''Met een goed lopend team kun je veel meer aan''

Het congresbureau van Universiteit Maastricht maakte sinds haar start in 1999 een gestage groei door. Onder leiding van Erica van den Oever kwam er de eerste zeven jaar elk jaar een medewerker bij. Nu in het tiende levensjaar wordt er nagedacht over de positie van het congresbureau.

Hoe ben je bij het congresbureau betrokken geraakt?
“lk kom van oorsprong uit de reclamewereld en ging werken op de grafische afdeling van de universiteit. Van daaruit kwam ik op de afdeling hotelreserveringen terecht. Daar ontstond de behoefte om op een centrale plek congressen, meetings, workshops en dergelijk te organiseren. Een soort spin in het web die alle bestaande services – reserveren ruimtes, catering, grafische afdeling, receptie, schoonmaak – aan elkaar koppelt en met elkaar verbindt.”

“Mijn toenmalige baas was op de hoogte van mijn ambities en stelde voor om te onderzoeken of het haalbaar was om een congresservice aan te bieden. Aan mij werd gevraagd om deze afdeling vorm te geven. Vanaf dat begin zijn we alleen maar gegroeid.”

De groei lijkt me logisch omdat jullie onderdeel zijn van de universiteit.
“Er is geen gedwongen winkelnering, Dat houdt het fris en scherp. We hebben er hard voor moeten werken om in de positie te komen waarin men ons als vanzelfsprekend benadert. We inventariseren zelf wat er in het vat zit en houden tweejaarlijks een klanttevredenheidonderzoek.”

“Natuurlijk hebben we ook een voorsprong. We zijn geen commerciële poot; winst maken is niet de doelstelling. Verder hebben we kennis van de universiteit en van het organiseren van wetenschappelijke congressen.”

“Koude sales werkt hier niet. We doen ook vaak meer dan het organiseren van het congres. We zitten er al bij als wordt nagedacht hoe het congres naar Maastricht wordt gehaald en spelen een rol in de bidprocedure.”

“De secretaresse binnen de universiteit is onze concurrent; niet de bureaus van buiten. Het gaat dan vooral om de kleinere bijeenkomsten. Het organiseren behoort immers tot de leukere activiteiten van een secretaresse. We werken overigens ook vaak samen met de secretaresses.”

Hoe heb je de groei kunnen managen
“lk heb ontdekt dat het niet makkelijk is om goede mensen te vinden. Je moet voor dit vak veel in je mars hebben. Je moet een bepaalde flexibiliteit hebben en kunnen luisteren naar wat een klant wil. Daarbij moet je wel goed weten wat wel en wat niet kan. Je moet ook de creativiteit bezitten om andere oplossingen te kunnen aandragen. Daarnaast is actief leiderschap vereist, want je moet het project toch trekken.”

“En teamgeest is belangrijk. Je moet goed samen kunnen werken. Je merkt dan dat je hier in een meer politieke, ambtelijke omgeving werkt, met een eigen regelgeving rond het aannemen en wisselen van personeel. Ook is men behoudend in het uitgeven van vaste contracten. lk heb nu een goed team met drie projectleiders, twee ondersteuners en een bureau-assistent.”

“We organiseren 25 grote en 30 kleine evenementen per jaar; verwerken jaarlijks 5.500
registraties en boekten 4.500 overnachtingen in Maastricht in 2008. Met een goed lopend team kun je veel meer aan, heb ik ontdekt. Zelf heb ik een dubbelrol. lk ben bureaumanager en haal de nieuwe klanten binnen.”

Vinden de bijeenkomsten allemaal binnen de universiteit plaats?
“Ongeveer de helft van de bijeenkomsten vinden buiten de universiteit plaats. De universiteit is een prachtige locatie met gemoderniseerde oude gebouwen. Ook hebben we hier een hele goede catering-afdeling en prima AV-apparatuur. Maar onderwijs gaat voor en omdat de datum van een curriculum kort van tevoren bekend is, is het moeilijk om iets vroegtijdig te reserveren. En hier iets buiten openingstijden organiseren is kostbaar.”

“Gelukkig heeft Maastricht veel goede locaties in de stad. Het grote voordeel is dat men daar meer service gericht is, Met de grote congressen, zeg maar 200 tot 300 man plenair plus sessieruimtes, kom je automatisch in het MECC terecht.”

“Bij de kleinere congressen proberen we binnen de universiteit te blijven. De sfeer, het vertrouwde is toch een pluspunt. Men wil ook graag de eigen onderzoeksplek laten zien. Je hebt dan toch de gelegenheid om de halve wereld te laten zien waar en hoe je werkt.”

Wat is het speciale karakter van de bijeenkomsten van de universiteit?
“Naast de specifieke zaken die horen bij wetenschappelijke congressen, zoals abstracthandling, is dat toch het budget dat niet al teveel is. Het is een uitdaging om met weinig middelen er toch een geslaagd en bijzonder gebeuren van te maken. De deelnemer moet een positieve ervaring rijker zijn, zowel qua vorm als inhoud. Een plek waaraan je met een warm gevoel terugdenkt en waar je nog eens terug wilt komen. Gelukkig is Maastricht een bijzondere stad waar je
makkelijk plekjes vindt waar leuke of interessante dingen te zien zijn.”

Wat zijn je ambities voor de toekomst?
“De komende jaren komt er een interessante discussie. Men ziet in dat congressen ook een communicatiemiddel zijn van de universiteit. We werken al veel met de afdeling Communicatie samen, maar mijn inziens nog te weinig. Misschien zou het logischer zijn dat we onderdeel worden van deze afdeling. Nu zijn we een onderdeel van de Facilitaire Dienst.”

“We kunnen nog beter gebruik van maken van congressen als communicatiemiddel. lnternationale congresdeelnemers gaan toch met een beeld van de universiteit en een beeld van Maastricht naar huis.”

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Alf Mertens
Dit artikel is verschenen in QM 93   |  mei 2009