‘Laat ons maar lekker organiseren en regelen’

Als Margreet van Roest en Dominique Nijkamp zich ergens thuis voelen, dan is het wel in een natuurlijke omgeving. Het is dan ook niet toevallig dat ze midden in De Veluwse bossen wonen en werken.

Hotel De Buunderkamp in Wolfheze, op enkele minuten rijden van hun huis, is één van de favoriete congreslocaties van het organisatieduo Margreet van Roest en Dominique Nijkamp. Hier hebben we afgesproken voor het interview en de fotoshoot. Het hotel ligt inderdaad prachtig tussen de bomen.

“Je bent hier echt even weg van de dagelijkse beslommeringen en toch ligt het maar vijf minuten van de snelweg”, vertelt Van Roest als we ons hebben geïnstalleerd. “Er zijn vijftien vergaderzalen, een grote tuin met glazen kas en zelfs de mogelijkheid om in het bos te vergaderen. Ideaal.”

“Wat we ook belangrijk vinden is de betrokkenheid en de medewerking van het personeel”, vult Nijkamp aan. “Dat ze er samen met ons alles aan doen om het event soepel te laten verlopen. Dat is hier altijd prima voor elkaar.”

Davos

Van Roest en Nijkamp zijn niet altijd congresorganisatoren geweest. Ze zijn simpelweg het vak ingerold.

Van Roest: “In mijn jonge jaren kwam ik weleens in het Nederlands Astmacentrum in Davos, Zwitserland. Zo kwam ik in contact met de Vereniging Nederland-Davos (VND) waar ik later als vrijwilliger aan de slag ging. Op een gegeven moment werd me gevraagd of ik – vrijwillig – het Kinderartsen Congres in Davos wilde helpen organiseren. Dat heb ik een paar jaar met plezier gedaan.”

Het organiseren van congressen was iets totaal anders dan Van Roest gewend was. In het dagelijks leven werkte ze als Kwaliteitsfunctionaris Verpleeghuizen bij de zorginstelling Opella in Ede.

Ook Nijkamp was geen ervaringsdeskundige: “Ik ging wel altijd mee naar Davos om hand- en spandiensten te verlenen. Daar nam ik dan extra vakantiedagen voor op. Het was een leuke afwisseling van mijn werk in de financiële dienstverlening.”

Op losse schroeven

Door de strengere regelgeving vanuit de Code Geneesmiddelen Reclame (CGR) komt op een gegeven moment de continuïteit van het kinderartsencongres op losse schroeven te staan.

“De nieuwe regels maakten het onmogelijk om het congres in de bestaande vorm voort te zetten”, vertelt Van Roest. “Het congres werd namelijk door een farmaceutisch bedrijf geïnitieerd.”

“De Vereniging Nederland-Davos wilde het jaarlijkse congres toch graag voortzetten en vroeg of ik het wilde gaan organiseren. Om te ontdekken of het iets voor me was, maakte ik een afspraak bij de congresdame van het farmaceutische bedrijf. Ze informeerde me uitgebreid over alle ins en outs en toen dacht ik: ‘Ja, dit kan ik wel’. Het was voor het eerst dat ik me realiseerde dat het organiseren van congressen een echte baan was. Een superleuke baan!”

Nieuwe stijl

In 2008 wordt ‘DavosSchool’ opgericht, het congresbureau van de VND waar Van Roest als congresorganisator in loondienst komt. Het eerste congres voor kinderartsen in Davos ‘nieuwe stijl’ wordt een groot succes. Dat geldt ook voor de volgende. Dat brengt de VND op het idee om meer initiatieven te ontwikkelen.

In 2009 vindt het eerste jaarlijkse congres voor longartsen in Davos plaats, niet lang daarna gevolgd door een tweejaarlijks congres voor medisch psychologen, een congres voor longfunctieanalisten en eentje voor longverpleegkundigen. Zo komt er steeds wat bij.

Van Roest: “Elk jaar verbleven we ruim vijf weken in Davos om alles in goede banen te leiden. Een prachtige tijd.”

Maar dan wordt het 2014. Door verschillende omstandigheden komt er een eind aan DavosSchool.

“Ik mocht het congresbureau voor een symbolisch bedrag overnemen, maar dan zou het financiële risico ook voor mij zijn. Dat durfde ik niet aan. Bij het laatste longartsencongres ‘Op de Hoogte van Astma’ in 2015 nam ik van iedereen afscheid: ‘Het ga jullie goed, dit was het dan…’”

Startsein

Maar dat was het niet. Tijdens de evaluatie van het congres geeft de toenmalige programmacommissie aan op dezelfde voet door te willen gaan.

Van Roest: “Op mijn voorstel om dan een congresbureau in de arm te nemen, bedachten ze dat ze het zelf ook wel konden doen… en dat ze dan voor de organisatie gewoon ‘Van Roest’ zouden inschakelen. Dat klonk natuurlijk fantastisch.”

De longartsen van Medisch Centrum Leeuwarden en het Franciscus Gasthuis in Rotterdam richten samen Stichting RoLeX op: Rotterdam Leeuwarden Expertise Obstructieve Longziekten.

Van Roest: “Dat was het startsein om voor mezelf te beginnen. Ik vond het een hele stap na bijna 27 jaar loondienst. Maar Dominique had een vaste baan, we hadden geen kinderen, dus wat hield me tegen? Op 1 juni 2015 was ‘Margreet Van Roest organiseert & regelt’ een feit en sindsdien heb ik nooit meer een dag zonder werk gezeten.”

