Ontwerp- en projectbureaus

Alweer enige tijd wordt het klassieke aanbod van standbouwers aangevuld met nieuwe soorten dienstverlening: designbureaus en projectmanagers. Bij beiden is een intensieve, open en eerlijke communicatie over wat de opdrachtgever drijft het belangrijkste ingrediënt van een prettige samenwerking.

Alweer enige tijd wordt het klassieke aanbod van standbouwers aangevuld met nieuwe soorten dienstverlening: designbureaus en projectmanagers. Bij beiden is een intensieve, open en eerlijke communicatie over wat de opdrachtgever drijft het belangrijkste ingrediënt van een prettige samenwerking.

 

Een designbureau ontwerpt. Niet alleen een standconcept, maar ook van tal van andere communicatie-uitingen. Van huisstijl tot kantoorinterieur en van advertenties tot websites. Projectmanagements nemen de hele voorbereiding en uitvoering van een standproject van de opdrachtgever over.

In een wereld waarin producten en diensten steeds meer op elkaar gaan lijken, is imago van doorslaggevend belang. Hoe meer dat imago uitgedragen wordt, hoe groter de invloed. Daarom investeren producenten zo intensief in merken. Merken bundelen (positieve) associaties. Hoe meer mensen dezelfde associaties maken, hoe sterker een merk. En dus is het van belang dat alle communicatie-uitingen van een merk minstens op elkaar lijken of naar elkaar verwijzen. Dat versterkt het uiteindelijke effect.

 

En-en-oplossing

Ook een goede stand volgt diezelfde logica. De look & feel van de stand moeten verwijzen naar de look & feel van andere communicatie-uitingen en naar de wijze waarop de onderneming zich in de wereld profileert. Hoewel elke uiting haar eigen specialisten heeft, kan het verstandig zijn om meerdere uitingen in handen van één en hetzelfde bureau te geven.

Dat is waar de ontwerpbureaus om de hoek komen kijken. Zij stellen aan hun klanten het liefst een en-en-oplossing voor: het concept van de nieuwe folders, de advertentiecampagne, de vorm van de mailing, de inrichting van de nieuwe toonzaal en… de stand. Designbureaus die de driedimensionale vormentaal onder de knie hebben, komen vaak met verrassende voorstellen voor de dag. Dat is onder meer te danken aan het feit dat ze minder geneigd zijn om hun creativiteit te laten sturen door de mogelijkheden van het eigen atelier. Designbureaus hebben geen productie-unit en trekken zich minder aan van de productietechnische complexiteit van een ontwerp.

 

Briefing

Om vruchtbaar met een ontwerpbureau te kunnen samenwerken, moet u als opdrachtgever een paar voorwaarden vervullen. Die komen grotendeels neer op: informatie geven. Hoe preciezer en vollediger u een ontwerpbureau kunt briefen over uw organisatie, de waarden die in de organisatie gedragen worden, de manifestatie waar u aan deel neemt, de deelnamedoelstellingen, de bedrijfshistoriek, de klantenpopulatie en de strategie van uw concurrenten, hoe groter de kans dat de ontwerpers een concept ontwikkelen dat aanslaat.

Aarzel niet om de ontwerpers te tonen wat u in het verleden hebt gedaan. Trek voldoende tijd uit om van gedachten te wisselen over wat u wilt en wat u vooral niet wilt. Probeer ook al in de briefingfase afspraken te maken over wie het ontwerp zal uitvoeren. Vaak zal het designbureau over een lijst van potentiële realisatoren beschikken. Het geniet de voorkeur uit die lijst een keuze te maken, anders riskeert u communicatieproblemen tussen het ontwerpbureau en de uitvoerende standbouwer.

 

Uitbesteden

Outsourcing is al langer dan vandaag een trend in het bedrijfsleven. Alles wat niet strikt tot de kerncompetenties behoort, wordt uitbesteed aan gespecialiseerde firma’s die specifieke taken sneller en vaak beter tot een goed einde kunnen brengen. Personeelsbeheer, transport & logistiek, onderhoud, voorraadbeheer, boekhouding en catering zijn typische activiteiten die makkelijk uitbesteed worden. @p:En communicatie? Grotere bedrijven hebben doorgaans voldoende financiële armslag om hun volledige (externe) communicatieplan uit te besteden. Kleinere bedrijven moeten het vaak met wat minder doen en besteden per project de uitvoering ervan uit.

