Meer bereiken tijdens je meeting? Zorg dat je onbereikbaar bent!

Ben jij altijd maar bereikbaar tijdens je werk? En staat zelfs tijdens een meeting of event je telefoon aan om geen mailtje te missen? Zonde. Want juist door zo nu en dan je out-of- office-reply aan te zetten, functioneer je beter. Met deze tips van Bilderberg is even van de radar zijn helemaal niet zo lastig.

Waar we vroeger buiten het kantoor ook écht weg van werk waren, ligt dat tegenwoordig een stuk ingewikkelder. Zo schreef Hagar Jobse eerder voor de Bilderberg #outofoffice guide dat door internet en mobiele telefoons we altijd bereikbaar kunnen zijn voor klanten of collega’s. Zelfs als we éigenlijk niet gestoord willen worden, bijvoorbeeld bij een vergadering buiten de deur of een teamsessie, voelen we ons verplicht regelmatig onze berichten te checken. En toegegeven; even een kort appje beantwoorden terwijl je in en meeting zit, is natuurlijk heel verleidelijk. Maar pas op, continu bereikbaar zijn vreet energie. Even loskomen uit je dagelijkse werkzaamheden is niet alleen relevant als je vrij bent, maar juist ook als je iets gedaan wil krijgen.

Concentratie

Volgens Tim Metz, oprichter van Saent, een start-up die gericht is op productiviteit, hebben we minimaal drie uur per dag nodig waarin we ongestoord ons werk kunnen doen. ‘Als je bijvoorbeeld een vergadering hebt waarin je met nieuwe ideeën moet komen of je moet een moeilijke tekst schrijven, dan heb je daar je volledige aandacht voor nodig’, legt hij uit. ‘Uit onderzoek is gebleken dat tussendoor mailen en appen je minder scherp maakt. Hierdoor maak je eerder fouten.’ Maar ook collega’s die even iets komen overleggen, kunnen je op zo’n moment enorm uit je concentratie halen. Metz: ‘Bij sommige bedrijven hebben ze een speciale niet- storen-tafel. Dat werkt heel goed.’

Plan je een meeting of sessie waarin je productief bezig wil zijn? Dan is het raadzaam om dit buiten de muren van je kantoor te organiseren. Kies bij voorkeur voor een omgeving die echt anders is dan je normale werkplek. Bijvoorbeeld aan het strand of midden in het bos. Een werkomgeving associeert je brein met werk, en dus met de taken die nog gedaan moeten worden. In een andere omgeving ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën en ben je meer in staat om te focussen op het doel van de bijeenkomst.

Ook Bilderberg weet hoe je de concentratie, en dus de effectiviteit, van een bijeenkomst bevordert. Event Regisseur Anouk Keurentjes is dagelijks bezig met het plannen en organiseren van meetings en events bij de hotelgroep. Keurentjes: ‘Veel van onze vergaderlocaties liggen in het buitengebied; de bossen van de Veluwe of het Limburgse heuvellandschap bijvoorbeeld. We gebruiken bewust deze omgeving om gasten van zakelijke bijeenkomsten nieuwe energie of inspiratie te geven. Bijvoorbeeld door de dag te beginnen met een boswandeling, of juist een intensieve sessie te onderbreken met een actieve workout in de open lucht. Steeds meer bedrijven willen zelfs volledig buiten vergaderen, omdat ze merken dat écht even out of office zijn zorgt voor focus en goede ideeën, waarbij je ook de devices zoveel mogelijk uit de buurt houdt.’

Duidelijke afspraken

Eigenlijk weten we natuurlijk wel dat het niet gezond is om voortdurend je telefoon en mail te checken. Maar hier ook naar handelen, is niet makkelijk. Want wat als je nét dat ene belangrijke mailtje van een klant mist? Metz denkt dat het een hoop stress zou schelen als we het onderwerp ‘onbereikbaar zijn’, bespreekbaar zouden maken op de werkvloer. ‘Heel veel mensen gaan er automatisch van uit dat hun baas of klanten hier geen begrip voor hebben. Maar eigenlijk hebben ze het er nooit met hen over gehad, ’zegt hij. Als je goed uitlegt waarom je even onbereikbaar bent en hier heldere afspraken over maakt, hoeft er volgens Metz helemaal geen probleem te zijn.

Ook Keurentjes onderstreept het belang van goede communicatie. ‘Regelmatig hebben we bij ons meetings waarbij de deelnemers meerdere dagen ‘offline zijn’. Er wordt hen dan gevraagd om de telefoon uit te laten en niet tussendoor e-mails te beantwoorden. Zeker bij trainingen en teamdagen kan dit heel effectief zijn. Het zorgt er ook voor dat er geen afleiding is en mensen echt met elkaar contact maken. Wel geven we dan altijd het advies om in de uitnodiging aan de deelnemers al aan te geven dat het programma vraagt om volledige focus. Bijvoorbeeld door ze de tip te geven om vooraf een out-of-office-bericht in te stellen, e-mail automatisch door te sturen naar een collega en je WhatsApp ondertitel aan te passen.’

Heb je toch het gevoel dat je op onbegrip van klanten of collega’s stuit? Dan heeft Metz nog wel een tip: ‘Zet een linkje naar één van de vele onderzoeken over het belang van onbereikbaar zijn, in je out-of-office-bericht. Dan snappen je collega’s en klanten dat je juist door even van de radar te zijn, je werk straks alleen maar beter doet.’

Meer tips om de effectiviteit van je bijeenkomst te vergroten? Lees dan de #outofoffice guide: Onbereikbaar zijn van Bilderberg. En wil je zelf je out-of-office-reply wat leuker maken? Dan heeft Bilderberg een aantal leuke voorbeelden opgesteld.