‘Ik heb goede leermeesters in relatiemarketing gehad’

Bij Wegener leerde ze hoe er genetwerkt wordt en oog voor detail. Bij Ricoh zag ze hoe je evenementen integreert in een compleet marketing en communicatieplan. Die kennis en ervaring stelt Judith Noortman nu als freelance event manager beschikbaar aan een grote variatie aan opdrachtgevers.

Hoe ben je event manager geworden?
Ik ben er zo’n twintig jaar geleden min of meer ingerold. Bij Wegener werkte ik op de verkoopafdeling van het landelijk verkoopkantoor in Houten. Daar werden ook alle evenementen gedaan. Dan zat je met alle accountmanagers stickertjes plakken en dergelijke. Dat was niet altijd even efficiënt. Gelukkig werd er op een gegeven moment een aparte evenementenafdeling opgericht, waarbij ik nauw betrokken was.
Ik heb daar ontzettend veel geleerd. Goede leermeesters in relatiemarketing gehad. Wegener liep in die tijd voorop met evenementen. Denk maar aan De Haringparty en het Wegener Golfevent. Je ziet dat die later door anderen zijn gekopieerd.
Daar heb ik echt gezien hoe er genetwerkt wordt. Zoals bij het Wegener Golfevent zaten we in de luxepositie dat mensen zich spontaan aanmeldden, omdat ze wisten dat daar heel veel decision makers rondliepen.
Bij Wegener heb ik ook oog voor detail geleerd. Dat vanuit de directie meegekeken werd van ‘hebben wel hier aan gedacht en daar aan gedacht’.

En daarna aan de locatie-kant gezeten bij Orpheus in Apeldoorn
Zo kun je het niet helemaal zeggen. Bij Orpheus was ik hoofd Sales en Marketing voor wat betreft de voorstellingen. De congresafdeling stond hier los van. Aan mij de taak om de drie theaterzalen met totaal 2.200 stoelen vol te krijgen.

Klinkt alsof je van origine op sales georiënteerd ben
Nee, ik ben meer van de communicatiekant. Heb mijn Nima en marketingcommunicatie A en B gehaald. Voor pure sales ben ik niet zozeer geschikt.

In Ricoh vond je je volgende werkgever
Daar heb ik zo’n drie jaar als eventmanager gezeten. Nog zo’n bedrijf dat relatiemarketing ontzettend belangrijk vind. Met een enorme betrokkenheid binnen het bedrijf tot aan de Raad van Bestuur aan toe. In die tijd heb ik een aantal leuke dingen gedaan zoals activiteiten rond de Olympische Spelen, sponsoring van Indoor Brabant, incentives, een aantal inhoudelijke seminars.
Ricoh is een bedrijf dat zich goed bewust is van de positieve resultaten die je met evenementen en sponsoring kunt bereiken. We waren nauw betrokken bij de salesafdeling. Als er evenementen gedaan werden, dan zorgde je ervoor dat de salesmensen met hun klanten in contact kwamen. Ook kreeg je via sales een goede terugkoppeling wat klanten van het event vonden en of het had geresulteerd in concrete contracten.
Het werd ook heel professioneel aangepakt. Vooraf werd er altijd een communicatie en eventplan gemaakt met daarin doelstellingen en de termijnen. En de events werden geïntegreerd met alle andere marketingactiviteiten.
In die periode is de eventafdeling ook geïntegreerd in de marketingafdeling. Dat zie je tegenwoordig bij steeds meer bedrijven. De eventafdeling hangt er niet meer los bij.
Zo kan ik me nog de integratie van Ricoh en Nashuatec herinneren. Hier is een heel marketingplan voor gemaakt. Er moest natuurlijk een feest komen, maar er werd ook over nagedacht over hoe gaan we dit naar buiten communiceren. Het is dan leuk dat je het evenement doet in het verlengde van de marketingcampagne daar omheen. In de advertentiecampagne kwam een helikopter voor en die kwam dan ook terug tijdens de evenementen die we gedaan hebben. Ricoh was ook sponsor van de musicals van V&V entertainment, dus dan kwamen ook musicalsterren naar het evenement. Ja, dat was prachtig.

Hoe ben je als ZZP-er begonnen?
Het was een idee waar ik wat al langer aan dacht. Toen speelden er tweeëneenhalf jaar geleden wat ontwikkelingen bij Ricoh en kreeg ik een mooi aanbod om uit dienst te gaan en als freelancer nog een aantal opdrachten voor Ricoh te mogen doen. Toen dacht ik ‘hé, dat is een mooie kans voor mij’.
Mooie opdrachten. Zo heb ik een inspiratiereis georganiseerd met een vijfentwintigtal relaties waar we top ICT-bedrijven in Amerika hebben bezocht, zoals ebay en Google. Maar ook een IT-project als Ricoh mobiel, een mobiele applicatie die bij alle medewerkers op hun Blackberry werd geïnstalleerd, zodat het intranet daar ook goed op getoond werd.

