Wat kan organisatiesoftware voor u doen

Professionele event management software kan u veel werk uit handen nemen. De programma’s zijn doorgaans modulair opgebouwd, zodat u zelf bepaalt in welke onderdelen u investeert.

Professionele event management software kan u veel werk uit handen nemen. De programma’s zijn doorgaans modulair opgebouwd, zodat u zelf bepaalt in welke onderdelen u investeert.

Deelnemersregistratie. Vaak de basis van het systeem. Laat de deelnemers zelf hun gegevens invoeren via het web. Dit scheelt u enorm veel invoerwerk. Dit gaat verder dan de NAW-gegevens. Ook inschrijvingen voor bijvoorbeeld workshops, diners en abstracts worden door de deelnemers zelf aangevinkt.

Communicatie. E-mailen van (potentiële) deelnemers met mogelijkheid van voorselectie en geautomatiseerd maatwerk. Zo mailt u grote groepen tegelijk een uitnodiging, de bevestiging, herinneringen en nieuwsbrieven. Uitprinten van een mailing of SMS-en behoort ook tot de opties.

Betalingen. Automatisch gegenereerde facturen en registratie van betaalde en openstaande bedragen zorgen voor een vlotte financiële afhandeling. Ook online betaling en de afhandeling van het incassotraject behoort tot de mogelijkheden

Hotelreserveringen. Deelnemers kunnen via uw website hun hotelkamers reserveren. U houdt het zicht op de voorbereiding van uw deelnemers. U kun niet-boekers tijdig een reminder sturen.

Sprekers. Extra aandacht voor uw sprekers. Hun gegevens en bijdragen op orde. Evenals hun de boekingen voor hun verblijf. Automatische controle op zaken die nog niet geregeld zijn.

Managementinformatie. Alle voor u belangrijke gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd, zodat u continu de vinger aan de pols kunt houden.

Abstract handling. Het hele traject van ‘call for abstracts’ tot het ‘scientific programme’ verloopt gestructureerd, snel en gecontroleerd via internet. Auteurs kunnen hun bijdrage uploaden, beoordelaars kunnen online hun mening geven en het Scientific Committee kan via internet het programma samenstellen, waarna het digitale bestand met abstract gereed is voor druk.

Congresexpo. Registratie van exposanten en de vierkante meters, standbouw en voorzieningen die zij bij u inkopen.

Badges/Tickets. Op basis van de ingevoerde gegevens uitprinten van badges, tickets, vouchers en persoonlijke programma’s.

Marketing. U kunt de gegevens van voorgaande congressen als basis voor deelnemerswerving voor het volgende congres.