Negen marketingstappen op weg naar een succesvol congres

1. Draag altijd bij aan communities

Begin je (social media) marketing al voordat je sowieso weet wanneer je congres gaat plaatsvinden, wie de sprekers zijn en wat de inhoud wordt. Je hoeft alleen het vakgebied te weten. Het komt bij veel mensen prettiger over als je iets zegt over een congres als je al een tijd lid bent van een LinkedIn-community of van een relevante vakvereniging. Het gaat erom het hele jaar door actief te zijn binnen online communities en daar bijdragen te leveren; discussies starten, reageren, boeiende inspirerende content weggeven. Vraag je daarbij van te voren goed af waar je doelgroep zit.

2. Formuleer het doel van je congres

Voordat je nadenkt over sprekers en het programma, is het essentieel dat je het doel van het congres vaststelt. Als je bijvoorbeeld een congres wilt organiseren voor personeelsmanagers over inspirerend leiderschap, kun je bijvoorbeeld als doelstelling formuleren: ik wil dat de deelnemers aan het einde met een goed gevoel naar huis gaan en minstens vier nieuwe handvatten hebben om het beste in hun personeel naar boven te halen en daardoor de productiviteit te verhogen. En het moeten handvatten zijn die ze meteen de volgende dag kunnen toepassen. Als je een dergelijk doel hebt vastgesteld, kun je al je uitingen toetsen of het bijdraagt aan die doelstelling. Als de potentiële bezoeker dan jouw uitnodiging krijgt en geraakt is door hetgeen je als organisatie voor ogen hebt, dan is iemand veel sneller geneigd zich aan te melden.

3. Verzin een goede naam, slogan en logo

Een goede memorabele naam die de belofte voor het congres in zich draagt en die ook als hashtag op Twitter is te gebruiken, is al het halve werk. De naam is een van de belangrijkste beslissingen voorafgaand aan de eerste editie van een congres. Het moet goed ‘bekken’ en makkelijk te onthouden zijn. Bedenk ook een pakkende, korte en krachtige slogan voor je event. Met een goede slogan herinneren mensen je event makkelijker. Dus zorg voor een korte zin die het idee van je event in zich draagt en die een bepaalde snaar raakt bij het publiek. ‘Innovation & You’ is bijvoorbeeld een krachtige van Philips. Ook een krachtig logo is van belang. Een logo dat het idee van het event uitbeeldt geeft een extra stuk herkenbaarheid en heeft een belangrijke symboolfunctie die bijdraagt aan het evenement.

4. Creëer exclusiviteit

Een feitelijk kosteloze vorm van marketing is het genereren van exclusiviteit en mysterie: een beperkt aantal kaarten of bepaalde eisen die aan de gast worden gesteld. Bijvoorbeeld alleen ondernemers met meer dan 200 mensen in dienst mogen naar het congres komen. Mensen willen dan graag hun nek uitsteken om bij de big boys en girls te horen, ondanks dat ze niet aan de eisen voldoen. Je kunt als organisator dan een oogje dichtknijpen als iemand maar honderd mensen in dienst heeft…

5. Praat niet tegen, maar met je doelgroep

Bij de promotie van een congres wordt vaak e-mailmarketing ingezet en social media advertenties. En dat wordt soms vele malen herhaald, zeker als het aantal aanmeldingen tegenzit.
‘Zullen we nog maar weer een bericht rond sturen dat er nog “enkele” plaatsen beschikbaar zijn?’ Op deze manier bereik je weliswaar herhaaldelijk veel mensen, maar het wordt vaak als spam ervaren en levert weinig aanmeldingen op omdat spam-achtige content nu eenmaal snel irriteert, veel wordt weggeklikt en averechts werkt.
Beter is inhoudelijke content te plaatsen waar discussies over kunnen ontstaan. En vervolgens neem je weer deel aan die discussie. De congreshashtag gekoppeld aan jouw bijdrage is meestal al genoeg om te zorgen dat mensen je associëren met het congres. Als mensen uit je social media netwerk de content delen, wordt het bestaan van het congres vanzelf verder verspreid. En als je geluk hebt en heel inspirerende content hebt geplaatst, gaat het ‘viral’, oftewel de hele wereld rond.
Richt je ook op vrienden en zakenrelaties waarvan je weet dat ze je succes gunnen. Zij zijn graag je ambassadeur en delen je berichten, zeker als je ze interessante content geeft. Ook je keynote speaker heeft vaak een groot netwerk dat benut kan worden. Vraag het hem/haar.

