Social Media Plan voor beurzen

Nederlanders zijn zeer actief op online sociale netwerken als Hyves, Facebook, LinkedIn en Twitter. Het is dan ook een gemiste kans om deze platformen niet te gebruiken rondom uw beurs. Wie in zijn of haar netwerk ziet dat veel over een bepaalde beurs wordt geschreven, gepost, geupdate of getweet zal meer en meer het gevoel krijgen dat het de ‘place to be’ is en er dus tijd voor reserveren in zijn of haar agenda of er voor kiezen zelf deel te nemen aan de beurs.

Ook zijn de social networks een middel om vooraf te peilen welke vragen er leven bij potentiële bezoekers en exposanten en al tijdens de beurs feedback te krijgen over waar deze groepen tegenaan lopen bij hun bezoek, danwel deelname aan uw beurs.

De ontwikkelingen op het gebied van social media gaan snel en het is makkelijk om er veel tijd in te verliezen. Vandaar het volgende Social Media Plan voor uw volgende beurs als leidraad.

Stap 1: Maak een Twitter-account aan

Het Social Media Plan begint bij Twitter. Waarom? Omdat dit een fundamentele bouwsteen is voor uw aanwezigheid op de diverse online sociale platformen. Het is laagdrempelig, leidt doorgaans meer tot nieuwe contacten buiten uw bestaande netwerk en past helemaal in deze tijd van ‘sound bites’. En het is de ‘home of the hashtag’, maar dat is stap twee.

Voor een Twitter-account gelden een aantal aandachtspunten. Te beginnen de naam. Meest logische is om hiervoor de beurstitel te kiezen. De beperkingen zijn dat de naam maximaal 15 tekens lang mag zijn en alleen letters, cijfers of een underscore ( _ ) mogen bevatten. Kies in ieder geval voor een professionele naam en niet dus niet @thea438.

Sowieso is het aan te bevelen om zo snel mogelijk de eigen merknamen, bedrijfsnamen en persoonsnamen te claimen bij Twitter. Voor je het weet gaat er iemand anders met uw naam als Twitter accountnaam vandoor. Buitenstaanders houden er zelden rekening mee dat iemand anders onder uw naam tweet en zullen doorgaans denken dat de berichten van u afkomstig zijn.

Pimpen

Neem even de moeite om uw Twitter-account te ‘branden’ of ‘pimpen’. Upload in ieder geval een eigen afbeelding, vul de link naar uw website in en maak direct duidelijk waar uw beurs voor staat in de ‘bio’.

Een belangrijke afweging bij de te kiezen afbeelding is of u het logo van de beurs of een foto van uzelf gebruikt. Dat hangt af van het karakter van uw tweets. Bij een overwegend zakelijke berichtgeving en het gebruik van het twitteraccount als zendkanaal, heeft het de voorkeur om het beursbeeldmerk te gebruiken. Wie de volledige meerwaarde van Twitter wil benutten kiest voor een meer persoonlijke benadering in zowel de foto, als de tweets. Kiezen voor een mengvorm is niet aan te bevelen. Dan is het beter om twee accounts aan te maken. Een ‘zakelijke’ onder de naam van de beurs en een ‘persoonlijke’ onder eigen naam.

Neem voor een professionele uitstraling en/of een opvallende binnenkomer ook de achtergrond van uw Twitter-pagina onder handen. Hiervoor zijn diverse gratis webtools, zoals www.twitbacks.com, die u helpen die klusje eenvoudig te klaren.

Stap 2: Introduceer een hashtag

Hashtags (#naam) zijn een geweldig hulpmiddel om opmerkingen en publicaties over uw beurs te volgen en te verzamelen. Het is iedereen vrij een zogenaamde hashtag te bedenken en te gebruiken in de tweets. Het is daarom belangrijk om te zorgen dat iedereen dezelfde hashtag voor uw beurs gebruikt. En belangrijk dat u een unieke hashtag bedenkt. Kies in een vroegtijdig stadium een hashtag, controleer eerst of de hashtag nog niet gebruikt is en communiceer de gekozen hashtag vanaf het begin in alle uitingen. Of een hashtag al eerder is gebruikt kunt u controleren op hashtags.org. Daar wordt in een grafiek aangeven of, wanneer en hoe vaak een bepaalde hashtag is gebruikt.

