Het is terecht dat een organisator vraagt om een ‘no show’-vergoeding

Geregistreerde bezoekers die niet kwamen opdagen op Facilitair kregen een ‘verzoek tot nakomen van betalingsafspraak’ van HolaPress. De beursorganisator vroeg om 50 euro als bijdrage in de organisatiekosten. Dit leidde tot commotie op LinkedIn, wat vervolgens werd opgepikt door het online platform OfficeRepublic. Alhoewel HolaPress nu zegt geen facturen te hebben gestuurd, willen we toch weten wat de branche hiervan vindt.

 

Jochem Otto van Marketing Generation, organisator van Beauty Trade Special

‘Laat de bezoeker zich belangrijk voelen’

“Laat ik vooropstellen dat ik het netjes vind als mensen zich afmelden wanneer ze niet kunnen komen nadat ze zich hebben geregistreerd. Maar ik vind het niet gepast om een factuur te sturen als bezoekers zonder bericht wegblijven.”
“No show is helaas een wezenlijk onderdeel van live-communicatie. Maar het is wel afhankelijk van het soort event. Beurzen hebben een groter aantal wegblijvers dan een congres of een show.”
“Er zijn wel een aantal dingen die je kunt doen om no show te beperken. Wij vragen altijd een toegangsprijs aan een bezoeker, al is het maar een klein bedrag. Dat maakt de vrijblijvendheid al wat minder. Wie niet komt, is in principe het entreegeld kwijt. Als je naar een popconcert gaat, krijg je immers ook je geld niet terug als je op het laatste moment niet kunt.”
“Daarnaast moet je als organisator zorgen dat je relevant bent met je beurs en dat je toegevoegde waarde biedt. Het publiek moet het gevoel hebben dat ze wat missen als ze niet gaan. Dat is de belevingswereld die je moet creëren met je beurs.”
“Andere dingen die je kunt doen is de communicatie wat persoonlijker maken. Verzend de laatste informatie met een persoonlijke aanhef. Het werkt ook als je een uitnodiging stuurt waarbij je de bezoeker een bepaalde eer toekent, bijvoorbeeld een plek op het VIP-terras. Dan voelt de gast zich bijzonder en zal minder snel afzeggen.”
“Wat eveneens helpt is van te voren de mogelijkheid te bieden alvast een parkeerplaats te reserveren. Dan geef je de garantie op de parkeerplek en omdat de bezoeker dit al heeft betaald, kan het een extra reden zijn om niet weg te blijven.”
“Tot slot adviseer ik de registratie wat later open te stellen. Dan vergeten mensen de beurs sowieso minder vaak.”

 

Jean Paul Boon van Expoproof

‘Het is een aanfluiting voor het vak’

“Als ik zie dat een organisator facturen gaat sturen naar mensen die niet zijn gekomen, denk ik: doe dat nou niet, want dan komen ze volgend jaar niet meer. Ik vind het een aanfluiting voor het vak. Dan moeten wij weer een hoop uitleggen, terwijl wij netjes zijn.”
“Als mensen niet komen, ga dan bij jezelf te rade. Want je beperkt no show vooral door simpelweg een goed aanbod te hebben. Zoek de kracht bij jezelf.”
“Wij zijn blijer met een concurrent die een goede beurs neer zet dan een slechte. Dat is goed voor het vak.”
“Kijk ook hoe je je promotie doet. Op sommige websites staat de accommodatie helemaal onderaan weggefrommeld. Als dit soort dingen al niet kloppen, dan moet je ook niet raar kijken als mensen wegblijven.”
“Verder ben ik niet zo’n voorstander van trucs om no show te voorkomen. Alle trucs blijven trucs. Je kunt wel zeggen ‘we geven ze dit of dat’, maar waar komen ze dan voor? Ik vind het niet erg als onze no show stijgt, zolang het aantal bezoekers maar toeneemt.”
“Onze bezoekersaantallen gaan nog steeds omhoog. Dit komt doordat we een relevant aanbod hebben en daarnaast zitten we in de nichemarkt van overheidsopgaven. Daar is gelukkig veel belangstelling voor.”
“Mensen waarschuwen ons wel eens voor no show omdat onze beurzen voor bezoekers gratis zijn, maar wij hebben de toegankelijkheid juist bewust heel erg open gegooid en benadrukt.”
“Je kunt er ook gewoon rekening mee houden dat een klein percentage niet komt. Bespreek dat bijvoorbeeld met je cateringleveranciers en maak een deal dat je alleen betaalt wat gebruikt is. Dan weet je van tevoren beter waar je aan toe bent.”
“De enige truc die je eigenlijk kunt doen is de registratie laat open zetten. En wel om twee redenen. In de eerste plaats filtert de meeste registratiesoftware zoals N200 geen doublures. Sommige mensen vergeten dat ze zich aangemeld hebben en doen dat dan nog een tweede keer of ze laten het hun office manager doen. Bezoekers die zich dubbel hebben aangemeld, komen natuurlijk maar 1 keer. Daarnaast is een beurs misschien al gewoon uit je geheugen als je je in december hebt aangebeld en het event is in maart. Open de registratie laat en tot die tijd zet je op de website alleen in grote letters vanaf welke datum iedereen zich kan aanmelden.”