6. Betrek je doelgroep in je marketing

Betrek ook de doelgroep zelf bij de marketing van het congres, bijvoorbeeld door ze mee te laten denken over het definitieve programma. Je kunt dan een bericht uitsturen dat er nog een uur van het programma moet worden ingevuld. Denk mee en stuur een tip!
Dit vergroot het gevoel van noodzaak van een potentiële bezoeker om er bij te zijn. Die heeft immers zelf een bijdrage geleverd aan het congres, ook al was die wellicht minimaal.
Op deze manier is het ook helemaal niet erg om je doelgroep veelvuldig van te voren te benaderen. Je loopt dan veel minder het risico dat je berichten als spam worden gezien.
Dat is anders bij het pure zenden van berichten. Dan kun je nog eenmalig een reminder sturen, maar daarna wordt het eigenlijk al spam.

7. Werk visueel en wees niet bang content weg te geven

Filmpjes en foto’s werken veel beter op social media dan alleen tekst. Wees vooral niet bang om alvast wat van de content weg te geven. Bijvoorbeeld een YouTube-video van een spreker die inhoudelijk alvast wat prijsgeeft over de speech die hij gaat geven op je congres.

8. Laat mensen hun deelname tweeten

Als het wat stil is en je hebt zelf weinig te delen op social media, kun je je publiek ook suggesties doen over wat leuk is om op Twitter en dergelijke te plaatsen. In de periode voorafgaand aan het congres, bijvoorbeeld bij de inschrijving, kun je oproepen online te laten weten dat ze komen met de hashtag van het congres er bij. Een extra prikkel kan zijn dat je een klein leuk cadeautje stuurt naar de mensen die dat doen. Of je maakt er een wedstrijd van om een groter cadeau te winnen: meld je komst en maak kans op een weekend in het Amstel Hotel. Online hun komst melden is handig voor deelnemers zelf want ze kunnen meteen al netwerken en afspreken voor op het congres.

9. Presenteer een social media feed op je congres

Toon tijdens het congres al de tweets en posts over het congres op grote schermen, ook die op het grote podium; bijvoorbeeld door een social media ticker onderaan het scherm. Zo stimuleer je bezoekers ook tijdens het congres te tweeten, want hun tweet is dan direct zichtbaar voor alle deelnemers. Zo creëer je directe interactie met het publiek, maar werk je ook meteen aan de marketing van je congres. Iets waarvan je zult profiteren in aanloop naar de volgende editie.
Zorg vooral voor onbezorgd social media gebruik tijdens het evenement door het beschikbaar stellen van gratis wifi dat voldoende bandbreedte heeft. Laat dit desnoods door je IT-medewerker checken van te voren. Bedenk daarbij dat wifi soms heel goed werkt in een lege zaal, maar als de zaal vol is, raakt de bandbreedte al snel vol en dat levert veel frustratie op. Laat eventueel extra routers plaatsen.

Toegift

Sprekersbudget

Je sprekersbudget is feitelijk ook marketingbudget: nodig tenminste één beroemde spreker uit die mensen leuk vinden om ‘in het echt’ te zien.

Goedkoop versus effectief

Kijk eerst wat de meest effectieve marketingmethode is voor jouw event. Online marketing, social media en e-mail vergen minder investeringen dan bijvoorbeeld gedrukte uitnodigingen sturen, maar het kan zijn dat die laatste optie veel effectiever is bij jouw doelgroep. Als je een kostenvergelijk wil maken, vergeet dan niet het aantal werkuren mee te tellen.

Begin op tijd

Begin ruim op tijd met je marketing, want als de inschrijvingen onvoldoende op gang komen, kun je tijdig ingrijpen om eventueel het programma aan te passen. Want als het programma of jouw uitingen de doelgroep niet aanspreekt, merk je dat al bij je eerste marketingacties. Als er op de eerste mailing, brochure of social media getoeter geen respons komt, dan hoef je geen hoge verwachtingen te hebben van latere acties. Wat niet loopt, loopt ook later niet. Als je op tijd bent begonnen, kun je je in alle rust en zonder stress afvragen wat er niet deugt aan de communicatie en/of het programma en aanpassingen doen.