“Modern protocol is niet ouderwets of stijf”

Protocol-minnend Nederland was op 10 oktober aanwezig bij Het Protocolseminar in de Prinses Julianakazerne in Den Haag. Het Institute of Protocol The Hague en Gilbert Monod de Froideville, oud-Ceremoniemeester van H.M. de Koningin, organiseerden deze bijeenkomst om duidelijk te maken dat ‘modern protocol’ hetzelfde is als relatiemanagement. De genodigden uit de meeting industrie constateerden de nodige organisatorische fouten, maar kregen daarbij ook toegang tot een interessant netwerk en een bijzondere locatie.

Het bezoek van Pamela Eyring aan Nederland was voor het Institute of Protocol The Hague/Protocolbureau en Gilbert Monod de Froideville de directe aanleiding om Het Protocolseminar te organiseren. Eyring is President-Directeur van ‘s-werelds oudste en grootste protocolschool, The Protocol School of Washington (PSOW). PSOW is tevens de enige geaccrediteerde protocolschool in de Verenigde Staten en opereert ook in andere werelddelen.

Het Protocolbureau en PSOW gaan in Europa samenwerken. In 2012 worden de opleidingen van de PSOW ook in Nederland gegeven. Daarnaast ontwikkelt het Protocolbureau een postgraduate in relatiemanagement, gericht op eventmanagers.

“Het Protocolseminar was bedoeld om het belang van relatiemanagement onder de aandacht te brengen”, vertelt directeur Jean Paul Wijers. “Mede dankzij de recessie is protocol ‘booming business’. Door de slechte economische tijden is er op dit moment veel meer aandacht voor relatiemanagement. En protocol is de basis van goed relatiemanagement. Met protocol vergroot je het aantal ontmoetingen en dus maak je het relatiemanagement efficiënter.”

“Modern protocol is niet ouderwets of stijf”, benadrukt Wijers. “Het is puur relatiemanagement. Dit wordt overal toegepast. Bij een gemeente, een ministerie, een bank, een modeshow en zelfs op een dance-event.”

De organisatoren konden bogen op een indrukwekkende gastenlijst. Zo was er een groot aantal protocolchefs aanwezig, onder meer van de Minister-President, de Commandanten der Strijdkrachten, de Ridderzaal, de Nederlandse Ministers, het Corps Diplomatique, de Burgemeesters van de grote steden, Instituut Clingendael, de Provincies, de Franklin D. Roosevelt Award, de Koning Willem I Prijs, ABN AMRO Bank, de Nederlandse Spoorwegen, Schiphol en KLM. Verder diverse etiquette experts zoals Reinildis van Ditzhuyzen, Henrik de Groot, Nanhya van Voorst tot Voorst, Jan Jaap van Weering, Roel Wolbrink en William Hanson.

Verder waren onder meer aanwezig Generaal Dick Berlijn (Commissaris bij het Protocolbureau), Frans van Steenis (directeur Staatsloterij), de Ambassadeurs van Spanje, Thailand, Japan en Kroatië, Wim de Leur (vice-president van Siemens Noord-West Europa), Gert van der Houwen (directeur van de Koning Willem I Prijs) en stylist Maik de Boer.

Ook een aantal mensen uit de meeting industrie waren op de uitnodiging van het Protocolbureau ingegaan. Wijers had hen uitgenodigd om een brug te slaan tussen protocol en event management.

De Prinses Julianakazerne in Den Haag vormde ook voor deze ervaren organisatoren de bijzondere locatie van het seminar. De originele zalen zijn doorgaans alleen beschikbaar voor aangelegenheden van Defensie. Organisatorisch was er het nodige aan te merken op zaken als de zaalindeling, het geluid en de bediening. Zo waren alle stoelen gericht op de discussietafel in het midden van de zaal, waardoor de aanwezigen zijwaarts moesten kijken om de sprekers op het podium te kunnen zien.

De inleidingen van Pamela Eyring en Majoor Hans van Reenen beperkten zich tot het onderstrepen van het belang van respectievelijk protocol en ceremoniën. Aan de discussietafel gaven Ambassadeur Eric Niehe en Jan Bout, voormalig Bestuursvoorzitter van Royal HasKoning, nog hun praktijkvoorbeeld van protocol in de praktijk.

Het ontbeerde diepgang, maar dat was ook niet de insteek van de bijeenkomst, vertelt Jean Paul Wijers. Bewust is gekozen voor een korte bijeenkomst om het protocol-netwerk en een aantal vertegenwoordigers van de meeting industrie bijeen te brengen. Die opzet is duidelijk geslaagd.