Postillion Panel: wat zijn de meetingtrends van 2023?

Welke meetingtrends gaan 2023 fundamenteel veranderen? Als jaarafsluiting vroeg Conference Matters aan het eigen netwerk van vakexperts wat voor ontwikkelingen zij verwachten in het nieuwe jaar als het gaat om congressen, meetings, vergaderingen en zakelijke events. Lees hun inzichten in het laatste Postillion Panel van 2022.

Mirjam van de Kamp, Director of Conventions van het Rotterdam Ahoy Convention Centre:

“Fundamenteel vind ik een groot woord. Er zijn bewegingen die we in 2022 zien, die ook volgend jaar zullen doorzetten en zullen groeien. Onze markt kent uitdagingen en kansen. Om de uitdagingen, zoals verhogingen van kostprijzen, energiekosten en tekort op de arbeidsmarkt, het hoofd te kunnen bieden, is het noodzakelijk om met opdrachtgevers op een transparante wijze samen te werken, op te trekken als partners. De zakelijke meetingmarkt lijkt volledig te herstellen in 2023 of zelfs groei te laten zien, echter met nieuwe parameters en onzekerheden. Hoe spelen we hierop in? Hoe gaan we hiermee om? Hoe zorgen we dat we maximale flexibiliteit kunnen geven zonder rentabiliteit en succes voor beide partijen uit het oog te verliezen? Samen optrekken is dan noodzakelijk.

Aan de kansenkant zien we heel duidelijk dat de waarde van persoonlijk ontmoeten belangrijker is dan ooit. Het gemak van zakendoen in een face-to-face omgeving is cruciaal. Ook ontstaan er mooie technologische toepassingen, waardoor nieuwe eventformats en digitale toegankelijkheid kunnen groeien.

En als laatste is het verduurzamen van events iets wat niet meer weg te denken valt. De wens is groot om markt CO2-neutraal te maken. Hiervoor worden dan ook veel initiatieven ontplooid en zie je dat iedere opdrachtgever, locatie en leverancier stappen maakt om tot een betere toekomst te komen. Ook op dit vlak geloof ik in de kracht van samenwerken en kennisdelen. Zo maken we event per event deze wereld een beetje duurzamer.”

Peter van der Veer, ondernemer, voormalig CEO van Ahoy en COO van Jaarbeurs Utrecht:

“Je kunt je bijna niet meer voorstellen dat onze mooie sector een jaar geleden nog volledig in een gedwongen lockdown zat. De sector is weer vol in bedrijf maar de inhaalslag zal waarschijnlijk nog jaren duren om volledig te herstellen. Dat ligt zeker niet aan de behoefte van persoonlijke ontmoetingen die haar meerwaarde ten opzichte van virtuele events ondubbelzinnig hebben aangetoond. Ook het hybride organiseren, in plaats van puur fysiek is in de praktijk buitengewoon lastig. Toch kunnen en moeten we niet terug naar het ‘oude’ live. De enorme inflatie en energietarieven, maar ook de grote tekorten aan personeel en materialen bepalen momenteel de agenda voor onze sector. Volgens het Centraal Bureau Statistiek waren er aan het einde van derde kwartaal 450 duizend openstaande vacatures in Nederland. Er zijn geen betrouwbare cijfers bekend voor onze sector maar dit zijn er snel tienduizenden.

Ondanks deze grote obstakels heerst er vertrouwen en zien we veel (nieuwe) initiatieven. Duurzaamheid is geen keuze maar een must. Technologie is volledig geadopteerd en brengt interessante nieuwe mogelijkheden zoals augmented reality en virtual reality. Het gebruik van social media brengt nieuwe marketingopties en engagement. De 25 jaar oude quote ‘content is king’ is relevanter dan ooit. Focus op onvergetelijke en unieke ervaringen en maak creativiteit en return on events eindelijk meetbaar. Het wordt voor onze sector in alle opzichten een interessant en mooi jaar, 2023 wordt het jaar van het ‘nieuwe’ live.”

