‘Het organiseren voor opdrachtgevers wil ik zo lang mogelijk buiten de deur houden’

Medilex en Medilex Onderwijs in Zeist organiseren 120 eigen congressen en cursussen per jaar. Geen enkele daarvan – geen enkel onderdeel zelfs – wordt gefinancierd middels sponsoring of opdracht. Anno 2015 een unicum in de congreswereld. Directeur Olaf Laurs houdt, als Galliër tussen de Romeinen, moedig stand.

Als iemand onafhankelijkheid hoog in het vaandel heeft, dan is het Olaf Laurs wel. We spreken hem in zijn huis aan de gracht in hartje Utrecht. Van buiten een historisch pand, van binnen modern en van alle gemakken voorzien. “Als student kwam ik graag in deze buurt en zei tegen mijn vrienden dat ik er graag zou willen wonen. Toen we het ons konden veroorloven hebben mijn vrouw en ik dit huis gekocht.” Het zegt veel over de doelgerichtheid van Laurs, en over zijn drang naar autonomie. Ook op zakelijk gebied wil hij zich in vrijheid kunnen bewegen.
Zijn congresbureau Medilex in Zeist organiseert uitsluitend eigen congressen. Een unicum in de congreswereld. “We organiseren 120 congressen en cursussen per jaar op het gebied van zorg en onderwijs”, vertelt de directeur/eigenaar. “Voor al onze titels geldt dat we de onderwerpen zelf bedenken en dat er geen enkele vorm van sponsoring aan te pas komt. Het organiseren voor opdrachtgevers wil ik zo lang mogelijk buiten de deur houden.”

Tandpastamerk

“Wat wij doen is heel bijzonder”, gaat Laurs verder. “Dat zou niet zo moeten zijn, maar het is helaas wel zo. Ga maar eens zoeken naar een congresbureau dat onafhankelijk is. Die vind je niet. Ofwel het congres wordt georganiseerd in opdracht van een commerciële partij, ofwel het congres wordt gesponsord door meerdere partijen, ofwel één of meerdere sprekers blijken aan de opdrachtgever of sponsor gelieerd te zijn. Zo kan het gebeuren dat je als bezoeker van een mondzorgcongres – om maar wat te noemen – zit te luisteren naar een vertegenwoordiger van een tandpastamerk. Om precies te zijn: van het tandpastamerk dat het meest heeft betaald om een spreker te mogen leveren. Dat soort praktijken, daar erger ik me groen en geel aan. Ondertussen moeten wij onze congresgasten uitleggen dat ze bij ons inderdaad iets meer moeten betalen, maar dat ze dan wel een honderd procent onafhankelijk congres bezoeken waarbij de sprekers zijn getoetst op integriteit en deskundigheid.”

Perfectionist

Medilex werd in 1988 opgericht door de ouders van Laurs. Beiden waren werkzaam als jurist. “Mijn vader werkte aan de universiteit van Utrecht, faculteit gezondheidsrecht. Mijn vader is een hele intelligente man, een perfectionist ook. Hij kon slecht met autoriteit omgaan. Na een arbeidsconflict – niet de eerste – begon hij voor zichzelf. Hij was toen 56. Bij de universiteit bestond een groot deel van zijn werk uit het creëren en organiseren van congressen en daar ging hij mee door.”
“In de ouderlijke slaapkamer in Utrecht werd een werkplek ingericht en Medilex – een vriend van mijn ouders bedacht de naam, een samenvoeging van ‘medisch’ en het Latijnse woord voor ‘wet’ – was een feit. Mijn vader ontwikkelde de inhoudelijke kant van de congressen en mijn moeder regelde de organisatorische kant. Het liep meteen goed.”
“Als er ‘bulkwerk’ verricht moest worden, werden mijn zus en ik ingeschakeld. Zaten we met z’n allen aan de keukentafel. De één vouwde de brieven, de ander stopte ze in de envelop, de volgende plakte de postzegel…” Zo kreeg Olaf Laurs het congresvak met de paplepel ingegoten.