Dat is toch compleet iets anders.
Het managen van een technisch project is voor mij hetzelfde als het organiseren van een evenement. Je moet gewoon zorgen dat je de juiste mensen erbij haalt en de planning goed strak in de gaten houdt. Omdat het zo anders was, was het ook leuk om te doen.

Wat voor een opdrachten doe je nu?
Ik heb een aantal dingen voor de gemeente Amersfoort gedaan, doe nog wat opdrachten voor een landelijke vastgoedonderneming die panden beheert voor zorginstellingen en heb ook nog een langlopende opdracht bij een advocatenkantoor. Ook dit is weer heel gevarieerd, van openingen, eerste steenleggingen tot luxe relatie-evenementen. Over het algemeen kom ik goed aan mijn opdrachten. Je weet hoe het werkt als freelancer. Zo heb je drie aanbiedingen waar je uit kunt kiezen en zo heb je niets.

Hoe kom je aan nieuwe opdrachtgevers?
Dat is eigenlijk van het begin af vanzelf gegaan. Ik beschik na al die jaren natuurlijk over een breed netwerk. Vanuit mijn werk vroeger heb ik veel contacten bij corporate bedrijven. Ik ben bij Ricoh en bij Wegener lid geweest van het Genootschap van Eventmanagers. Dat is voor mij een handige netwerkclub. Nu ben ik geen lid meer, omdat ik als freelancer werk, maar nu ben ik dan lid van Freelance Event Professionals. Ook daar heb ik al nuttige contacten opgedaan.

Zijn dat puur netwerkclubs of krijg je er ook het idee dat je samen een branche bent?
Ik zie het toch ook echt als een branche, waar je elkaar ook heel goed kunt helpen. Als je nu kijkt naar de nieuwe wetgeving die toch weer aangepast is. Dan zie je dat je als genootschap samen een vuist kunt maken en naar de overheid brieven kunt schrijven, over welke consequenties dat heeft voor de evenementenbranche. Ik moet zeggen dat Leon (Kruitwagen, red) wat dat betreft er flink aan trekt. Als je het over de branche hebt, dan heeft hij de afgelopen tien jaar op dit vlak zeker zijn diensten bewezen.

Wat is jouw kracht?
Sowieso jarenlange ervaring. Wat ik heel vaak hoor is dat ik een rustpunt ben, een baken, in ieder geval heel erg stressbestendig. Het blijkt dat ik bedrijven heel veel vertrouwen geef. Als Judith het doet, dan komt het wel goed.
Natuurlijk kan ik concepten, ideeën en acts bedenken, uitnodigingstrajecten uitwerken. Vaak krijg je ook de opdracht ‘bedenk het maar’ en dan doe ik het ook wel. Vaak functioneer ik beter als er al een globaal idee aanwezig is. Creatief ben ik wel, maar soms zijn er anderen die dat net iets meer zijn.
Ik functioneer met name heel goed op corporate terrein. Daar voel ik me als een vis in het water.
Anderzijds vind ik de variatie leuk. De zorginstellingen waar je creatief met budget om moet gaan, tegenover een advocatenkantoor waar hele hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit van de locatie, geluid, licht, catering, noem het maar op.

Wat is een bijzonder evenement waar je op terug kijkt?
Ik heb onlangs een relatie-evenement verzorgd in de Hollandse Manege in Amsterdam. Een prachtig diner voor 200 mensen geserveerd in de bak van de manage. We moesten vloeren in de paardenbak leggen en geurmachines inzetten om de paardengeur wat te verdringen. De mensen zitten dan te eten op drie meter van de paardenstallen in hartje Amsterdam. Het was gewoon een prachtige entourage.
Iets bijzonders met catering vind ik ontzettend leuk. Ik ben ook wel culinair ingesteld. Ik ben nu bezig voor een evenement in het kader van Year of the Dragon. Dat is het volgend jaar volgens de Chinese kalender. Een prachtig authentiek Chinees diner wordt daar neergezet. We zijn echt een evenement aan het bedenken met alle toeters en bellen, met een link naar China.
Ik heb niet de behoefte om echt evenementen te organiseren voor duizend man of zo. Het zit hem voor mij niet in de grootte. Soms is een kleinschalig evenement net zo bijzonder om te organiseren.

Blijf je zzp-er of is dit tijdelijk?
Ik ben niet iemand die zijn hele toekomstplan voor de komende vijf jaar gereed heeft. Ik vind het nu heel leuk om als zzp-er aan de slag te zijn. Het voordeel is dat je met heel veel verschillende organisaties contact hebt en ik doe heel veel verschillende evenementen. Geen jaar is hetzelfde. Bij een bedrijf in vaste dienst zijn het toch vaak jaarlijks dezelfde evenementen die gedaan moeten worden. Maar voor hetzelfde geld komt er een bedrijf met een aanbod waarvan je denkt dit is wel heel leuk.
Ik heb zeker niet de intentie om uit te groeien naar een evenementenbureau. Ik zie mezelf toch echt als een freelance event manager.

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Thomas Fasting
Dit artikel is verschenen in QM 103  |  winter 2011