Erik-Jan Ginjaar, algemeen directeur Postillion Hotels Nederland:

“Ik denk dat het herstel van de congresmarkt nog niet volledig is. We zien aan de pijplijn voor 2023 dat de vraag groot blijft voor live-meetings. De behoefte om elkaar live te ontmoeten is evidenter dan ooit. Blijft alles hetzelfde dan? Ik denk het niet.

Allereerst zien we een aanzienlijke verkorting van de leadtijd. Mijn verwachting is dat die niet meer terug gaat naar het niveau van voor de pandemie. Waar we voor corona aanvragen voor congressen voor 600 tot 1.000 personen minimaal zes maanden van tevoren binnen kregen, kijken we nu niet meer raar op als een organisator ons benadert voor een groot congres over drie maanden. De krapte aan de ‘plannerzijde’ zal daar zeker mee te maken hebben en daarnaast de inhaalslag waar we ons nog steeds in bevinden. Maar het is ook ‘gewoon’ geworden.

Corona heeft alternatieven opgeleverd voor live samenkomen. Voor het kijken naar een Excel-sheet hoeven we het vliegtuig natuurlijk niet meer in, dat kan gewoon online. Hybride meetings hebben nog een ontwikkeling door te maken, met name in het businessmodel, maar ook die zijn niet meer weg te denken. Toch verwacht ik in 2023 meer live-events dan in 2019, alleen met een ander beginpunt. Het automatisme van het jaarlijkse live-congres, ‘op de manier zoals we het altijd deden’ is weg. De vragen ‘Waarom doen we dit?’ en ‘Wat levert het ons op?’ gaan vooraf aan de keuze voor live of online. De keuze voor live is een meer bewuste. Vanuit ROI en natuurlijk ook vanuit duurzaamheidsoverwegingen. Dat vergt een sterk ontwerp waarbij deze thema’s het fundament zijn. Dat zien we terug in het aantal aanvragen voor sessies in ons Event Design Lab in Den Haag.”

Willem de Kok, directeur van MartiniPlaza:

“In 2022 merkten wij dat na corona de markt zich traag herstelde. Pas na de zomer volgden congressen en zakelijke bijeenkomsten elkaar in hoog tempo op. Dat is tegelijkertijd ook het probleem. Het aanbod van met name zakelijke events is erg groot en de traditionele bijeenkomsten van de gebruikelijke platforms worden minder goed tot slecht bezocht. De programmering moet daardoor anders. Dat zit in eerste instantie in de te leveren content maar ook in de gehele productie. Het is goed om thema’s te presenteren die de nodige urgentie in zich hebben. En dan vooral geënt op de belangstelling van de doelgroep en niet alleen van de zender. Kortom, hoogwaardige content (zwaardere programmering, sterke sprekers) in combinatie met een verrassende productie (meer beleving).

Het aanbod is weer geheel terug op live-communicatie. Daar waar gedurende de coronacrisis de communicatie grotendeels online verliep, is er grote behoefte elkaar weer live te ontmoeten. Bij congressen is de online component aanvullend. Er wordt zodoende een groter bereik gecreëerd. De techniek hiervoor heeft gedurende de crisis een boost gekregen en het concept is blijvend. Daarnaast is timing een steeds belangrijker issue. Niet alle dagen en momenten zijn geschikt om de zakelijke doelgroep uit te nodigen. Ontbijt en lunch zijn bij ons favoriet. Binnen de congresmarkt zien we dat er nog wat terughoudend is op de internationale markt. Dit komt uiteraard door Covid en Oost-Europa. Er zijn echter meer regionale en landelijke initiatieven en thema’s.”