Studentenleven

In de voetsporen van zijn ouders ging hij rechten studeren. Eerst in Utrecht, daarna in Amsterdam, maar het werd niks. Al is Laurs de laatste die zegt dat het verloren jaren waren. “Integendeel: ik heb enorm van het studentenleven genoten. Ik heb er vrienden voor het leven aan over gehouden.”
Op de Hogere Hotelschool in Maastricht kwam de Utrechter beter tot zijn recht. Nagenoeg cum laude studeerde hij op zijn 27e af.
Aan zijn stage bij Medisch Centrum Haaglanden hield hij meteen een baan over. “Ik kon zo aan de slag als unit coördinator van een afdeling, met twintig mensen onder me. Ik zei dat ik er nog even over na moest denken en ging naar mijn vader. Als kind had ik al het hoogste woord over hoe ik de zaken aan zou pakken. En als je tien jaar verkondigt dat je het beter kan, moet je het ook waarmaken. Kortom, ik wilde in de zaak en mijn ouders wilden het er wel op wagen.”

Conflicten

Laurs: “Mijn ouders werkten na vijftien jaar nog steeds met z’n tweeën. Ze hadden wel geprobeerd mensen aan te nemen, maar het werkte niet. Mijn vader was slecht in samenwerken. Hij wilde dat alles op zijn manier ging. Maar daar hoef je bij iemand met academisch niveau niet mee aan te komen. Dus binnen de kortste keren ging zo iemand er weer vandoor.”
“En toen kwam ik. Zoals bij veel familiebedrijven, was het samenwerken met mijn vader niet makkelijk. Hoeveel conflicten we wel niet gehad hebben! Vijf keer heeft hij me op staande voet ontslagen. En mijn moeder maar proberen de boel te sussen. Maar the bottom line is dat ik ongelooflijk veel van hem geleerd heb.”
Door de komst van Olaf veranderde er veel bij Medilex. Er werd geautomatiseerd, nieuwe werkmethodes werden ingevoerd en er kwamen mensen bij. Het bedrijf groeide uit zijn jas en verhuisde naar Zeist. Na vijf jaar groei hadden vader en moeder Laurs genoeg vertrouwen in hun zoon om het bedrijf volledig aan hem over te dragen.
Het eerste dat Laurs deed is een langetermijnstrategie uitzetten. “Ik wilde een brede basis creëren. Dat het bedrijf ook functioneert als ik er niet ben. Bij ons thuis was het vroeger altijd spannend. Stel dat mijn vader iets zou overkomen? Dan hadden we geen inkomsten meer. Die angst was gegrond, bleek later. Vlak voordat ik erbij kwam, konden mijn ouders de zaak voor een prachtig bedrag verkopen. Maar de koper zag er vanaf omdat het bedrijf zonder mijn vader niks was. Toen ik in 2008 directeur werd, ben ik langzamerhand de werkvelden gaan uitbreiden. Niet alleen cure en care, maar zorg en welzijn in de breedste zin van het woord. Verder richten we ons op gemeenten, detentie, juristen, arbeidsdeskundigen en onderwijs. We hebben nu dertig mensen in dienst.”

Zelfsturend bedrijf

Hoewel het Medilex voor de wind bleef gaan, werd Laurs daar niet evenredig gelukkig van. “Net als mijn vader vond ik het moeilijk om zaken uit handen te geven. Ik bemoeide me overal mee en controleerde alles. Sollicitaties, software, boekhouding, de inrichting, inhoud en organisatie van de congressen… Weken van zeventig uur waren normaal. En als ik vijf dagen per jaar vrij was, was het veel.”
Ook de medewerkers voelden zich er niet senang bij. Tijdens een hei-sessie zonder directeur kwamen ze tot de conclusie dat Medilex een zelfsturend bedrijf moest worden. Laurs, die zoals gezegd onafhankelijkheid hoog heeft zitten, was meteen voor. De herstructurering werd in gang gezet.
“Sinds 2012 werken de medewerkers in zelfsturende teams en regelen ze alles zelf”, vertelt Laurs. “Ze bepalen zelf de congresonderwerpen, nemen zelf mensen aan en als er nieuwe computers of iets dergelijks nodig zijn, dan kopen ze die. In het begin bemoeide ik me echt nergens mee en gaf al helemaal geen ongevraagd advies. Als de directeur zegt: ‘Dat kun je ook zo doen’, wordt dat toch zwaarder opgevat dan als een andere collega het zegt. Dat wilde ik niet. Het gevolg was dat er maandagen waren dat ik om vier uur ’s middags dacht: ‘Wat zal ik de rest van de week eens gaan doen?’.”

