Samenwerking Expohub en ''t Arendje

Expohub en 't Arendje  gaan samenwerken. Door de samenwerking kunnen circa zevenhonderd producten van 't Arendje aan de beurscatalogus worden toegevoegd. Expohub is een webapplicatie voor beursorganisatoren, en hun leveranciers en exposanten, ontwikkeld door Karen Sijbrandij van Sapra Consulting.Zodra de producten van 't Arendje via Exhohub worden besteld, ontvangt de leverancier de bestelling direct in 'zijn' portaal op expohub.nl en via de e-mail. De organisator hoeft niets te doen. Als de exposant een bestelling wijzigt, krijgt de leverancier ook hier een bericht van. In het portaal ziet de leverancier altijd de bestelling zoals deze op dat moment is. Er hoeft geen tijd meer te worden besteed aan het doorgeven van (wijzigingen van) bestellingen.

Expohub is een initiatief van Karen Sijbrandij. Het idee voor de ontwikkeling van Expohub (voorheen Fairsatile) is ontstaan tijdens een eerdere baan als beursorganisator. Sijbrandij: "Als beursorganisator signaleerde ik het probleem van de administratieve druk en papieren rompslomp die groter werd naarmate de beurs dichterbij kwam. Een zoektocht op internet leverde geen bevredigende oplossing op. Vandaar het besluit om zelf een simpele oplossing te ontwikkelen: Expohub."

"Als evenementenorganisator ben je het loket waar de exposant terecht kan voor de meest uiteenlopende zaken", vertelt Sijbrandij. "Deze zaken dienen vervolgens door de organisator doorgestuurd te worden naar haar leveranciers. Naarmate de beurs dichterbij komt gaan meer exposanten vragen stellen, of doen nog een last-minute bestelling. Ook moet je als organisator controleren of de exposanten het benodigde materiaal hebben aangeleverd en dit eventueel doorsturen naar de betreffende leverancier. Vooral voor grotere evenementen is het tijdrovend om dit voor elke exposant en leverancier in de gaten te houden en geen fouten te maken. Ik wilde hier een oplossing voor verzinnen en dat is gelukt. Expohub is gericht op het automatiseren van de informatiestroom op een dusdanige manier, dat organisatoren in de gaten kunnen houden waar hun exposanten en leveranciers mee bezig zijn, zij problemen en kansen vroegtijdig kunnen signaleren, en minder tijd hieraan hoeven te besteden. Expohub zorgt voor de automatische verdeling van bestellingen en aangeleverde bestanden naar de relevante leveranciers, wat de taak van de organisator makkelijker maakt."

"Expohub is meer dan een online beurzenhandboek", benadrukt Sijbrandij. "Expohub biedt de organisator van de beurs een tool om de gehele administratie voor zijn/haar beurs in één programma te doen. Alle informatie zit in een overzichtelijk systeem, waar iedereen (organisator, exposant en leverancier) altijd een actueel overzicht kan vinden van de stand van zaken. De organisator hoeft geen tijd meer te besteden aan het verdelen van de informatie voor verschillende partijen, dat doet Expohub automatisch. Daarnaast kan de exposant in Expohub allerhande informatie terugvinden, van beursinformatie (inclusief banners, logo's, beurshandboek en plattegrond), tot een webshop om zijn/haar bestellingen in te plaatsen, tot een overzicht van eerdere bestellingen (voor de huidige beurs, maar ook van voorgaande beurzen), tot een overzicht van wat men nog moet aanleveren (bijvoorbeeld als men een advertentie heeft besteld). Ook de leverancier kan op elk moment inloggen en zien welke bestellingen er geplaatst zijn, et cetera. Expohub is bedoeld om het administratieve proces zo veel mogelijk te automatiseren, zodat de organisator zijn/haar handen vrij heeft om de beurs beter te maken, op wat voor manier dan ook; randprogramma, meer exposanten, up-selling, en ga zo maar door."