Stap 3: Start een Youtube kanaal

Online communiceren is meer dan de 140 tekens tellende tweets. Vergeet zeker niet de communicatie via beeld. Te beginnen bij bewegend beeld op Youtube. Youtube is na Google de tweede zoekmachine op het internet. Op zich al reden genoeg om een eigen kanaal aan te maken op Youtube en hiermee bekendheid te creëren voor uw beurs.

Daarbij voegt communiceren middels video echt iets toe aan alle geschreven teksten. Niet voor niets dat veel zogenaamde virale mediacampagnes een video op Youtube als kern hebben.

Bij Youtube gelden weer dezelfde adviezen als bij Twitter. Leg uw beursnaam zo snel mogelijk vast en gebruik de mogelijkheden die er zijn om de pagina vorm te geven.

Maak pakkende video’s die de aandacht trekken en leuk of interessant zijn om te delen met anderen. Gebruik eventueel de gratis webtool animoto.com om van foto’s en filmpjes een aantrekkelijke animatie te maken.

Stap 4: Stel foto”s beschikbaar

Stel uw foto’s beschikbaar via een Flickr-account en uw (Powerpoint)presentatie via Slideshare. Door beeld en presentatiemiddelen beschikbaar te stellen via deze platformen, creëert u een online digitale bibliotheek die de vindbaarheid van uw beurs verhoogt en het voor anderen eenvoudig maakt om over uw beurs te publiceren.

Overigens moet gezegd worden dat Twitter-gerelateerde platforms als Twitpic en yfrog steeds meer de rol overnemen van Flickr als het gaat om het verspreiden/delen van foto’s.

Gebruik bij de (bewegende) beelden die u online zet, wederom de door u gekozen hashtag. Daardoor worden ze ook meegenomen in alle automatisch gegenereerde streams van de social media activiteiten rond uw beurs, die weer een basis vormen voor publicatie op andere platformen.

Stap 5: Maak van uw beurs een FourSquare-locatie

Maak ook nog een FourSquare ‘locatie’ aan. Hierdoor kunnen de gebruikers van deze ‘location based’ dienst via hun mobiele telefoon ‘inchecken’ en zo aan hun netwerk bekend te maken dat ze binnen zijn. Veel beurslocaties staan al geregistreerd als FourSquare-locatie, maar het is natuurlijker qua marketing sterker als mensen in kunnen checken op uw beurs. Ook exposanten kunnen van hun stand een FourSquare-locatie maken.

Kijk op foursquare.com/business om te zien hoe uw locatie en/of merk kunt claimen of aanmaken en promoten.

Via dit online sociale netwerk kunnen bezoekers gemotiveerd worden om langs te komen, door ze een beloning in het vooruitzicht te stellen. Al was het maar uw digitale beursbadge die zij kunnen toevoegen aan hun account of dat zij zich burgemeester van uw ‘locatie’ mogen noemen. Logisch mag zijn dat hoe hoger de beloning is, des te groter de drang om daadwerkelijk in te checken.

Het bereik van FourSquare en andere op locatie gebaseerde social networks mag dan nog beperkt zijn, maar het is zeker de moeite waard om ook hier uw domein te claimen en ervaring op te doen.

Stap 6: Begin een Facebook-pagina

Het lijkt wat laat om nu pas met Facebook aan te komen zetten, maar dit is zeker niet toevallig gekozen. De kracht van een Facebook-pagina voor uw beurs is niet alleen het grote (potentiële) bereik. Deze webtool leent zich ook uitermate om alle uitingen via bijvoorbeeld Twitter, Youtube en Flickr samen te laten komen op één centrale social media pagina. Hiermee creëert u een online social media ‘magazine’ naast uw bestaande website.

Overigens is het ook mogelijk om zelf een website te (laten) ontwikkelen waar alle eerder genoemde webtools samen laat komen. Met een Facebook-pagina plaatst u zich echter te midden van het wereldwijde sociale web en heeft u een extra marketing- en promotiemiddel in handen.

Ook een Facebook-pagina kan naar eigen inzicht ingericht worden, met onder meer startpagina’s en eigen menu’s. Dus besteed ook hier extra tijd aan de opmaak. En vergeet niet om uw beurs als evenement aan te maken op Facebook.

Is uw doelgroep (nog) zeer actief op Hyves dan maakt u natuurlijk (ook) een pagina op dit online sociale netwerk aan.

