Internationaal exposeren: Cultuurverschillen in kaart gebracht

Grote vakbeurzen met een internationaal deelnemersveld en bezoekers uit alle hoeken van de wereld zouden het je bijna doen vergeten: de manier waarop we zaken doen wordt grotendeels cultureel bepaald.

Cultuurverschillen bestaan en ze hebben nog steeds een grote invloed op het verloop van zakelijke interactie. Ondanks het Engels als lingua franca van de internationale zakenwereld, ondanks het afvlakkend effect van de steeds intensievere mondiale samenwerking en ondanks de verregaande standaardisering van onze digitale omgeving.

Sinds Geert Hofstede in de late jaren zestig van de vorige eeuw begon met het in kaart brengen van cultuurverschillen in een zakelijke context is de hele wereld veranderd, maar niet de cultureel bepaalde factoren die invloed hebben op de zakelijke etiquette die in diverse landen dominant is.

Zakelijke etiquette heeft betrekking op wat (groepen) individuen in een zakelijke context normaal, gepast, welvoeglijk of aanvaardbaar vinden en wat niet. Fouten maken tegen de zakelijke etiquette is niet alleen slecht voor uw imago, het kan een prille zakelijke relatie zelfs ronduit in gevaar brengen. En op een beursstand zijn heel wat zakelijke relaties pril. Het contact op de stand is vaak bepalend voor het verdere verloop van de relatie en dus kun je beter een sterke start maken door van meet af aan zoveel mogelijk rekening te houden met de gevoeligheden van je gesprekspartner.

Clusters

Zoals bij andere cultuurfenomenen geldt ook voor zakelijke cultuur en cultuurverschillen dat er enige afstand zit tussen concrete, individuele gevoeligheden en geplogenheden en de meer algemene beschrijving ervan. De beschrijving helpt om typische gevoeligheden en gebruiken van individuen te plaatsen, ze beter te begrijpen en de eigen stijl aan te passen aan die van de gesprekspartner.

Om het wat overzichtelijk te houden, worden de Westerse zakelijke culturen ondergebracht in vier clusters met specifieke eigenschappen: de Angelsaksische cluster, de Scandinavische cluster, de paternalistische cluster en de Germaanse cluster. Elke cluster heeft typische kenmerken die dominant aanwezig zijn in de landen die tot die cluster gerekend worden.

Zonder afwijkingen? Natuurlijk wel! Er zijn landelijke en regionale verschillen, er zijn verschillen op het niveau van individuele bedrijven en organisaties – de bedrijfscultuur bij Ricoh is wellicht een beetje anders dan die bij Koninklijke FrieslandCampina – maar wat de landen binnen een cluster bindt, is sowieso groter dan wat hen scheidt.

Scandinavisch

De Scandinavische cluster omvat Zweden, Denemarken, Finland en Nederland. Typerend voor deze cluster is de vlakke organisatie, de sterke focus op consensus, het grote belang dat aan individualiteit gehecht wordt en een decentrale aanpak voor zakelijk overleg. Deze zakelijke cultuur brengt zakenlui voort met een grote autonomie, die weinig belang hechten aan formele omgangsregels, snel ter zake komen en nogal direct zijn in hun communicatie. In onderhandelingen zal dit type altijd op zoek gaan naar een oplossing waar alle betrokken partijen, die op voet van gelijkheid behandeld worden, tevreden kunnen mee zijn.

Individuen met een Scandinavische zakelijke mentaliteit hebben een hekel aan small talk en zijn zeer gevoelig voor verstoringen van de work-life balans: verder werken buiten de kantooruren hoort niet en werk en privé blijven netjes gescheiden. In een zakelijke relatie onder het Scandinavische model staat het begrip ‘aardig zijn’ centraal.

Angelsaksisch

De Angelsaksische zakelijke cultuur is dominant in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Australië en Nieuw-Zeeland. Net als in het Scandinavische model staat hier het individu centraal, dat door de organisatie gemandateerd werd om decentraal zaken te doen of te onderhandelen. Daarin is de Angelsaksische zakenman een stuk taaier dan zijn Scandinavische evenknie: de focus ligt niet op consensus maar op (snel) resultaten boeken.

De communicatiestijl is direct, zonder veel plichtplegingen en zonder beleefdheidsformules.

Angelsaksische zakenlui verwachten van hun gesprekspartner onder meer zin voor initiatief en een gezonde dosis assertiviteit. De toon van onderhandelingen is direct, soms op het randje af agressief en houdt geen rekening met heilige huisjes.

Die sterke tegenstelling valt weg zodra van een zakelijke context wordt overgeschakeld naar een interpersoonlijke context: de taaiste onderhandelaar zal jou al snel ‘my friend’ noemen en amicaal behandelen.

Paternalistisch

De dominante zakelijke cultuur in Frankrijk, België, Spanje, Italië, Portugal en Griekenland wordt piramidaal of paternalistisch genoemd omdat hij een verticale organisatie met veel verschillende bevoegdheidsniveaus centraal stelt. In deze structuur is aan het individu vooral een uitvoerende rol toebedeeld. De man of vrouw waarmee je op de stand onderhandelt, moet voorstellen terugbrengen naar zijn of haar organisatie en op hoger liggende niveaus om groen licht vragen. Onderhandelen met een zakenpartner met een paternalistische zakelijke cultuur is minder hard dan met de Angelsaksische pendant, maar het duurt wel een flink stuk langer.

Formele omgangsregels zijn in de paternalistische zakencultuur heilig: iemand bij de voornaam noemen is not done – ook niet wanneer je elkaar al wat langer kent – en wie een titel draagt die op het visitekaartje vermeld staat, verwacht dat je die ook gebruikt.

Ondanks die afstandelijkheid is de paternalistische cultuur echter heel sterk op relaties gericht, met alle voor- en nadelen van dien. Eens je het vertrouwen gekregen hebt, is het relatief makkelijk zakendoen en de relatie is vaker beter tegen de tijd bestand dan in andere zakenculturen.

Germaans

De Germaanse cluster groepeert Duitsland, Oostenrijk, Polen, Hongarije en Tsjechië en wordt gekenmerkt door een sterke focus op processen en een grote behoefte aan structuur. In zakelijke onderhandelingen met een partner uit dit model moeten alle onderdelen van het traject in detail uitgelicht worden: wie doet wat en wanneer? Wat is de daarop volgende stap? Hoeveel tijd geven we elkaar hiervoor? Wat doen we indien van het traject afgeweken wordt…

Net als zijn paternalistische evenknie is de Germaanse zakenman erg gehecht aan formele omgangsvormen. Je blijft elkaar keurig bij de familienaam noemen, houdt je strikt aan de afspraken en blijft in alle omstandigheden als een professional reageren. Jouw Germaanse zakenpartners zijn meer dan anderen gevoelig voor wat je in het verleden gepresteerd hebt. Heb je al voor toonaangevende bedrijven gewerkt? Vertel het hen! Name dropping zal nog nooit zo lonend geweest zijn.