Fouten durven maken

“Je moet mensen fouten durven laten maken. Doe maar, probeer maar. Natuurlijk dacht ik af en toe: ‘Dat onderwerp wordt helemaal niks. Dat gaat tienduizend euro kosten!’ Soms had ik gelijk en was het slikken. Soms pakte het juist goed uit. Als dat gebeurt, voelt het extra fantastisch.”
“Er gingen ook dingen mis. Een werknemer die de kantjes ervan af liep en door niemand tot de orde werd geroepen. Uiteindelijk keken ze naar mij. Zo van: ‘Hé directeur, doe er eens wat aan.’ Dat had ik niet verwacht. Die medewerker heb ik naar huis gestuurd en we hebben erover gepraat. Als iemand nu niet goed functioneert, wordt diegene erop aangesproken. Je leert van je fouten.”
“Wat ik heb ontdekt is dat een volledig zelfsturend systeem niet bestaat. Tegenwoordig ben ik weer veel meer op kantoor. Eerst vooral als een soort vraagbaak en trouble shooter. Maar van die korte termijnklusjes kreeg ik geen voldoening. Ik merkte zelfs dat mijn concentratievermogen afnam, kon met moeite nog een film afkijken of een boek lezen. Daarom organiseer ik weer eigen congressen. Me een onderwerp eigen maken, het programma samenstellen, sprekers benaderen… van A tot Z alles in de hand hebben. Heerlijk vind ik het. Als deelnemers er dan hun waardering over uitspreken, geeft dat een kick. Ik was bijna vergeten hoe leuk het is om intellectuele feestjes, zoals ik congressen graag noem, te mogen organiseren.”

Reuring

In de sectoren waarin Medilex actief is, volgen de actuele ontwikkelingen elkaar snel op. Zorgtransities, hervormingen, noem maar op. Laurs: “Als je een congres wilt organiseren, moet er reuring zijn. Als er niks gebeurt, valt er niks te vertellen. Wat dat betreft liggen de onderwerpen nu voor het oprapen. We volgen de actualiteit op de voet. Als we bijvoorbeeld signaleren dat er iets niet goed gaat met de risicotaxatie van TBS-ers, of dat jeugd boven de 18 jaar uit het gezichtsveld van de gemeenten dreigt te verdwijnen, dan organiseren we er een congres over. Soms merken we dat een onderwerp meer verdieping behoeft, dan maken we er een cursus van, bijvoorbeeld van vijf dagdelen. We merken dat daar steeds meer animo voor is.”
De laatste jaren hebben met name onderwijs gerelateerde onderwerpen een vlucht genomen, aldus Laurs. “Eén van de eerste congressen op dat gebied ging over digitaal pesten”, vertelt hij. “Daarna kwam van het één het ander. Autisme, radicalisering, gedragsstoornissen, werkdruk of werkplezier… er kwam steeds meer bij. In 2011 hebben we het onderwijsgedeelte ondergebracht in een aparte onderneming, Medilex Onderwijs. Een logische stap. Ook omdat ik een jongen had aangenomen, Kevin Blommert, die niet alleen inhoudelijk, maar ook als ondernemer veel in zijn mars had. Onder zijn leiding is Medilex Onderwijs in vier jaar tijd uitgegroeid tot een toonaangevende congresspeler in de onderwijsbranche. ”

Maatschappelijk relevant

“Medilex houdt zich bezig met onderwerpen die maatschappelijk super relevant zijn”, sluit Olaf Laurs zijn verhaal af. “We organiseren niet de grootste congressen en zeker niet de spectaculairste, maar wij houden ons wel bezig met onderwerpen die iedereen aangaan. Op een integere manier, dus zónder sponsoring in wat voor vorm dan ook. Neem een onderwerp als pesten. Dat staat nu echt op de kaart. Ik ben er trots op dat Medilex eraan heeft bijgedragen dat pesters en gepesten beter worden begrepen en geholpen. En stel dat wij een congres over suïcidepreventie doen – en dat doen we – en het scheelt één suïcide per jaar… dat is mooi. Dat maakt dat wij er als bedrijf écht toe doen.”

Beeld Adriaan van Dam