Negen tips om het hoofd koel te houden

Coördinatietalent, tijdsplanning en overzicht behoren tot de belangrijkste competenties om een congres succesvol te organiseren. Wij geven je tips om het hoofd koel te houden en in alle rust een mooi congres voor te bereiden. 

1. Durf te vragen

Een gevaarlijke valkuil van een servicegerichte meetingplanner is dat de hulpvaardigheid en dienstverlening zo diep in je genen zit dat je deze houding niet alleen naar klanten aanneemt, maar ook naar bedrijven en mensen waar je zelf klant van bent.

Vraag van partners als het AV-bedrijf, de cateraar, et cetera, dezelfde mate van inzet als die je zelf levert. Neem ze ook mee in beslissingstrajecten. Vraag bijvoorbeeld of ze meegaan naar het bezichtigen van accommodaties. Zij kijken met andere ogen en zien zaken die je zelf misschien makkelijk over het hoofd ziet.

2. Betrouwbaar netwerk

In plaats van elke keer het wiel opnieuw uit te vinden, kun je ook varen op je betrouwbare netwerk. Als je bijvoorbeeld vaker met dezelfde accommodatie(keten) werkt, bouw je een band op en hoef je niet iedere keer site-inspectie te doen.

Je weet wat je aan je netwerk hebt en wat ze aan jou hebben. Dat kan kortingen opleveren en je weet ook dat alles goed geregeld is bij keten X en je vaste contactpersonen daar. Als je bijvoorbeeld voor de variatie een andere locatie boekt, maar van dezelfde keten, weet je contactpersoon al waar je allemaal rekening mee moet houden zoals bijvoorbeeld de infrastructuur en logistiek in de betreffende stad of wat er allemaal mogelijk is en wat niet.

3. Overzichtelijk delegeren

Tijdens de voorbereidingen van je congres ben je waarschijnlijk continu bezig met een spreadsheet waarin je alles bijhoudt en maak je een taak groen als het geregeld is, oranje als het loopt en rood als het nog moet. Ook heb je ongetwijfeld to do lijstjes voor de dag en checklists.

Maar dan ga je delegeren aan je teamleden en die zijn niet bekend met het door jou gehanteerde systeem van lijstjes. Vervolgens ben je soms zo druk met achter iedereen aan te jagen en te checken of het wel gebeurt is, dat je het in de tussentijd net zo goed zelf had kunnen doen. Maar dat hoeft niet.

Als je taken delegeert, vraag dan of de betreffende medewerker schriftelijk wil bevestigen hoe hij/zij de opdracht heeft begrepen, wanneer het klaar is en wanneer er een update wordt gegeven. Dan is er nooit een misverstand over de opdracht.

Vraag vervolgens of ze zelf ook checklijsten maken en documenten en die ook digitaal met je delen (bijvoorbeeld via sharepoint), zodat je ook altijd zelf in de documenten van je collega’s kunt kijken hoe het er mee staat.

4. Twee monitoren

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat we in drukke tijden wel 40 keer per uur van scherm willen, van Excel naar Word, je e-mailprogramma, je internetbrowser en terug. Als je dat iedere keer op één computermonitor doet, onderbreek je jezelf steeds. Zo word je sneller moe, maak je eerder fouten en het kost tijd.

Overweeg daarom te werken met twee monitoren. Zo hoef je minder te schakelen. Het werkt rustiger, sneller en fijner. Je bent dan productiever. Voor zo’n 300 euro heb je al een prima extra monitor.

5. Stilteruimte

Als alles in een stroomversnelling komt en er moet heel veel heel snel geregeld worden, ga dan werken in een stilteruimte of alleen thuis. Het gaat erom dat je volledig ongestoord kunt werken.

Uit onderzoek is namelijk gebleken dat een taak van een uur twintig minuten extra kost als je twee keer wordt gestoord door een collega. Al is het maar iemand die heel aardig vraagt of je koffie wilt of informeert hoe je weekend was.

