Postillion Panel: overleven hybride events na corona?

Door corona werden meetings met grote groepen mensen ineens onmogelijk. Hybride events bleken dé oplossing om veel mensen te verbinden, maar toch anderhalve meter afstand te garanderen. Een kleine groep op locatie en de rest achter een scherm. Nu corona lijkt te zijn uitgewoed, dringt zich de vraag op of de hype van hybride voorbij is. Of is het gewoon een functionaliteit die helemaal past in onze steeds sterker digitaliserende samenleving?

Erik-Jan Ginjaar, algemeen directeur van Postillion Hotels Nederland:

“Online meetings zijn natuurlijk here to stay. Ook voor corona was Zoom in opmars en voor de korte doorsnee overlegmomenten is het niet meer noodzakelijk om bij elkaar in een zaal te gaan zitten. Een snelle online call is immers functioneel en cost effective. Hybride events zijn echter totaal iets anders. Wij zien dat met name associaties ook hybride bijeenkomsten hebben omarmd gedurende covid. Het was voor hen een ideale oplossing om aan hun verplichte bijeenkomsten te voldoen en al hun leden te bereiken, met zeer wisselend resultaat, om twee redenen.

In principe organiseer je twee events, één live en één online. De ervaring leert dat het uitdagend is de twee te integreren. Als je het goed wil doen dan heb je het effectief over een tv-productie on site, om ervoor te zorgen dat de online deelnemer naar een kwaliteitsproduct zit te kijken. Tegelijkertijd wil je de live-deelnemer een event bieden zoals die dat gewend is. Live, inspirerend en met veel interactie. Zowel in duur (een online deelnemer houdt een congres van een dag vaak niet vol) als in opzet is het een grote puzzel. De vraag is of je het beoogde resultaat van je event, de gewenste verandering bij de deelnemer, op deze manier bereikt. In de huidige opzet en met de huidige kwaliteit denk ik van niet.

Dan zijn er nog de kosten. Bij wie komt het bonnetje te liggen? Bij de organisator en bezoeker, de locatie, of bij de AV-partij? Voor alle partijen staat het verdienmodel onder druk. Zo lang we daar geen oplossing voor hebben blijft hybride een aanvulling voor tijdens Covid of andere calamiteiten, en blijft het een beperkte plaats innemen in het meetinglandschap.”

Maarten Schram, managing director van IDEA:

“Hybride events zijn ook na corona nog steeds relevant. Alle faciliteiten bestonden al jaren, maar werden tot de uitbraak van de pandemie nog niet heel veel ingezet. Je kunt er effectief je bereik mee vergroten, bijvoorbeeld door een internationaal publiek op afstand te laten meekijken. Ook leent het zich goed voor kennisoverdracht. Als je daarentegen experience, ervaring en emotie wilt genereren, dan zijn online events lastiger en prevaleert ‘live’. Hybride werd een heel grote toekomst toegedicht, maar de realiteit is toch wat genuanceerder. Het lastige van hybride events is dat je eigenlijk twee evenementen tegelijk organiseert. Enerzijds ontvang je een live publiek in een fysieke omgeving, maar anderzijds ga je de bijeenkomst ook livestreamen voor het publiek op afstand. Dit betekent veel aandacht voor je live-setting, alsmede voor de digitale wereld. Dat vraagt soms om lastige keuzes en in de meeste gevallen om dubbel budget. Tijdens onze eigen Experience Conference in 2021 hebben we ervaring kunnen opdoen. Je wil zowel het live- als het online publiek direct aanspreken. Daarom hadden we een live-host op het podium en sprak ikzelf vanuit een studio het online publiek toe. Een evenement livestreamen is ook echt niet hetzelfde als televisie maken. Een tv-programma wordt primair gemaakt voor de kijkers thuis; het publiek in de zaal zit er vooral bij als klapvee. Bij events werkt dat echt anders, want de zaal is traditioneel leading. In plaats van een livestream kun je ook tijdens het fysieke evenement goede content maken die je na afloop van de bijeenkomst deelt.”

Ariën van Wetten, senior marketingmanager Benelux van IT-bedrijf Datto:

“Online events zijn in coronatijd belangrijker geworden en dat zal zeker zo blijven. Wel stuit je dan op verschillende problemen. Allereerst is het consumeren van content veranderd: à la Netflix kijken we bij voorkeur wanneer het ons uitkomt. Daarom is het vaak beter om een webinar als stream aan te bieden, niet als live-event. Sowieso zijn we gestopt met webinars van een uur. Die zijn veel te lang en worden zelden integraal teruggekeken. Een halfuur is echt het maximum, zeker als het gaat om streaming. En wat ook belangrijk is: de kwaliteit. We nemen al onze webinars op in een tv-studio. Qua hybride events zijn wij er geen voorstander van om naast de fysieke bijeenkomst ook meteen live een online event te houden. Liever nemen we bepaalde onderdelen op en zenden die later uit. We kijken naar een mogelijkheid om dat terugkijken toch ook interactiever te maken. Denk daarbij aan een platform waar je je inschrijft voor een webinar en daarbij je eigen tijdslot kunt kiezen. Ongeacht dat tijdslot kun je gewoon vragen stellen aan de host. Die ontvangt alle vragen en reageert per mail, indien mogelijk al tijdens de terugkijksessie. Dat is wat mij betreft de ultieme vorm van hybride.”

Postillion Panel is de nieuwe naam van het expertpanel van vaktitel Conference Matters. De redactie produceert dit expertpanel in samenwerking met Postillion Hotels.