Imponerende stage designs en interessante innovaties

Het Platform Congressen van CLC Vecta bood op dinsdag 13 oktober haar leden de kans om in een korte tijdspanne kennis te maken met innovatieve producten en diensten voor congressen. De bijeenkomst vond plaats in een toplocatie, namelijk de op de 23e verdieping gevestigde Townhall room van Postillion Convention Centre WTC Rotterdam.

De tweede editie van CLC Vecta’s ‘What’s New’ wordt afgetrapt met een keynote van Xander Kranenburg. Hij vertelt over de innovatieve ‘podiumplaatjes’ waaraan hij de afgelopen jaren mee heeft mogen werken en welke digitale tools hij daarvoor heeft gebruikt, zowel voor het maken van het design als voor het samenwerken met doorgaans internationale gelegenheidsteams.

 

Imponerende stage designs

En zo zien de aanwezige congresorganisatoren een aantal imponerende stage designs voorbij komen. Kranenburg doorloopt onder meer het traject van een van de The Next Web Conferences die hij heeft mogen organiseren. Een podiumontwerp á la Esscher, was het uitgangspunt. De beelden die hij toont van de diverse stadia maken duidelijk dat het hier niet gaat om een simpele vertaling van een litho van Esscher naar soort kopie op het podium, maar van een vertrekpunt dat door vervormen, uit elkaar trekken en opdelen, selecteren van kleurpaletten, spelen met licht, ‘klooien’ en renderen tot een imponerend driedimensionaal eindresultaat leidt.

Belangrijk is om voor één idee te gaan en je daar op te focussen, geeft Kranenburg als tip mee. Als voorbeeld geeft hij een videoproductie die werd gemaakt voor een TEDx summit in Qatar. Het congresthema was ‘The Power of the X’. Om een link te leggen naar het gastland wilde men Arabische geometrische patronen als vorm kiezen. Bedacht werd dat een kaleidoscoop een logische manier is om deze patronen dynamisch weer te geven. Het bijzondere is echter dat de in elkaar overvloeiende patronen werden gevormd door mensen. Het resultaat was een unieke promotievideo voor de meeting.

Spreekstalmeester Nico Meyer vertolkt het gevoel onder de aanwezigen, door Kranenburg te wijzen op zijn luxepositie qua budget en ‘carte blanche’ opdrachten. Met een beperkt budget kun je al veel effect bereiken, repliceert Kranenburg. En een goed stage design heeft niet alleen een decoratieve waarde. Zo was The Next Web Conference met het ‘Esscher-podium’ al trending topic in Europa, nog voordat er een woord gesproken was. En de ‘Power of X’ video heeft al meer dan 2,5 miljoen views op Youtube. Om diezelfde reden is het goed vastleggen van een congres heel belangrijk, stelt Kranenburg. Organisaties als The Next Web en TEDx hechten grote waarde aan de digital footprint van hun evenementen. Het attractief en origineel vastleggen vormt daarvoor een vrijwel onuitputtelijke bron. Het heeft veel meer impact dan live streamen, voegt hij er aan toe.

 

Digitaal vragen stellen

De aanwezigen kunnen door met hun smartphone in te loggen op Buzzmaster vragen stellen en beantwoorden. Het intikken (en corrigeren) is live te zien op het scherm achter de spreker. In de eerste vragenronde wordt direct al ter discussie gesteld of het niet logischer is om de vragen gewoon live te stellen. Het antwoord op deze vraag krijgen we later op de middag.

Het tweede onderdeel van de middag zijn de ‘vijf minuten pitches’, waarmee bedrijven hun innovatieve en vernieuwende producten en diensten voor het voetlicht kunnen brengen. Ter introductie wordt Matthijs Otto van Networktables naar voren gehaald. Hij heeft vorig jaar tijdens de eerste editie van What’s New zijn product gepitcht. Networktables was op dat moment eigenlijk nog niet helemaal praktijkrijp, vertelt Otto, maar zijn optreden in Almere leidde al direct tot diverse opdrachten. Wat oorspronkelijk vooral bedoeld was als diner format, is uiteindelijk uitgegroeid tot een gewild matchmaking onderdeel van congressen, krijgen we nog te horen.