Zet ook je mobiel even uit en zorg dat je altijd werkt in een opgeruimd kantoor. Het is aangetoond dat dit laatste zorgt voor een opgeruimd hoofd en je het gevoel hebt dat je meer overzicht hebt. Ook al heeft dat koffiekopje van gisteren op zich niks met je inhoudelijke werk te maken.

6. Time out

Soms lopen dingen niet helemaal zoals gepland, met name tijdens de laatste loodjes van de congresvoorbereiding of op de dag zelf.

Als meer dingen tegelijk misgaan en je bent bang het overzicht te verliezen, neem dan, hoe druk het ook is, een time out. Gewoon een kort moment van desnoods slechts twee minuten voor jezelf; schakel je gedachten uit en luister naar je intuïtie en je onderbuikgevoel. Wat er dan in je opkomt is doorgaans de belangrijkste prioriteit en de oplossing.

Als je zelf rustig blijft doen andere betrokkenen dat ook en kom je makkelijker (samen) tot oplossingen.

7. Draaiboekblindheid

Soms ben je als organisator er teveel op gefocust dat alles moet verlopen zoals het op papier staat, maar dat hoeft niet. Soms pakken situaties anders uit en dan geeft het onnodige stress wanneer je denkt ‘als mijn draaiboek maar afgewerkt wordt’. Want niemand in de zaal weet hoe jij het precies hebt gepland.

Niet het draaiboek is dwingend, maar de ervaring van de gasten. Probeer altijd te voorkomen dat het publiek merkt dat het misgaat. Als je dat kunt doen door het draaiboek om te gooien, dan doe je dat gewoon. Vaak gaat er van alles mis zonder dat iemand het merkt en dan is het feitelijk toch goed gegaan.

En mocht het toch niet te vermijden zijn dat het publiek iets merkt, leg het uit en excuseer je. Een zaal is vaak begripvoller dan je zou denken. Zeker als je eerlijk communiceert.

8. Houd contact

Een van de grootste nachtmerriescenario’s is natuurlijk een keynote speaker die niet op komt dagen, terwijl de meeste deelnemers aan het congres juist voor die spreker komen. Hoe beroemder de spreker, hoe groter de angst dat het fout gaat.

Houd belangrijke sprekers van te voren in de gaten. Zit hij/zij al in het hotel? Of is aangekomen op het vliegveld?

Spreek ook van te voren af dat een spreker verantwoordelijk is voor een eventuele vervanging op hetzelfde niveau. Dus als Hillary Clinton komt en ze krijgt een dag van tevoren een longontsteking, kan ze bijvoorbeeld haar man Bill sturen of oud vice-president Al Gore. Dan stuurt ze immers een vervanger met een vergelijkbare impact en die hetzelfde soort publiek aantrekt.

9. Zwitserleven-gevoel

Ook al heb je echt alles tot in de puntjes voorbereid en overal rekening mee gehouden, toch kan er nog iets gebeuren waardoor het hele congres in het water valt. Misschien wel letterlijk omdat er een overstroming is.

Voor dat soort gevallen kan het een rustig en veilig gevoel geven als je je congres verzekert. Onderzoek in elk geval wat het kost. Er zijn verschillende soorten polissen met verschillende vormen van dekking.

 

Toegift

Stel ook grenzen naar je sprekers. Bijzonder irritant bijvoorbeeld als een speaker na aanvang van het congres nog Powerpoint-slides wil toevoegen. Spreek van tevoren duidelijk af met een spreker, wat je wanneer van hem of haar moet hebben en leg uit wat de risico’s en onmogelijkheden zijn bij te laat aanleveren of aanpassingen achteraf.

Spreek met je team en partners een duidelijke taakverdeling af. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wie de eindverantwoordelijke is voor een bepaalde taak of klus, zodat je niet aanloopt tegen de discussie dat de ene collega dacht dat de andere het zou doen.

Stuur eerst een conceptdraaiboek naar alle betrokkenen met de vraag of alles duidelijk en compleet is, ook al werk je al jaren met hetzelfde draaiboek. Zij kunnen je waardevolle suggesties geven en je dwingt hen om het congresdraaiboek al in een vroeg stadium tot zich te nemen. Een reactie is dus verplicht!