Met beursdeelnames loopt het vaak helemaal anders, onder meer omdat een beursdeelname in veel gevallen niét beschouwd wordt als een wezenlijk onderdeel van het communicatieplan. Een beursdeelname (of zelfs een reeks van meerdere deelnames op jaarbasis) is iets wat er altijd al was, iets wat plotseling uit de lucht komt vallen of iets waar we niet onder uit kunnen. Terwijl anderzijds toch blijkt dat beursdeelnames een krachtige hefboom zijn om nieuwe markten te ontdekken of bestaande markten aan zich te binden.

Bedrijven die méér uit hun beursdeelnames willen halen, maar niet de mensen of de tijd vinden om die beursdeelnames ook grondig voor te bereiden, kunnen één en ander outsourcen naar een projectmanagementbureau. Dit soort bureaus neemt het grootste deel van het beursproject van de exposant over.

 

Projectmanagement

Zelf doen of uit handen geven is een beslissing die elke onderneming voor zichzelf moet nemen. Ervaring en competenties, workload en architectuur van de onderneming zijn enkele van de factoren die een beslissing in deze of gene richting kunnen beïnvloeden.

Houdt in ieder geval rekening met de volgende zaken. Niemand kent uw producten of diensten, de bedrijfscultuur, de markt en uw concurrenten beter dan uzelf en uw medewerkers. Een projectmanager staat daar per definitie buiten en moet zich in al die aspecten inwerken.

Bij een goed deelnameproject zijn alle geledingen van het bedrijf, inclusief de “thuisblijvers”, maximaal betrokken. Door een project uit te besteden, loopt u het risico dat uw medewerkers zich wat minder betrokken voelen bij het beursproject. Een goede projectmanager echter weet hoe hij iedereen moet motiveren om er een succes van te maken. Om een deelnameproject goed te kunnen beheren, moet een projectmanager ruim op voorhand kunnen beschikken over bedrijfsgegevens die vaak een belangrijke strategische betekenis hebben. Het is daarom verstandig al in een vroeg stadium met de projectmanager en alle afdelingsverantwoordelijken rond de tafel te zitten.

Sommige bedrijven besteden uiteenlopende communicatieactiviteiten uit aan diverse gespecialiseerde firma’s. Daardoor kunnen bevoegdheidsconflicten ontstaan over wie beslist over de look en stijl van wat. Leg in de briefing duidelijke richtlijnen vast  en licht andere contractanten in over wie wat doet.

 

Bedrijfsblindheid

Projectmanagers lijden niet aan de bedrijfsblindheid waar hun opdrachtgevers soms wel aan lijden. Daardoor kunnen ze zaken van op een afstand bekijken en sluiten hun ideeën nauwer aan bij wat bezoekers écht aanspreekt. Ze vertolken de visie van een buitenstaander en die is vaak verrijkend.

Op kritische trajecten in het voortraject moeten heel veel dingen tegelijkertijd gebeuren, waardoor al het andere werk blijft liggen tot na de beursdeelname. Door de beursdeelname in handen van een projectmanager te leggen, creëert u tijd om de lopende zaken af te werken. Voorzie wel een marge om het project op te volgen.

In organisaties met veel onderlinge rivaliteiten kan de projectmanager als neutrale buitenstaander ervoor zorgen dat alle neuzen in dezelfde richting staan. Hij kan de visies en prioriteiten van diverse departementen met elkaar in overeenstemming brengen, zodat iedereen zich achter het project kan scharen.

Bedrijven die weinig of geen ervaring met beursdeelnames hebben, zien vaak belangrijke aspecten in het traject over het hoofd, waardoor het rendement van het project in gevaar gebracht wordt. Projectmanagers hebben ervaring en zijn vertrouwd met de deadlines voor diverse aspecten van de voorbereiding. 

(Uit: Expovisie 574)