Professoren sparren over magische congressen

Professoren en andere initiatiefnemers van internationale congressen helpen elkaar om hun wetenschappelijke bijeenkomsten magisch te maken, tijdens de educatieve bijeenkomst van het Ubbo Emmius Colleghie in Academie Minerva in Groningen.

De meerderheid van de leden van het Ubbo Emmius Colleghie (UEC) heeft één ding gemeen: zij hebben allen één of meerdere keren, al dan niet tezamen met het Groningen Congres Bureau, een succesvol, internationaal, meerdaags congres in Noord-Nederland georganiseerd. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst op woensdag 11 december 2013 wil het UEC optimaal gebruik maken van het aanwezige potentieel aan ervaringsdeskundigen. Met als thema ‘Where the magic happens’ wordt hen gevraagd naar tips om te komen tot effectievere congressen.

De deelnemers worden in drie groepen opgesplitst, die rouleren langs de drie themasessies: De spreker niet als spreker, Hidden Potential Olympics en Magical Matchmaking Tour.

 

Spreker niet als spreker

Een terugkerend advies bij de selectie en instructie van sprekers is om zelf als organiserend comité vooraf heel duidelijk te hebben wat de doelstelling is van de sessies, voordat sprekers geselecteerd en gebrieft worden.

Diverse deelnemers pleiten voor kortere sessies, maar voor echte kennisoverdracht kan een monoloog van 45 minuten, gevolgd door 15 minuten dialoog en voortgezet met een 2 uur durende masterclass altijd nog de beste optie zijn.

Is het doel om energie en inspiratie over te brengen, dan moet de spreker de zaal vooral prikkelen en bewust verwarring zaaien, om de deelnemers aan het denken zetten.

Een overgrote meerderheid van de UEC-leden pleit voor een strenge selectie van de sprekers. Een slechte spreker moet je niet uitnodigen; punt. Potentiële sprekers moeten hun manuscript maanden van tevoren aanleveren, willen ze in aanmerking komen voor een uitnodiging.  En voorbespreking met en afstemming tussen sprekers is eveneens een absolute voorwaarde.

Voor de laatste voorbereiding van de sprekers heeft een warme aanpak de voorkeur. Nodig sprekers, moderatoren en een aantal geselecteerde deelnemers uit voor een diner de dag voor het congres. Zo kan men elkaar leren kennen en in de discussiemodus komen. Ook wordt gepleit om jonge deelnemers op deze manier in contact te brengen met hun rolmodellen, bijvoorbeeld met een ontbijtsessie.

 

Hidden potential olympics

In de sessie ‘Hidden potential olympics’ gaan de deelnemers de strijd aan om het beste congresidee. Eerst wordt in tweetallen één idee gegenereerd, die vervolgens per SMS of via de speciale webpagina worden ingediend. Daarna volgt een stemronde om de twee beste ideeën te selecteren. Die worden door de bedenkers via een korte pitch nader uitgelegd, waarna wederom via stemming de winnaar wordt bepaald.

In de eerste groep wint de Conference Twitter. Beeldschermen in de gangen van het congresgebouw, waarop de tweets van de deelnemers worden getoond. Op die manier wordt het doorgaans onbenutte potentieel  van de deelnemers gebruikt en het is tevens een communicatiemiddel van en naar de organisatie (sessie X begint over 10 minuten in zaal 1; de broodjes zijn lekker; in zaal 2 is het warm en benauwd).

De tweede groep gaat uit van een veel conservatiever publiek, waarvan het merendeel helemaal niet bereid is om actief te participeren. Hier wint de werkvorm Expert Panel, waarbij één expert een mening poneert en een panel van andere experts hierop reageert. Belangrijk is om van tevoren de discussiepunten te formuleren met de expert, panel en eventueel het publiek en vooral ook de zaal uit te dagen om mee te doen in discussie.

De derde winnaar van de dag is het Conference Café. In een kleine groep, in café-setting , wisselen één expert en een aantal geïnteresseerden van gedachten over een onderwerp. Het moet een sfeer van geven en nemen zijn – vragen stellen, suggesties brengen – waardoor zowel de expert als de deelnemers met nieuwe kennis naar huis gaan. Aan het einde van elke sessie wordt een kort bericht gemaakt, bijvoorbeeld via twitter, over het resultaat.

 

Magical Matchmaking Tour

De laatste uitdaging was duidelijk de zwaarste voor de deelnemers. In de Magical Matchmaking Tour gaan zij wederom de strijd aan. Twee teams moeten het Groningen Congres Bureau adviseren over een congres met als thema:  ‘De besteding van de aardbevingsgelden in het Noorden van Nederland voor het aanleggen van een skiberg met Olympische allures’. Als extra hindernis is het budget vastgesteld op nihil.

Het blijkt een lastige klus omdat de doelstelling van het congres onduidelijk en dus vrij interpreteerbaar is. Hier gaat dan ook veel tijd en denkkracht aan verloren.

Dus we laten het bij de belangrijke tip om zowel draagkracht te genereren en budget te besparen: Identificeer een aansprekende geestelijke vader/moeder als trekker van het congres.