 

Valerie Kruijtzer (DVAN Advocaten), belangenbehartiger van branchevereniging CLC-Vecta

‘Veel juridische haken en ogen’

“Een nota van 50 euro sturen naar mensen die zonder afmelding niet zijn verschenen op een beurs kun je, juridisch gezien, doen.”
“Maar alleen in business-to-business situaties en als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Er zitten veel haken en ogen aan. De particuliere consument is namelijk beschermd tegen onredelijkheid, dus bij publieksbeurzen kan het al niet. Bij business-to-business deals kun je daarentegen met elkaar afspreken wat je wil, zolang het niet in strijd is met de openbare orde.”
“Het moet dan wel uitdrukkelijk en duidelijk in de voorwaarden staan dat er een factuur volgt als je wegblijft zonder je af te melden. Het moet ook in een leesbaar lettertype zijn en in een taal die wij spreken.”
“De bezoeker moet bij aanmelding akkoord zijn gegaan met een betaling bij no show. Bijvoorbeeld door een hokje aan te vinken op de website bij de aanmelding. Als dat niet is gebeurd, is een factuur juridisch niet vol te houden.”
“Daarnaast heb je nog te maken met het feit dat ZZP’ers of eenmanszaken juridisch worden gezien als consument. En zoals gezegd worden consumenten beschermd, in dit geval via Europese regelgeving. En deze gaat voor op alles wat je met elkaar afspreekt. Een rechter kan een factuur bij no show dan zien als onredelijk. Ook al heb je akkoord aangevinkt op de website, dan kan de rechtbank deze afspraak vernietigen.”
“Los van de juridische haken en ogen zou je om commerciële redenen kunnen besluiten geen factuur te sturen bij no show. Mensen zijn dan misschien minder geneigd om zich een volgende keer nog aan te melden. Natuurlijk is het netjes als mensen zich afmelden, maar je kunt ook gewoon accepteren dat niet iedereen dat doet. Wellicht is het dan een kwestie van incalculeren dat niet iedereen komt en dat verlies gewoon te nemen.”

 

Mayra Rijkse, programmadirecteur Provada

‘No show is ook een kwestie van etiquette’

“Als je een ‘feestje’ geeft, bereid je alles tot in de puntjes voor. Kosten noch moeite worden gespaard. Niets maar dan ook niets laat je aan het toeval over. De vele aanmeldingen zijn het bewijs van het juiste concept voor de doelgroep. Een enthousiast publiek, een volle zaal, wat wil je nog meer. Des te groter is dan ook de teleurstelling als er veel no shows zijn op jouw ‘feestje’. Met alle begrip van de wereld voor allerhande ‘calamiteiten’ zit je ineens met schalen vol duurzame hapjes, lege stoelen tijdens de workshops, een stapel reeds betaalde uitrijkaarten en ga zo maar door. Zonde. Doodzonde.”
“Hoe moeilijk kan het zijn om jezelf netjes (op tijd) af te melden? We organiseren allemaal wel eens een feestje toch? Niet meer dan logisch dat steeds meer organisatoren een no show fee hanteren voor hun (gratis) event. Dat helpt niet voor de lege stoelen, maar het dekt in ieder geval een deel van de kosten. Wel zo eerlijk.”

 

Ton Rooijakkers, managing director Holapress

‘Wij vinden dat we wegblijvers een spiegel mogen voorhouden’

“Het verhaal op OfficeRepublic klopt niet. Wij hebben geen nota van 50 euro gestuurd naar mensen die zonder afmelding niet naar onze beurs Facilitair zijn gekomen. Ik weet niet ook niet waar OfficeRepublic dat vandaan haalt.”
“We vinden wel dat we wegblijvers een spiegel mogen voorhouden en vragen waarom ze niet gekomen zijn. Het is een kwestie van fatsoen om je even af te melden als je niet kunt komen. Dat doe je ook als je een afspraak hebt om bijvoorbeeld bij iemand koffie te drinken. Dus waarom dan niet als je je hebt aangemeld bij een beurs?”
“We zullen no show helaas als een gegeven moeten beschouwen. Ook al is een beurs nog zo interessant, er zullen altijd wegblijvers zijn. Ik weiger in elk geval entree te gaan vragen aan onze bezoekers. Onze standhouders willen verkopen en dan moet je geen belemmeringen gaan opwerpen zoals een toegangsprijs. Het kan niet zo zijn dat een standhouder tegen mij zegt: deze man of vrouw is geïnteresseerd in mijn product, maar mag niet naar binnen. Bij de bakker betaal je toch ook geen entree?”

---

Reactie Frans Sijtsma van OfficeRepublic: “Strikt genomen klopt het dat HolaPress geen factuur heeft gestuurd. Het was een verzoek tot betaling. Het verschil is dat Holapress bij een factuur direct BTW moet afdragen en bij een verzoek tot betaling niet. Na commotie op social media en het artikel in OfficeRepublic heeft HolaPress het betalingsverzoek ingetrokken en het bedrag teruggestort naar de mensen die hadden betaald. Ze wilden niet de indruk wekken dat ze een nieuw verdienmodel hadden ontdekt.”

---

 

Commentaar? Discussieer mee op de LinkedIn-groep van Expovisie