Meetings met de wow-factor creëer je door doelgericht te denken!

De vraag ‘Regel jij het?’ komt je vast niet onbekend voor. Als office manager of management assistent krijg je regelmatig de opdracht om een meeting te organiseren. Als ervaren organisatietalent draai jij je hand daar niet voor om. Maar een zetje in de rug is natuurlijk altijd welkom. Hoe kan je nu met minder werk betere events organiseren? En hoe zorg je ervoor dat die een blijvende impact en gemotiveerde deelnemers opleveren? Dat kan door vanaf het begin het DOEL centraal te stellen.

Waarom is denken vanuit het doel belangrijk?
Waar vinden de deelnemers de focus die ze nodig hebben? Een inspirerende omgeving haalt het beste in mensen naar boven. Dit kan de rust van de Veluwe zijn of juist de energie van een stad. Maar juist ook hoe de ontmoeting wordt vormgegeven is belangrijk, zodat de deelnemers daadwerkelijk het idee hebben dat ze verder komen. Hoe geef je mensen de inspiratie om samen te werken, om patronen te doorbreken of een sterke toekomst te ontwikkelen? Door alles op het doel af te stemmen.

Dit laatste kan alleen als je vanaf het begin weet wat de opdrachtgever met de bijeenkomst wil bereiken. Wat moeten de deelnemers gaan leren, ervaren of juist anders gaan doen? Zorg er dus voor dat eerst de belangrijkste doelen helder worden, want daardoor worden het vinden van een geweldige locatie en het samenstellen van een sterk programma een fluitje van een cent.

Maar hoe krijg je het doel van de meeting dan helder?
Aan de hand van 10 slimme vragen stel je eenvoudig het doel en de gewenste uitkomst(en) van de meeting vast. De antwoorden op deze vragen vormen het startpunt van het te organiseren event.

Het doel boven tafel krijgen doe je echter niet alleen. Het is belangrijk om dit bijvoorbeeld samen met het management of de opdrachtgever te doen. Door hen actief mee te laten denken en bij het ontwerpproces van de zakelijke bijeenkomst te betrekken, creëer je draagvlak en co-creatie.

De 10 vragen zijn:

• Waarom wordt deze zakelijke bijeenkomst georganiseerd?
• Wat is het onderwerp?
• Wat zijn de randvoorwaarden?
• Wie is de doelgroep?
• Wat is de houding?
• Wat zijn de uitdagingen?
• Welke ervaring wil je bieden?
• Wat wil je meegeven?
• Welke actie moet er volgen?
• Wat is het doel van de bijeenkomst?

Wil je nog meer lezen over het helder krijgen van het doel van een meeting? Lees dan de gratis whitepaper over ‘Verdubbel jouw impact en halveer het werk door doelgericht te denken’ via magazine.bilderberg.nl.