PCO wordt spin in het web

Internationale associaties zien hun Professional Conference Organiser (PCO) niet alleen als logistieke dienstverlener voor hun conferenties. Ook voor de (her)structurering van de vereniging wordt vaak een beroep gedaan op de PCO.

De ‘core PCO’, of populair gezegd de meereizende Professional Conference Organiser, is al een langer bekend fenomeen bij internationale congressen die telkens een ander land aandoen. Voor de organiserende associatie biedt deze vaste partner het voordeel van elkaar door en door kennen. Een belangrijk punt bij een tijdkritische en veelomvattende productie dat een congres nu eenmaal is.

Die hechte band die door de jaren is ontstaan heeft geleid tot het besef dat veel zaken die rond een congres spelen, deel zijn van de dagelijkse activiteiten binnen een vereniging. En dat verenigingspolitiek zijn weerslag heeft op de organisatie van een congres. Daarmee is de PCO als het ware de organisatie ingegroeid.

Executive office

“Door de toegenomen professionalisering van de associaties wordt er meer structuur gezocht in alles wat met membership te maken heeft”, vertelt Michelle Labouchere van Eurocongres.
“Wij als PCO worden dan vanwege onze expertise benaderd om het executive office te voeren of om te helpen een beleid te ontwikkelen.”

“Omdat we actief zijn voor diverse verenigingen, zien we de verbanden”, stelt Ruud Janssen van Congrex. “Zo herken je de patronen van dingen die zich voordoen en welke oplossingen daarvoor zijn. Daardoor krijgen wij steeds vaker de vraag naar consultancy-diensten die los staan van het congres.”

Registratiesystemen ontoereikend

Een logisch voorbeeld is leden-administratie en documentenbeheer. Dit ligt in het verlengde van de deelnemersregistratie en abstracthandling die bij de congressen wordt uitgevoerd. Door de beschikbare kennis en ervaring is de PCO de ideale partner voor de associatie om deze informatiestroom ook binnen de vereniging te optimaliseren.
Wat overigens niet wil zeggen dat de PCO simpel het eigen automatiseringssysteem binnen de vereniging kan introduceren, waarschuwt Labouchere. “Congresregistratiesystemen zijn vaak niet toereikend voor wat de klant aan informatie wil hebben. Er ontstaat steeds meer vraag naar pakketten waarin meer toepassingen mogelijk zijn voor registratie en abstracthandling. Die informatie moet door systemen van andere dienstverleners beschikbaar zijn en altijd hergebruikt en herbezocht kunnen worden.”

Klassieke marketing werkt niet

Marketing is ook een speelveld waar de PCO zich thuis voelt en van die kennis willen verenigingen mee profiteren. Principes die opgaan bij het werven van congresdeelnemers gaan immers ook op voor het werven van nieuwe leden. Daarnaast heeft de PCO behoefte aan meer marketingmethoden die om een meer beleidsmatige aanpak vragen.
Ruud Janssen: “Er komt steeds meer concurrentie wat betreft congresbezoek. De klassieke methode van ‘first announcement, second announcement en website registration’, werkt niet meer. We kijken steeds vaker los van een concreet congres met de associatie naar hoe we aansluiting kunnen vinden bij de doelgroep. Daarin wordt niet alleen meer het jaarlijkse congres meegenomen, maar ook kleinere bijeenkomsten gedurende het hele jaar.”
De core PCO kan daarnaast alvast vooruit kijken naar opkomende destinaties die een participerende gastheer kunnen zijn voor een congres. “Zie PicNic, het New Media congres”, geeft Janssen als voorbeeld. “De stad Amsterdam gebruikt het evenement om de stad te vermarkten. Je moet dan wel de weg weten in de congreswereld en contacten hebben bij die destinaties.”

Fiscale kennis

“Er komen ook veel vragen binnen over fiscale zaken en alles wat daarbij komt kijken”, vertelt Mariëtte Helmann van Eurocongres. Te denken valt aan de verschillen tussen diverse landen op fiscaal gebied en BTW-afhandeling bij internationale transacties. “Maar bijvoorbeeld ook hoe de board verzekerd kan zijn tegen aansprakelijkheid”, aldus Helmann. “Dat is voor een internationaal opererende associatie moeilijk te doorgronden. Wij hebben die kennis ook niet altijd in huis, maar weten wel waar je die moet halen.”

Spin in het web

“Je kunt gerust stellen dat we adviseur zijn op veel bredere en diepgaandere gebieden dan voorheen“, vatten Helmann en Labouchere samen. “De organisatie van het congres is nog steeds het allerbelangrijkste, maar we worden ook steeds meer de spin in het web van de vereniging.“ Waar de grens ligt kunnen ze niet voorspellen. “Het is een kwestie van meegroeien en je blijven ontwikkelen. Vooral pro-actief blijven. Vroeger had je een geslaagd congres georganiseerd, maar wist je dat de opdrachtgever de komende tien, vijftien jaar niet meer naar Nederland zou komen en was je hem kwijt. Nu kun je hem behouden door over de hele wereld het congres te organiseren en te helpen met andere vraagstukken binnen de vereniging.”