proberen de tijdgeest te vangen en kijken naar wat die ontwikkelingen van nu voor de komende vijf tot tien jaar kunnen betekenen. Daarin ondersteunen we organisaties en bouwen we hier ook verder aan tijdens events.” Innovatie en experiment staat daarbij voorop.

‘The mystical place where you end up at a party within the party of a party. Creating happy accidents that take you to places you never expected.’

Mysteryland 2023

Tabarki meent dat de eventstyling en inhoud altijd aan elkaar gekoppeld moeten zijn. “Wat wil je bereiken? Je kunt bij wijze van spreken ook mensen zelf hun jas laten ophangen als dat in de filosofie past van meer eigenaarschap, meer zelf doen tijdens een event. Dan kun je daar heel leuk mee spelen. Je kunt ook zeggen: onze hospitality moet een totale tien zijn, want dat past ook bij onze organisatie. Dus er zitten heel veel variabelen in.”

Innovatie lab

Mede dankzij de nieuwe technologieën kun je social spaces ook aankleden tot ruimtes voor nieuwere ervaringen tijdens je evenement, zoals bij de TED regelmatig gebeurt. Interactie ontstaat bijvoorbeeld door het neerzetten van een innovatie lab waarbij deelnemers nieuwe gadgets en tech met elkaar kunnen uitproberen. Ook gamification is volgens Tabarki een uitstekende manier om niet alleen in de zaal, maar ook daarbuiten mensen met elkaar te laten socializen.

Customer journey

Tabarki ziet eventorganisator ID&T als lichtend voorbeeld voor hoe een evenement eruit kan zien. “Jaren geleden had je rond Mysteryland en al die andere grote feesten al een enorme customer journey waarbij de bezoekers volledig betrokken werden. We zien steeds vaker dat wat ID&T al jarenlang tot in de puntjes verzorgd hebben nu ook bij andere type evenementen wordt doorgevoerd. Voorafgaand aan het event al content maken, mensen matchen, vragen stellen en na het event highlights laten zien. En tijdens het evenement veel ontmoetingsplaatsen en plekken creëren voor interactie.”

 

---

 

Tips voor het creëren van social spaces

1. Gebruik van ruimte: Zorg ervoor dat de ruimte wordt ingericht op een manier die sociale interactie aanmoedigt. Dit kan bijvoorbeeld door het plaatsen van zitplekken in cirkels of semi-cirkels, waardoor mensen eenvoudiger met elkaar kunnen praten.
2. Duidelijke routes: Zorg ervoor dat het duidelijk is hoe men van de ene plek naar de andere kan gaan. Gebruik bewegwijzering, kleuren of patronen op de vloer om routes te markeren.
3. Zichtlijnen: Het is belangrijk dat mensen elkaar en belangrijke bezienswaardigheden of punten kunnen zien vanaf verschillende punten in de ruimte. Dit helpt mensen om zich te oriënteren en vereenvoudigt interactie.
4. Flexibiliteit: Inrichting van ruimtes moet flexibel genoeg zijn om verschillende soorten activiteiten mogelijk te maken. Denk aan flexibele zitplaatsen die verplaatst kunnen worden afhankelijk van het type bijeenkomst of evenement.
5. Toegankelijkheid: Zorg dat alle ruimtes toegankelijk zijn voor mensen met een handicap. Dit betekent onder andere dat er geen trappen of andere obstakels zijn die de toegang kunnen belemmeren.
6. Rustige zones: Ondanks de behoefte aan interactie, moeten er ook plekken zijn waar bezoekers zich even kunnen terugtrekken voor rust of privacy. Dit kan een klein paviljoen zijn, of gewoon een rustig hoekje.
7. Technologie: Maak gebruik van technologie om interactie te bevorderen. Dit kan bijvoorbeeld door schermen met live feeds van presentaties, interactieve displays of zelfs apps die bezoekers helpen om te navigeren en met elkaar te verbinden.
8. Voldoende voorzieningen: Zorg dat er voldoende voorzieningen zijn zoals eten, drinken en sanitaire voorzieningen. Dit draagt bij aan het comfort van de bezoekers en maakt het gemakkelijker voor hen om langer te blijven en meer te interacteren.
9. Aandacht voor sfeer: Licht, geluid en temperatuur spelen een grote rol in hoe mensen een ruimte ervaren. Goede verlichting kan ervoor zorgen dat mensen zich comfortabeler voelen en meer geneigd zijn om te interageren, terwijl te luide muziek of een te warme temperatuur mensen juist kan afstoten.
10. Involveer de bezoeker: Zorg dat de bezoeker zich welkom voelt en onderdeel is van het evenement. Dit kan bijvoorbeeld door een welkomstpakket, interactieve spelletjes of enquêtes over de ervaring van het evenement.
11. Moedig sprekers aan om te socializen: Als een spreker wordt aangemoedigd om naar een sociale ruimte te gaan na haar of zijn presentatie dan kan hij of zij direct vragen beantwoorden. Mensen voelen zich vaak meer op hun gemak om in gesprek te gaan in een netwerkruimte dan in de zaal.