Stap 7: Profileer u op LinkedIn

Maak een LinkedIn Event aan

Zeker voor vakbeurzen is het een gemiste kans als u geen LinkedIn Event aanmaakt. Zakelijk Nederland is ruim vertegenwoordigd op deze sociale netwerksite en kan dus via deze weg kennis maken met uw beurs. Het stelt exposanten en bezoekers in staat om aan te geven dat zij op de beurs zullen zijn en daarmee maken ze promotie voor uw evenement.

Wees niet teleurgesteld als het aantal mensen ‘attending’ of ‘interested’ tegenvalt. Veel mensen vullen het ‘nog’ niet in. Uw voorregistratiesysteem is een betrouwbaarder bron als het gaat om het aantal te verwachten bezoekers. Zie LinkedIn Event puur als een gratis agendavermelding voor een brede zakelijke doelgroep.

Door middel van een bedrijfsprofiel kunt u uw organisatie zichtbaar maken op dit online sociale netwerk. Vooral richting potentiële exposanten is dit een belangrijk stuk gereedschap. Zij kunnen hier zien of ze met een serieuze, professionele partij te maken hebben. Maak dus ook een volledig Company Profile aan en stem met alle medewerkers af hoe zij zich op LinkedIn presenteren. Via het bedrijfsprofiel zijn zij immers met elkaar en uw bedrijf verbonden. Een uniforme en doordachte invulling van de persoonlijke profielen versterkt het beeld het met een professioneel bedrijf van doen te hebben.

Actief in groepen

Ook kunt u een LinkedIn Group aanmaken rond uw beurstitel. Deze zijn vooral bedoeld voor vraag en antwoord en onderlinge discussie. De ervaring leert dat LinkedIn het wat dat betreft vaak toch aflegt tegen het laagdrempeliger en dynamischer Twitter of het meer sexy Facebook. Realiseer dat als u echt interactie wilt via uw LinkedIn-groep, er veel tijd, energie, marketing en creativiteit ingestoken moet worden.

Interactie met uw doelgroep op LinkedIn kunt u vaak beter en efficiënter bereiken door zelf aan te haken en bij bestaande groepen in de branche waar u de beurs voor organiseert. Kijk dus eerst welke groepen er al zijn en kijk welke het best functioneren door zelf actief mee te doen. Plaats geen promotieberichten in deze groepen. Stel vragen en beantwoord vragen. Langs die weg leert men u en uw beurs kennen en waarderen.

Stap 8: Zet het vliegwiel in gang

Nu u uw online sociale raamwerk heeft klaarstaan is het zaak om te zorgen dat uw doelgroep u daar gaat vinden, in gesprek met u gaat, ambassadeur voor uw beurs wordt. Uw hashtag mag op geen enkel drukwerk ontbreken. Laat in al uw uitingen weten in welke online sociale netwerken men u kunt vinden. Voorzie de berichten op uw bestaande website van share-knoppen, zodat iedereen ze eenvoudig kan verspreiden binnen het eigen netwerk.

Motiveer mensen om bijdragen te leveren, door ze te vragen, door ze hulp te bieden, door ze te belonen, door zelf leuke en informatieve items te publiceren. Pas dan komt het vliegwiel van de social media werkelijk op gang.

Schakel ook de bestaande ambassadeurs van uw beurs in, zijnde de exposanten, de sponsors en bijvoorbeeld sprekers die in het inhoudelijk programma optreden. Geef hen de middelen en het podium om hun bijdragen te leveren aan de promotie van uw beurs.

Stap 9: Publiceer uw mentions

Vergeet niet het vliegwiel aan de gang te houden tijdens de beurs zelf. Bedenk dat er op dat moment de meeste content wordt gecreëerd door anderen dan uzelf. Dit levert extra ‘rumour around the brand’ op en kan reden zijn voor iemand om ondanks de drukke agenda toch maar in de auto te stappen om de beurs te bezoeken. Wees hier op voorbereid door vooraf na te denken hoe u deze stortvloed aan tweets en pics kunt stroomlijnen en publiceren, terwijl u zelf waarschijnlijk al uw aandacht nodig heeft voor de fysieke beursvloer.

Ook hier zijn weer handige, nog jonge webtools voor zoals paper.li (als digitale beurskrant) en keepstream.com (om tweets te selecteren).