Voor de pitchers van vandaag moet dit extra motivatie opleveren. Alhoewel Nico Meyer de presentatoren telkens kan bedanken dat ze netjes binnen de vijf minuten zijn gebleven, merk je wel dat enige begeleiding/training vooraf had mogen plaatsvinden. Zo maken we een pitch mee waar de probleemstelling uitgebreid wordt behandeld, maar waar aan het einde van de presentatie niet duidelijk is wat het probleemoplossende product is. De volgende pitch bestaat uit een traag voortschrijdende slide-show van schermafbeeldingen met een zwijgende ‘spreker’ en – waarschijnlijk om absolute stilte te voorkomen – een stemmig begrafenismuziekje.

 

Interessante innovaties

Neemt niet weg dat er een aantal interessante innovaties voorbij komen. Dat wordt onderschreven door de deelnemers, want die geven na elke pitch via Buzzmaster aan in hoeverre ze geïnteresseerd zijn in het product.

Twee keer komen iBeacons langs. Zowel Cooking Fox als easyTapp maken gebruik van deze bleutooth zendertjes die kunnen helpen om gericht contact te leggen met langslopende bezoekers. Dit kan bijvoorbeeld via een bleutooth ontvanger in een bezoekerspas (Cooking Fox) of via een smartphone-app (easyTapp). Op basis van het interesseprofiel van de bezoeker kan dan automatisch actie worden ondernomen. De boodschap van beide komt er op neer dat het bepalen van het doel en strategie belangrijker is dan de techniek.

Om te zorgen voor een optimale match kunnen we bij Meetmatch terecht. Het algoritme van deze app haalt alle online beschikbare gegevens (Linkedin, social media, bedrijfswebsite) van deelnemers naar binnen en bepaalt vervolgens het matching-gehalte tussen de diverse deelnemers. De vragen uit de zaal gaan vooral over de acceptatiegraad van deelnemers – zij moeten immers wel toestemming hiervoor geven – en de kwaliteit van het algoritme. Geert Van Wonterghem van Meetmatch houdt echter de kaken op elkaar al het gaat om inhoudelijke informatie over het algoritme, want dat is immers het onderscheidende aspect van Meetmatch.

We krijgen in de pitch-ronde ook meer duidelijkheid over Buzzmaster. Naast de mogelijkheid om vragen te stellen en te beantwoorden, biedt het systeem ook een eigen wifi-netwerk, wat de betrouwbaarheid vergroot en het ook mogelijk maakt om te bepalen wat de deelnemers wel en niet kunnen doen via het netwerk. In ons geval kunnen we geen e-mail binnenhalen. Voordeel is dat de deelnemers dan niet afgeleid worden. De ontsnappingsroute is dit keer de wifi van het WTC, maar daardoor ben je wel weer even offline bij Buzzmaster.

De echte kracht van Buzzmaster is echter de journalistieke achtergrond van de ontwikkelaars, vertelt Tom Vroemen. De Buzzmaster is namelijk de journalistiek geschoolde redacteur die onder meer de beste vragen naar voren haalt en zo de discussie stuurt. Daarmee krijgen we ook antwoord op de eerder gestelde vraag, waarom het niet logischer is om gewoon live vragen te stellen. Dan komen doorgaans steeds dezelfde vragenstellers aan bod, stelt Vroemen, waar tussen ook mensen zitten die tot uit den treuren hun stokpaardjes blijven uitmelken. Omdat het scherm van de vragensteller oplicht kan de dagvoorzitter (in donkere zalen) de vragensteller spotten en hem of haar eventueel ook nog aan het woord laten voor verdere uitleg of discussie.

Het slotakkoord is voor Femke Terra. Met verve promoot ze haar TerraPaviljoen, een mobiel paviljoen dat ‘uitgevouwen’ 14 bij 7 meter beslaat. De zeer luxueuze inrichting is compleet met keuken en toiletvoorzieningen. Omdat de trekker losgekoppeld kan worden, krijgen de gasten gewoon een mooi vrijstaand paviljoen te zien. Dankzij een hydraulisch systeem kan het TerraPaviljoen zowel op de grond als op hoogte worden geplaatst. Op elke bereikbare locatie en voor een Aldi-prijs, besluit Terra.

De deelnemers aan What’s Next kunnen in twee rondes nog nader kennis maken met de acht pitchende bedrijven. Een informele borrel vormt de prettige afsluiter van een leerzame middag.