Gebert Janssen, oprichter Event Architect en docent TIO:

“De wijze waarop meetings momenteel worden gehouden, zal na 2023 waarschijnlijk drastisch veranderen. Hiervoor zullen verschillende ontwikkelingen verantwoordelijk zijn. Allereerst de bewustwording van de klimaatveranderingen, waardoor er anders gekeken zal worden naar het reizen naar een meeting. Is het echt noodzakelijk of kan het ook anders? Ten tweede de opkomst van de technologische ontwikkelingen, waardoor er meer vertrouwen ontstaat om een meeting virtueel te organiseren. Virtuele meetings zijn tenslotte efficiënter, kosteneffectiever en stellen mensen in staat om overal samen te werken. Deze verschuiving in meetingtrends zal zich de komende jaren waarschijnlijk voortzetten, wat zal leiden tot een grotere afhankelijkheid van virtuele technieken en de ontwikkeling van meer geavanceerde software om deze te vergemakkelijken. De afweging om voor een virtuele meeting te kiezen wordt hierdoor gemakkelijker.

Een van de grootste veranderingen in 2023 zal het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) zijn. AI wordt gebruikt om alledaagse taken te automatiseren, zoals aanwezigheidsregistratie en het instellen van herinneringen, waardoor er tijd vrijkomt voor belangrijkere taken. AI kan ook worden gebruikt om gegevens van virtuele meetings te analyseren, wat waardevolle inzichten oplevert over hoe deze kunnen worden verbeterd. Een andere belangrijke verschuiving in bruikbare trends is het toegenomen gebruik van augmented reality (AR) en virtual reality (VR). AR en VR kunnen worden gebruikt om virtuele meetingruimten te creëren, zodat deelnemers in een realistische omgeving met elkaar kunnen communiceren. Deze technologie biedt een andere ervaring waardoor de beleving tijdens het gebruik van deze technieken al veel meer de realiteit benadert. Doordat de vraag zal toenemen naar de genoemde technische ontwikkelingen kunnen we ervan uitgaan dat het aanbod zal toenemen en verbeteren.”

Catherine Kalamidas, accountmanager Congresses & Events bij Rotterdam Partners:

“De internationale MICE-industrie begon in 2020 aan een belangrijke periode van zelfreflectie. De vereiste verschuiving naar nieuwe bedrijfsmodellen en event-formats liet zien dat verandering mogelijk is en goed kan zijn. Nadat er twee jaar lang plotseling een hoofdrol was weggelegd voor digitalisering, zien we inmiddels dat technologie weer één van de middelen is die een organisator tot zijn beschikking heeft. Gebleven is het bewustzijn over de impact van de vele reisbewegingen in de evenementenwereld – zowel naar de stad van bestemming toe, als daarbinnen. Dit gaat voor een wezenlijk andere benadering zorgen. Waar voorheen de klantvraag leidend was voor mobiliteit en bereikbaarheid, zullen in de toekomst de duurzaamheidsambities van de stad het uitgangspunt zijn.

In Rotterdam, bijvoorbeeld, betekende de focus van de stad om een leider te zijn in de energietransitie ook dat onze locaties en event-infrastructuur het beste moesten weerspiegelen van wat de triple helix ons kon bieden. Toekomstgerichte infrastructuur die de stad in staat stelt haar klimaatambities te verwezenlijken en waar tegelijkertijd de klant van profiteert in de vorm van een evenement met een zo klein mogelijke footprint. Steden zullen ook streven naar evenementen die een duidelijke legacy achterlaten en positieve impact hebben op de stad. Het aantrekken van congressen zoals het World Energy Congress en de World Hydrogen Summit sluiten perfect aan bij de Rotterdamse ambities om voorop te lopen in de energietransitie. Zo ontstaat een nieuwe kijk op samenwerking tussen de stad en de drijvende krachten achter het evenement, die leidt tot grotere kansen voor het lokale ecosysteem. Tegelijkertijd creëren ze een omgeving waarin de organisator van het evenement zijn eigen missie kan verwezenlijken, wat op lange termijn resulteert in een meer doelgerichte evenementenbranche.”