Bomen

Integendeel zelfs. Naast het traditionele jaarlijkse congres voor longartsen in Davos, ‘Op de hoogte van Astma’, riep Stichting RoLeX al snel een tweede congres in het leven: ‘Bomen over COPD’.

Nijkamp: “Het congres is hetzelfde van opzet, maar dan in Nederland. Letterlijk tussen de bomen in Hotel De Buunderkamp. Dit jaar zijn we alweer aan de vijfde editie toe.”

Ondertussen hadden enkele voormalige DavosSchool-klanten ook een weg gevonden om het eigendom van ‘hun oude congres’ te verkrijgen. “Zoals het psychologencongres”, aldus Nijkamp. “Dat organiseren we ook alweer jaren als vanouds in Davos. Voor hen organiseren we inmiddels ook verschillende bijeenkomsten en trainingen in Nederland.”

En zo viel er steeds meer te organiseren en te regelen, variërend van congressen, bijeenkomsten, workshops, scholingen, webinars, masterclasses tot vergaderingen. Hoofdzakelijk in de medische sfeer, met af en toe een uitstapje in de forensische wereld.

Hulptroepen

“Het werd zo druk dat ik het nauwelijks aankon”, blikt Van Roest terug. “Natuurlijk had ik hulptroepen voor piekmomenten en hielp Dominique waar hij kon.”

Nijkamp: “Op een gegeven moment werd ik op mijn werk boventallig verklaard, waardoor ik vaker kon bijspringen. Maar nóg ging er geen belletje rinkelen. Samen met een loopbaancoach oriënteerde ik me juist op een nieuwe baan.”

Van Roest: “Op een gegeven moment waren we een congres in De Buunderkamp aan het opbouwen en kreeg ik de vraag hoe lang we al samenwerkten. Omdat het zo gestroomlijnd liep allemaal… dat viel blijkbaar op.”

“Even later kwam de voorzitter van Stichting RoLeX naar me toe met de vraag of ik nóg een congres wilde organiseren. ‘Hoe moet ik dat in hemelsnaam gaan redden allemaal’, verzuchtte ik tegen Dominique…”

“En tóen viel het kwartje”, gaat Nijkamp verder. “We hebben een tijdje zitten praten en raakten snel enthousiast van het idee dat ik in het bedrijf zou stappen. Maar dat hield natuurlijk wel een risico in, we zouden geen vast inkomen meer hebben. Na gesprekken met onze boekhouder, de loopbaanadviseur en Stichting RoLeX hakten we de knoop door. Binnen twee maanden was ‘Margreet van Roest organiseert en regelt’ een vennootschap onder firma.”

Veilig opgesloten

Van Roest: “Waar ik daarvoor de boot toch een beetje afhield als een opdrachtgever weer eens met nieuwe plannen kwam, kon het nu allemaal wel. Dat was fijn.”

Met name de ontwikkelingen bij Stichting RoLeX gingen razendsnel. Nijkamp somt op: “Alleen al voor RoLeX doen we het Longartsencongres over astma in Davos en in Nederland, een COPD cursus, een cursus medisch leiderschap, een palliatieve cursus, een allergiecursus, allemaal drie dagen intern. Daarnaast voeren we ook het secretariaat voor de stichting. En dan hebben we nog alle andere klanten voor wie we prachtige bijeenkomsten mogen organiseren.”

Nog altijd verblijven Van Roest en Nijkamp ieder jaar zo’n vijf weken in Zwitserland, waar ze verschillende evenementen achter elkaar coördineren.

Eén van die bijeenkomsten is wel heel bijzonder, vertelt Nijkamp. “Dat is het congres voor pro justitia rapporteurs, onder wie rechters, advocaten, psychologen en psychiaters. De congreszaal wordt dan helemaal omgebouwd tot rechtszaal, waarna een hypothetische rechtszaak wordt nagespeeld. Ze kiezen voor Davos omdat ze daar ‘veilig afgesloten’ zijn van de rest van de wereld en een paar dagen lang ongestoord kunnen brainstormen.”

Nieuwe mijlpalen

Dit jaar staan er weer nieuwe mijlpalen op stapel, zoals het congres voor meer dan vijfhonderd deelnemers, dat het duo samen met de Nederlandse Vereniging voor Praktijkondersteuners (NVvPO) en V&VN-PVK/POH organiseert. Het Postillion Convention Centre in Bunnik wordt er volledig voor afgehuurd.

Verder staat er een jubileumcongres van het Forensisch Medisch Genootschap op het programma, goed voor drie dagen en tweehonderd deelnemers.

Van Roest en Nijkamp kunnen er uren over vertellen, zo vol zijn ze van hun werk. Zij aan zij werken ze aan zinvolle evenementen, elke dag weer. Als ze al tijd hebben om op vakantie te gaan, verblijven ze het liefst in een huisje in Frankrijk, midden in de natuur. “Lekker genieten van het buitenleven”, vertelt Van Roest. “Hoewel…”

“…eerlijk gezegd slaan we ook daar na het ontbijt meestal de laptop open, net als thuis”, glimlacht Nijkamp. “Ach, laat ons maar lekker organiseren en regelen, dan hoor je ons niet klagen.”